1. Définitions et Opérateur

1.1 « Opérateur » désigne Deskadora Europe SASU, société par actions simplifiée à associé unique de droit français, dont le siège social est situé 60 Rue François 1er, 75008 Paris, France, SIREN 993 470 319, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 993 470 319, au capital social de 1 000 EUR, numéro de TVA FR27993470319, ou toute entité à laquelle l'Opérateur transfère les présentes Conditions en application de la clause 35.

1.2 « Nous », « nos » et « Deskadora » désignent l'Opérateur. Toute référence à l'entité contractante dans les présentes Conditions, dans le DPA et dans tout Bon de commande désigne l'Opérateur en fonction à la date considérée.

1.3 « Établissement » désigne le restaurant ou l'entreprise d'hôtellerie-restauration qui crée un compte ou signe un Bon de commande. « Administrateur de l'Établissement » désigne une personne que l'Établissement autorise à gérer son compte. « Utilisateur du Personnel » désigne toute autre personne que l'Établissement autorise à utiliser la plateforme. « Client » désigne un convive ou un appelant qui effectue une réservation ou une demande de renseignements auprès d'un Établissement.

1.4 « Plateforme » désigne les sites web deskadora.com, partner.deskadora.com et app.deskadora.com, le widget de réservation, l'application du personnel, le connecteur MCP propriétaire, l'API et les services associés exploités par l'Opérateur.

1.5 « DPA » désigne l'accord de sous-traitance des données (Data Processing Agreement) figurant à l'Annexe D, avec les Annexes I à IV. Il fait partie des présentes Conditions.

1.6 « Bon de commande » désigne le bon de commande affiché dans les paramètres de facturation de l'Établissement (https://partner.deskadora.com/settings/billing), ainsi que toute autre page de formule, tout autre bon de commande ou paramètre attribué par un administrateur, qui consigne la formule, les prix, les prix d'usage, les volumes inclus, les sites et tout pilote de l'Établissement.

2. Avec qui le contrat est conclu

2.1 Les présentes Conditions constituent un contrat entre professionnels conclu entre l'Opérateur et l'Établissement. Il ne s'agit pas d'un contrat de consommation.

2.2 L'Établissement est responsable de ses Administrateurs de l'Établissement et de ses Utilisateurs du Personnel, ainsi que de tout ce qui est fait au moyen de son compte.

2.3 Les Administrateurs de l'Établissement engagent l'Établissement. La personne qui accepte les présentes Conditions pour un Établissement confirme qu'elle a le pouvoir de le faire.

2.4 Les Utilisateurs du Personnel utilisent la Plateforme dans le cadre du compte de l'Établissement et des autorisations que celui-ci leur accorde. Ils n'ont pas de contrat distinct avec l'Opérateur pour les services, mais doivent respecter la clause 23.

2.5 Les Clients ne sont pas parties aux présentes Conditions. Leur utilisation de la Plateforme est régie par des conditions distinctes applicables aux clients.

3. Compte et éligibilité

3.1 La Plateforme est destinée aux entreprises et à leur personnel. Les utilisateurs doivent avoir au moins 18 ans ou avoir atteint l'âge de la majorité dans leur pays.

3.2 L'Établissement doit fournir des informations exactes et à jour, notamment sa dénomination légale, son adresse, son numéro d'immatriculation et son numéro de TVA, et doit les tenir à jour.

3.3 La Plateforme ne vérifie pas actuellement l'âge d'un utilisateur lors de l'inscription. L'Établissement est responsable de n'autoriser que des personnes éligibles.

3.4 Chaque Administrateur de l'Établissement doit garder ses identifiants confidentiels et nous informer sans délai de tout accès non autorisé suspecté.

4. Acceptation et enregistrement de l'acceptation

4.1 En cochant la case d'acceptation lors de l'inscription, ou en signant un Bon de commande qui renvoie aux présentes Conditions, l'Établissement accepte les présentes Conditions, y compris le DPA, et confirme avoir lu la Politique de confidentialité.

4.2 Lors de l'inscription, la Plateforme enregistre, pour chacun des documents suivants : Conditions, DPA et Politique de confidentialité : la version, la langue, l'heure, l'adresse IP et la source, ainsi que l'agent utilisateur du navigateur. La préférence en matière de marketing correspond à une case distincte et n'est pas une condition de l'inscription.

4.3 Lorsque l'Opérateur publie une nouvelle version, il peut demander aux Établissements existants de l'accepter à nouveau dans la Plateforme.

4.4 Tant que l'enregistrement prévu à la clause 4.2 n'est pas en service, l'acceptation résulte de l'utilisation de la Plateforme après l'inscription et de la poursuite de son utilisation par l'Établissement.

4.5 L'Établissement ne peut pas utiliser les fonctionnalités qui traitent des données personnelles de Clients tant qu'il n'a pas accepté les présentes Conditions.

5. Les services

5.1 La Plateforme est un outil logiciel en mode SaaS (software-as-a-service) destiné aux établissements d'hôtellerie-restauration. Les fonctionnalités varient selon la formule. Les fonctionnalités décrites aux sections 6 à 17 sont disponibles telles que décrites et dans la mesure où la formule et les paramètres de l'Établissement le permettent.

5.2 Nous pouvons améliorer ou modifier les fonctionnalités. Nous ne supprimerons pas une fonctionnalité qu'un Établissement a payée sans, soit un préavis conformément à la clause 33, soit un crédit des frais pour la période concernée.

5.3 Les réservations par la voix et par WhatsApp nécessitent, en plus de la formule, l'activation par un administrateur ou un pilote actif.

6. Menu QR (formule gratuite)

6.1 L'Établissement peut créer des menus et des codes QR et les publier à l'intention des Clients. Dans la formule Free, les articles de menu, les catégories, les langues et les menus ne sont pas limités.

6.2 Chaque consultation de page à partir d'un code QR enregistre un événement de scan anonyme : identifiants de l'établissement, du menu et du code QR, langue, type d'appareil, système d'exploitation et groupe de navigateur, pays et ville, référent, identifiant de session aléatoire et heure. Aucune adresse IP ni agent utilisateur complet n'est conservé. L'Établissement voit ces statistiques.

6.3 La Plateforme peut recourir à l'intelligence artificielle pour suggérer des allergènes, traduire le texte des menus et extraire des menus à partir de fichiers téléversés. Les clauses 22.5 et 22.6 s'appliquent.

7. Réservations et widget de réservation

7.1 L'Établissement peut prendre des réservations via l'application Client, le widget de réservation intégrable, la saisie par le personnel, WhatsApp, l'assistant vocal et les systèmes de caisse connectés, selon la configuration choisie par l'Établissement.

7.2 L'Établissement configure ses règles de réservation, ses horaires d'ouverture, les tailles de groupes, les canaux de notification et les actions automatiques. Les actions automatiques comprennent l'annulation des acomptes impayés, le refus des réservations en attente, l'application des fenêtres de sécurité et l'annulation des inscriptions en liste d'attente à l'issue du temps d'attente estimé.

7.3 Les notifications de réservation sont envoyées aux Clients par e-mail, WhatsApp ou SMS, selon le type de notification et les paramètres de l'Établissement. Un échec de distribution WhatsApp peut basculer vers le SMS.

7.4 Le widget de réservation affiche les conditions propres à l'Établissement et, avant le paiement, les conditions d'acompte, d'annulation et de no-show ainsi que les conditions applicables aux clients. Le Client coche une case distincte pour chacune.

7.5 La Plateforme enregistre chaque acceptation avec l'heure, les versions, les conditions d'acompte affichées et une empreinte des conditions de l'Établissement, et rejette une réservation lorsque l'acceptation est manquante ou périmée.

7.6 Les réservations effectuées par WhatsApp ou par la voix n'enregistrent pas d'acceptation par le Client des conditions applicables aux clients. L'Établissement devrait communiquer ses propres conditions aux Clients qui réservent de cette manière.

7.7 L'Opérateur peut également envoyer à chaque Client, après une visite terminée, un e-mail comportant un lien vers la propre page d'avis de l'Établissement, lorsque celui-ci en a configuré une.

8. CRM clients et étiquetage automatique

8.1 La Plateforme tient une fiche client par Établissement comportant les coordonnées, la langue, l'historique des visites, les préférences alimentaires, les notes, les étiquettes, la préférence en matière de marketing, ainsi que le jour et le mois de l'anniversaire de naissance et d'un autre anniversaire marquant lorsqu'un Client les communique.

8.2 La Plateforme applique automatiquement des étiquettes système à partir du nombre de visites et des dates (par exemple Nouveau client, Habitué, Fréquent, VIP, Inactif, À risque, Anniversaire aujourd'hui).

8.3 Pour chaque réservation comportant des demandes particulières ou des notes, la Plateforme lit le texte libre au moyen de règles et d'un modèle d'IA afin de renseigner les préférences alimentaires, les dates et des étiquettes telles que Allergie, Fauteuil roulant et Chaise haute, et de traduire la demande dans la langue de l'Établissement. Il n'existe pas d'interrupteur par Client ou par Établissement pour cette fonction.

8.4 Les champs de texte libre et les champs alimentaires peuvent révéler des informations sur la santé ou la religion. L'Établissement décide si et sur quelle base légale il les collecte, et donne instruction à l'Opérateur de les traiter aux fins prévues à la présente section.

8.5 Le personnel peut ajouter des notes et des étiquettes manuelles. L'Établissement doit veiller à ce que les notes restent factuelles et éviter les détails sensibles non nécessaires.

9. Attribution des tables par IA et score client

9.1 La Plateforme calcule un score client par Établissement à partir des propres décomptes de cet Établissement en matière de réservations, de no-shows, d'annulations et de visites. Les scores ne sont jamais combinés entre Établissements. Le personnel voit le score et un radar de risque de no-show.

9.2 Le score n'a aucun effet automatique sur la réservation, l'acompte ou l'acceptation d'un Client. Il s'agit d'un outil interne destiné au personnel.

9.3 L'Établissement ne doit pas utiliser le score comme seul fondement pour refuser une réservation ou exiger un acompte, et doit en informer l'Opérateur avant d'envisager de le faire, afin que les parties puissent examiner la situation juridique.

9.4 Lorsque l'emplacement d'un Établissement active l'attribution automatique des tables, un modèle d'IA ne reçoit que l'état de la salle (tables, capacités, horaires, nombres de couverts et statuts) et aucun nom ni coordonnée de Client. Si la première suggestion atteint le seuil de confiance de l'Établissement, le système attribue la table. Sinon, il se borne à en suggérer une. L'effet sur le Client se limite à l'endroit où il est installé.

9.5 L'Établissement est responsable de vérifier les suggestions, les briefings et les étiquettes produits par l'IA avant de s'y fier. Les résultats de l'IA peuvent être erronés.

10. Campagnes de marketing

10.1 La Plateforme n'envoie des campagnes de marketing que par e-mail. Le marketing par SMS et par WhatsApp n'est pas proposé.

10.2 Une campagne n'est envoyée qu'aux clients dont la fiche fait apparaître un consentement au marketing, qui ne figurent pas sur la liste de désinscription de l'Établissement, qui disposent d'une adresse e-mail valide et qui sont dans la limite de fréquence de 7 jours.

10.3 L'assistant de campagne indique à l'Établissement combien de clients sont exclus faute de consentement au marketing.

10.4 Chaque e-mail de campagne comporte un lien de désinscription fonctionnel et l'en-tête de désinscription en un clic. Les liens sont signés de sorte que seul le destinataire puisse les utiliser. Les anciens liens non signés restent valides jusqu'à ce que l'Opérateur active l'exigence de signature.

10.5 L'Établissement est l'expéditeur et il est responsable de la base légale de chaque message, y compris d'un consentement valable au marketing lorsqu'il est requis, de l'exactitude de l'identité de l'expéditeur et du respect des désinscriptions. L'Opérateur fournit l'outil.

10.6 Les e-mails de campagne enregistrent les ouvertures et les clics sur les liens pour chaque envoi, pour les statistiques de l'Établissement et pour attribuer les réservations effectuées dans les 7 jours suivant une ouverture.

11. Réservations WhatsApp

11.1 Les Établissements disposant d'une formule incluant WhatsApp peuvent prendre des réservations via un numéro WhatsApp partagé de Deskadora, accessible par un lien ou un code QR qui porte l'identifiant de page de l'Établissement.

11.2 Le mode Flow (par défaut) présente au Client un formulaire de réservation dans WhatsApp. Aucun modèle d'IA n'est utilisé.

11.3 Le mode conversation permet au Client d'écrire librement. Un modèle d'IA reçoit le texte libre du Client et les 20 derniers échanges de la conversation, les 4 derniers chiffres du numéro WhatsApp du Client et les résultats des outils de réservation. Il ne reçoit ni le numéro de téléphone complet ni aucune donnée de carte. L'assistant se présente comme un assistant IA. Les réservations par conversation ne donnent pas lieu à un acompte.

11.4 Un Établissement peut connecter son propre numéro WhatsApp au moyen de l'inscription intégrée du prestataire de messagerie WhatsApp Business, y compris la coexistence avec l'application WhatsApp Business. En coexistence, les messages que l'Établissement envoie depuis son propre téléphone ne sont pas conservés par l'Opérateur. Le jeton d'accès et les clés de l'Établissement sont conservés chiffrés.

11.5 La Plateforme envoie des modèles de messages utilitaires préapprouvés (par exemple confirmation, rappels, demande d'acompte et annulation) dans la langue du Client. L'Établissement ne peut pas utiliser la Plateforme pour envoyer du contenu de marketing par WhatsApp.

11.6 L'Établissement est responsable des conditions et politiques du prestataire de messagerie WhatsApp Business, ainsi que de disposer d'une base légale et de tout consentement préalable requis pour écrire à un Client. La Plateforme n'interprète pas encore les mots-clés de désinscription tels que STOP.

11.7 Un Établissement peut déconnecter WhatsApp de la Plateforme. La déconnexion supprime les jetons d'accès WhatsApp de l'Établissement et met fin à la messagerie via ce numéro.

11.8 Le prestataire de messagerie WhatsApp Business traite les messages WhatsApp selon ses propres conditions et peut agir en tant que responsable du traitement indépendant pour les données de son propre compte.

11.9 L'Établissement peut consulter ses conversations WhatsApp dans le tableau de bord pendant 30 jours ; elles sont ensuite supprimées.

12. Assistant vocal IA

12.1 Lorsqu'un Établissement active l'assistant vocal, il redirige les appels de son numéro public vers un numéro de téléphone attribué par l'Opérateur. Un assistant IA répond, peut vérifier les disponibilités, créer, modifier et annuler des réservations, répondre à des questions à partir des informations de l'Établissement et transférer l'appel au personnel.

12.2 Au début de chaque appel, l'assistant indique, dans la langue de l'appelant, qu'il s'agit d'un assistant IA, que l'appel est transcrit pour traiter la réservation et à des fins de qualité, et que l'appelant peut demander à parler à une personne.

12.3 L'article 50 du règlement (UE) 2024/1689 (le règlement sur l'IA) exige que les personnes qui interagissent avec un système d'IA en soient informées. L'assistant donne cette information au début de chaque appel (clause 12.2). L'Établissement doit en outre afficher un avis sur chacun de ses canaux publics où il publie le numéro qui redirige vers l'assistant (par exemple son site web, ses fiches de cartes et de moteurs de recherche, ses comptes de réseaux sociaux et ses supports imprimés), indiquant que les appels peuvent être pris par un assistant automatisé et transcrits. L'Annexe V donne la phrase en 12 langues. L'Établissement doit remplir toute autre obligation d'information que la loi lui impose en sa qualité de déployeur de l'assistant.

12.4 L'appel est transcrit. Les transcriptions sont conservées par appel avec le numéro de l'appelant, l'heure, l'issue et la réservation liée. La conservation est prévue à l'Annexe II.

12.5 L'agent vocal ne conserve pas lui-même l'audio des appels. Le prestataire audio en temps réel de l'Opérateur conserve des traces, des transcriptions et l'audio des appels de l'assistant dans l'Union européenne (Francfort) pendant 30 jours et les supprime automatiquement. Au début de chaque appel, l'assistant indique à l'appelant que l'appel peut être enregistré à des fins de qualité et de suivi.

12.6 L'Opérateur n'active pas l'enregistrement des appels chez son prestataire de téléphonie.

12.7 Pour un appelant dont le numéro correspond à un client de l'Établissement, l'assistant reçoit les prénom et nom du client, son adresse e-mail, son nombre de visites, ses préférences alimentaires, sa date d'anniversaire de naissance et celle d'un autre anniversaire marquant ainsi que jusqu'à trois réservations à venir, et salue l'appelant par son prénom.

12.8 Pour un appelant reconnu, l'assistant ne reçoit que le prénom, une adresse e-mail masquée, le nombre de visites et les réservations à venir (référence, date, heure, nombre de couverts). Il ne reçoit ni le nom de famille, ni l'adresse e-mail complète, ni les indicateurs alimentaires, ni la date d'anniversaire de naissance ni celle d'un autre anniversaire marquant.

12.9 L'appelant est identifié par le numéro depuis lequel l'appel est émis. La Plateforme ne vérifie pas l'identité davantage, et un appelant dont le numéro est reconnu peut modifier une réservation à venir. L'Établissement accepte ce risque ou peut laisser la reconnaissance des appelants désactivée en ne redirigeant pas les appels.

12.10 Lorsqu'un appelant demande à parler à une personne, l'assistant annonce le transfert et transfère l'appel vers le numéro de transfert de l'Établissement. Si aucun numéro de transfert n'est défini, le transfert n'est pas disponible.

12.11 Les appels sont soumis à des limites de débit par appelant, par établissement et par plateforme. Un appel qui n'aboutit pas à une réservation prend fin au bout de 5 minutes.

12.12 Les minutes vocales et les frais vocaux par réservation sont facturés conformément au Bon de commande.

13. Connecteur MCP propriétaire

13.1 Les Établissements disposant des formules Pro et Enterprise peuvent permettre à un Administrateur de l'Établissement ou à un gérant disposant de l'autorisation requise de connecter un client d'IA de son choix (par exemple Claude ou ChatGPT) afin de lire des données du compte de l'Établissement.

13.2 Le connecteur est en lecture seule. Le serveur n'accepte que des requêtes de consultation, les jetons ne comportent aucun périmètre d'écriture, et chaque appel est limité à l'Établissement et aux sites que couvre le jeton.

13.3 Les outils relatifs aux réservations, aux no-shows, aux transactions et à l'utilisation sont disponibles avec le périmètre de lecture de base, qui peut inclure les noms des clients et les notes de réservation. Les outils de liste et de profil des clients nécessitent un périmètre client supplémentaire que sélectionne la personne qui autorise l'accès, et les coordonnées nécessitent un périmètre supplémentaire encore.

13.4 Les jetons d'accès durent 1 heure et les jetons d'actualisation 30 jours. Si un Établissement perd sa formule ou si l'utilisateur perd son autorisation, l'accès peut se poursuivre jusqu'à l'expiration du jeton en cours.

13.5 Le client d'IA et son fournisseur sont le propre service de l'Établissement. Ils ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de l'Opérateur. L'Établissement est responsable des conditions du client d'IA, de ce que celui-ci fait des données qu'il lit et de la décision des utilisateurs autorisés à le connecter.

14. Application du personnel et notifications push

14.1 L'Opérateur fournit une application du personnel iOS et Android. Elle affiche les noms des clients, les notes, les réservations et les tables au personnel autorisé.

14.2 L'application envoie des notifications push pour les réservations nouvelles, en attente et annulées, les no-shows et les arrivées de clients. Les notifications contiennent le nom du client, la date, l'heure et le nombre de couverts, et sont distribuées par des prestataires de notifications push, y compris le service de notifications push du fabricant de l'appareil. Elles peuvent être visibles sur un écran verrouillé.

14.3 L'Établissement décide quels membres du personnel installent l'application et doit exiger d'eux qu'ils protègent leurs appareils, par exemple par un verrouillage d'écran.

15. Pages publiques des établissements et visibilité dans la recherche par IA

15.1 La Plateforme publie une page publique pour chaque site activé, munie d'un identifiant de page. Elle affiche le nom, l'adresse, les horaires de l'Établissement, son menu avec les prix et les informations sur les allergènes, ses coordonnées et un lien de réservation, sous forme de données structurées pour les moteurs de recherche.

15.2 L'Opérateur autorise les moteurs de recherche et les robots d'indexation d'IA à lire les pages des établissements. La seule manière de retirer une page est de désactiver le site.

15.3 L'Établissement concède à l'Opérateur une licence de publication du contenu de l'Établissement sur ces pages, comme prévu à la clause 25.3.

16. Intégrations de point de vente (POS)

16.1 Un Établissement peut connecter un système de point de vente pris en charge (actuellement Zelty et Square). La clé d'API de l'Établissement est conservée chiffrée.

16.2 Lorsqu'un système de point de vente est connecté, la Plateforme lit les tickets clôturés et leurs lignes, les rapproche des clients et, pour Zelty, importe les clients sous forme de fiches clients et renvoie les réservations. L'indicateur de marketing d'un client importé est copié dans le consentement au marketing du client.

16.3 Le prestataire de point de vente est le propre fournisseur de l'Établissement. L'Opérateur transmet les données sur instruction de l'Établissement. L'Établissement doit disposer d'une base légale pour l'importation et pour tout consentement au marketing qu'il copie.

17. Accès du support et usurpation d'identité par un administrateur

17.1 Le personnel de l'Opérateur ne peut ouvrir le compte d'un Établissement en tant qu'Administrateur de l'Établissement à des fins d'assistance qu'après que l'Opérateur a envoyé par e-mail un code à usage unique à l'Administrateur de l'Établissement et que celui-ci a communiqué le code à l'Opérateur. Le code expire au bout de 10 minutes.

17.2 Une session d'assistance dure au maximum 30 minutes.

17.3 Les actions qui modifient des données pendant une session d'assistance sont journalisées avec l'identité du membre du personnel de l'Opérateur. Les lectures de données ne sont pas journalisées individuellement.

17.4 Une session d'assistance peut faire tout ce que l'Administrateur de l'Établissement peut faire. Le personnel de l'Opérateur ne l'utilise que pour la demande d'assistance et ne doit pas l'utiliser à d'autres fins.

18. Formules et frais

18.1 La formule Free n'entraîne aucun abonnement. Les formules payantes, les sites, les options, les prix d'usage et les volumes de messagerie inclus sont indiqués dans le Bon de commande. Nous ne publions pas de prix dans les présentes Conditions.

18.2 Les prix d'usage par réservation (par exemple pour les réservations par la voix, par WhatsApp et par RCS (Rich Communication Services)) sont fixés par Établissement dans le Bon de commande et facturés dans la devise de la formule de l'Établissement. Des frais d'usage ne sont facturés que lorsque la réservation atteint le statut terminé. Aucuns frais d'usage ne sont facturés pour les no-shows ou les annulations.

18.3 Chaque site nécessite une licence de site. Le premier site d'un Établissement est inclus comme l'indique le Bon de commande. Les sites supplémentaires sont facturés comme l'indique le Bon de commande.

18.4 Les formules incluent des volumes mensuels de SMS et de WhatsApp comme l'indiquent le Bon de commande ou la page de la formule. L'utilisation au-delà d'un volume inclus, ainsi que les crédits des options, sont facturés comme l'indiquent le Bon de commande ou la page de la formule. Les e-mails de marketing ne sont soumis à aucun volume inclus ni à aucune facturation de dépassement.

18.5 Les réservations vocales sont facturées par réservation menée à bien, au prix prévu dans le forfait de l'Établissement ; aucune facturation à la minute n'est appliquée.

18.6 Un Établissement peut bénéficier d'un pilote pour une période convenue par écrit. Pendant un pilote, l'Établissement dispose des fonctionnalités Pro, la voix et WhatsApp peuvent être activés, et les frais d'usage ne sont pas facturés.

18.7 Les factures et les prix des formules sont exprimés en EUR, RON ou PLN, selon la devise de la formule de l'Établissement. Lorsqu'un montant est converti, l'Opérateur utilise son taux de change quotidien.

18.8 Nous pouvons modifier les prix moyennant un préavis de 30 jours conformément à la clause 33. Une modification de prix prend effet au renouvellement suivant l'avis. L'Établissement peut résilier sans frais avant qu'elle ne prenne effet.

19. Facturation et TVA

19.1 Les formules payantes se renouvellent automatiquement jusqu'à résiliation. Les frais d'abonnement sont prélevés par notre prestataire de paiement à la périodicité indiquée dans le Bon de commande.

19.2 Les frais d'usage sont facturés mensuellement à terme échu et prélevés automatiquement par carte par l'intermédiaire de notre prestataire de paiement.

19.3 Les prix s'entendent hors TVA. La TVA est ajoutée lorsque la loi l'exige.

19.4 L'Opérateur vérifie le numéro de TVA de l'Établissement par l'intermédiaire d'un service tiers lors de l'inscription et périodiquement. Un numéro valide d'un autre État membre de l'UE peut conduire à une facturation en autoliquidation. L'Établissement doit maintenir l'exactitude de ses informations de TVA.

19.5 Les frais ne sont pas remboursables, sauf lorsque la loi applicable impose un remboursement.

19.6 L'Établissement est responsable de ses propres impôts et taxes. L'Opérateur ne calcule ni ne reverse les impôts et taxes de l'Établissement.

19.7 Les passages à une formule supérieure s'appliquent immédiatement. Les passages à une formule inférieure s'appliquent à la fin de la période de facturation.

19.8 En cas d'échec d'un paiement, l'Opérateur le retente selon le calendrier de Stripe et en informe l'Établissement. Si le paiement reste impayé après les nouvelles tentatives, l'Opérateur bascule l'Établissement vers la formule Free : les données de l'Établissement sont conservées et les fonctionnalités payantes cessent. Pour les autres manquements aux présentes Conditions, l'Opérateur peut suspendre les fonctionnalités payantes après notification conformément à la clause 30.

20. Essais, résiliation et passage à une formule inférieure

20.1 Un Établissement sur la formule Free peut démarrer un essai gratuit de 14 jours d'une formule payante depuis la page de facturation de la Plateforme ; aucune carte n'est requise.

20.2 Si une carte est enregistrée à la fin de l'essai, la formule payante se poursuit et la carte est débitée ; à défaut, l'Établissement bascule vers la formule Free. Si le premier paiement échoue, nous le retentons conformément à la clause 19.8 et, s'il n'est pas réglé, basculons l'Établissement vers la formule Free.

20.3 Sur la formule Free, la Plateforme n'accepte pas les réservations en ligne et certaines fonctionnalités de gestion ne sont pas disponibles ; les données de l'Établissement sont conservées. Tant qu'un abonnement est impayé, les modifications du personnel peuvent être bloquées jusqu'au paiement de l'Établissement ; les administrateurs peuvent toujours gérer le compte.

20.4 L'Administrateur de l'Établissement peut résilier une formule payante dans la Plateforme. Elle prend fin à l'issue de la période payée. Des rappels sont envoyés 3 jours avant et le jour même.

20.5 Lorsqu'un abonnement prend fin, l'Établissement bascule vers la formule Free. Ses données sont conservées et certaines fonctionnalités ne sont plus disponibles. Aucune donnée n'est supprimée.

21. Acomptes et paiements

21.1 Les acomptes sont traités par Stripe. L'Établissement doit disposer d'un compte connecté Stripe ayant achevé la vérification et activé pour les encaissements avant de pouvoir percevoir des acomptes.

21.2 Les acomptes sont des paiements directs (direct charges) sur le compte connecté Stripe de l'Établissement. Les fonds sont réglés sur le solde Stripe de l'Établissement.

21.2A Les frais de l'Opérateur sur les acomptes sont uniquement ceux prévus à la clause 21.5.

21.3 L'Établissement est le commerçant enregistré (merchant of record) pour les paiements d'acomptes.

21.4 Deskadora ne reçoit, ne détient ni ne contrôle jamais les fonds des acomptes.

21.5 Pour chaque acompte capturé, l'Opérateur facture à l'Établissement des frais de traitement fixes de 0,50 EUR. Pour un acompte dans une autre devise, les frais sont de 2,50 RON, 0,45 GBP, 0,50 CHF, 2,00 PLN, 12,00 CZK, 200 HUF, 5,00 SEK, 4,00 DKK ou 6,00 NOK. Pour un acompte dans une devise non listée, l'Opérateur ne facture aucuns frais. Les frais sont identiques quel que soit le montant capturé et quel que soit le lieu d'émission de la carte, et ne dépassent jamais le montant capturé : lorsque le montant capturé est inférieur aux frais, les frais sont égaux au montant capturé. Ils s'appliquent à chaque acompte capturé, y compris à un acompte capturé à l'arrivée du Client et imputé sur l'addition. Ils sont prélevés sous forme de frais d'application Stripe (application fee) sur le montant capturé, au moment de la capture. L'Opérateur ne facture aucuns frais sur un blocage d'autorisation, sur un blocage levé, sur un acompte non capturé, ni sur une réservation pour laquelle le Client est installé et aucun acompte n'est capturé.

21.5A Pour chaque acompte, la Plateforme indique à l'Établissement, sur la réservation, le montant brut capturé, les frais de Stripe, les frais de l'Opérateur prévus à la clause 21.5 et le montant net que l'Établissement reçoit.

21.5B Les frais de traitement des cartes propres à Stripe sur un acompte capturé ne font pas partie des frais prévus à la clause 21.5. Stripe les facture séparément à l'Établissement, sur le compte connecté Stripe de l'Établissement, en vertu du contrat de l'Établissement avec Stripe, et l'Opérateur ne les rembourse pas.

21.6 Avant l'enregistrement d'une carte, le Client voit le montant de l'acompte, le fait qu'un blocage est effectué 4 jours avant la visite, ainsi que les conditions d'annulation et de no-show de l'Établissement.

21.7 La Plateforme effectue le blocage 4 jours avant la visite et renouvelle tout blocage qui expirerait autrement avant la visite.

21.8 Lorsqu'une capture échoue, l'échec est journalisé mais la Plateforme n'en informe ni l'Établissement ni le Client. L'Établissement devrait vérifier son compte Stripe et l'état de l'acompte dans la Plateforme.

21.9 Lorsqu'un Client arrive, l'acompte est imputé par défaut sur l'addition, ou remboursé ou libéré, selon ce que l'Établissement a défini dans sa politique d'arrivée.

21.10 L'Établissement définit sa politique d'annulation. Par défaut, aucun remboursement n'est effectué. L'Établissement peut définir une fenêtre d'annulation gratuite et un pourcentage de remboursement partiel.

21.11 La Plateforme marque automatiquement une réservation comme no-show à l'issue d'un délai défini par l'Établissement (15 minutes par défaut) et applique la politique d'acompte de l'Établissement sans examen par une personne. Le personnel peut ensuite marquer le Client comme arrivé.

21.12 La conséquence d'un no-show se limite à l'acompte. La Plateforme ne facture pas de frais de no-show distincts.

21.13 Les remboursements sont émis depuis le compte Stripe de l'Établissement. L'Opérateur ne fournit que l'interface technique et l'Établissement est responsable des décisions de remboursement. Le délai de remboursement dépend de Stripe et de l'émetteur de la carte.

21.14 Les rétrofacturations (chargebacks) et litiges relatifs aux acomptes sont portés contre le compte connecté de l'Établissement. L'Établissement doit répondre via Stripe et maintenir un solde suffisant pour les couvrir. L'Opérateur ne soumet pas d'éléments de preuve et n'informe pas l'Établissement d'un litige ; l'Établissement devrait surveiller ses notifications Stripe.

21.14A L'Établissement rembourse à l'Opérateur chaque rétrofacturation, chaque montant de litige et chaque frais de litige que l'Opérateur supporte à l'égard de Stripe au titre d'un acompte que l'Établissement a capturé, y compris lorsque le solde Stripe de l'Établissement est insuffisant. L'Opérateur peut réclamer le montant par facture ou par compensation avec les sommes qu'il doit à l'Établissement, moyennant notification et production des justificatifs Stripe. Ces remboursements constituent des recouvrements à l'identique de dettes que l'établissement de paiement facture à l'Opérateur au titre des acomptes de l'Établissement. Ils ne constituent pas des dommages-intérêts et se situent en dehors du plafond prévu à la clause 28.4.

21.15 L'Établissement doit respecter les conditions de Stripe, y compris la vérification d'identité (KYC). Stripe peut demander des documents supplémentaires, et une vérification incomplète peut limiter les acomptes, les versements ou l'accès.

21.16 Stripe est responsable de ses propres services, frais, politiques et décisions. L'Opérateur n'est pas responsable des interruptions de Stripe, des changements de politique ou des décisions relatives aux comptes.

21.17 Les paiements d'abonnement de l'Établissement à l'Opérateur sont prélevés par Stripe sur la carte de l'Établissement.

22. Responsabilités de l'Établissement

22.1 L'Établissement doit fournir des informations exactes sur son activité, ses horaires d'ouverture, ses menus, ses prix et ses politiques.

22.2 L'Établissement est le responsable du traitement des données personnelles de ses Clients. Il doit disposer d'une base légale pour les données qu'il collecte au moyen de la Plateforme et fournir aux Clients les informations que la loi exige.

22.3 L'Établissement doit disposer d'un consentement valable aux communications de marketing d'un client avant d'inclure ce client dans une campagne, et doit conserver la preuve de ce consentement.

22.4 L'Établissement doit informer les Clients et les appelants des assistants IA, de la transcription des appels, du traitement WhatsApp et des fonctionnalités automatiques qu'il active, comme prévu à la clause 12.3.

22.5 Les informations sur les allergènes relèvent de la responsabilité de l'Établissement. La Plateforme peut suggérer des allergènes à partir des ingrédients au moyen de l'IA, et une suggestion peut apparaître sur le menu public sous la mention « Peut contenir ». L'Établissement doit examiner et confirmer chaque entrée relative aux allergènes et ne doit pas se fier à une suggestion.

22.6 L'Établissement doit vérifier les traductions de son contenu réalisées par l'IA. La Plateforme ne les signale pas aux clients comme des traductions automatiques.

22.7 L'Établissement doit respecter les lois en matière d'hôtellerie-restauration, de protection des consommateurs, de fiscalité, de droit du travail et de protection des données qui lui sont applicables. Lorsque la loi l'exige, l'Établissement communique aux clients les coordonnées de son médiateur de la consommation.

22.8 L'Établissement est responsable des conditions d'acompte, d'annulation et de no-show qu'il fixe et doit s'assurer qu'elles sont licites et affichées aux Clients.

22.9 L'Établissement doit gérer les comptes et les autorisations de son personnel, supprimer l'accès lorsqu'une personne part et maintenir son compte Stripe en règle.

23. Utilisation acceptable

23.1 Les utilisateurs ne doivent pas tenter de contourner les mesures de sécurité, d'accéder à des comptes ou à des données sans autorisation, ni de perturber le fonctionnement normal de la Plateforme.

23.2 Les utilisateurs ne doivent pas utiliser la Plateforme à des fins illicites, pour envoyer des messages non sollicités ou trompeurs, ou pour collecter des données sans base légale.

23.3 Les utilisateurs ne doivent pas recourir à des moyens automatisés pour extraire des données de la Plateforme au-delà des interfaces que nous fournissons, ni revendre la Plateforme sans notre accord.

23.4 Les Utilisateurs du Personnel ne doivent utiliser la Plateforme que pour les tâches de l'Établissement et respecter les limites d'accès fixées par leur Administrateur de l'Établissement.

24. Disponibilité

24.1 Nous visons une forte stabilité du service et un objectif de disponibilité de 99,5 pour cent, hors maintenance programmée. Cet objectif est un objectif de service et non une garantie. Son non-respect ne donne droit à aucun remboursement, avoir ou indemnisation, sauf accord écrit.

24.2 Nous donnons un préavis d'au moins 48 heures pour la maintenance planifiée lorsque cela est possible. Des interruptions non planifiées peuvent survenir.

25. Propriété intellectuelle et contenu de l'Établissement

25.1 L'Opérateur et ses concédants de licence sont propriétaires de la Plateforme et de tout ce qu'elle contient. L'Établissement obtient un droit non exclusif et non cessible de l'utiliser pendant la durée du contrat pour ses propres activités.

25.2 L'Établissement conserve la propriété de son contenu : menus, images, logos, descriptions, données de réservation et informations sur les clients.

25.3 L'Établissement concède à l'Opérateur une licence mondiale et non exclusive, pour la durée du contrat, d'héberger, de copier, de traduire et d'afficher le contenu de l'Établissement afin d'exploiter la Plateforme, y compris pour publier les pages de l'Établissement, et d'y appliquer des fonctionnalités d'IA.

25.4 L'Établissement confirme détenir les droits sur le contenu qu'il téléverse ainsi que sur les images et les textes de ses pages.

25.5 L'Établissement peut nous faire part de commentaires. Nous pouvons les utiliser sans contrepartie financière ni restriction.

26. Propriété des données

26.1 Entre les parties, l'Établissement est propriétaire de ses données. L'Opérateur traite les données des Clients et le contenu de l'Établissement sur les instructions de celui-ci, comme prévu dans le DPA.

26.2 L'Opérateur peut utiliser des données anonymisées et agrégées pour exploiter et améliorer la Plateforme. Il n'utilisera pas à cette fin de données permettant d'identifier un Établissement ou un Client.

26.3 L'Opérateur est le responsable du traitement de ses propres données : données de compte et de facturation, données d'inscription et de sécurité, données de démonstration et du site web. La Politique de confidentialité les décrit.

27. Confidentialité

27.1 Chaque partie doit préserver la confidentialité des informations non publiques de l'autre, ne les utiliser que pour les besoins des présentes Conditions et les protéger avec un soin raisonnable.

27.2 Ceci ne s'applique pas aux informations qui sont publiques, qui étaient déjà connues ou qui doivent être divulguées en vertu de la loi ou à une autorité compétente.

27.3 Cette obligation se poursuit pendant 3 ans après la fin des Conditions, et aussi longtemps que des données personnelles sont détenues.

28. Exclusion de garantie et responsabilité

28.1 La Plateforme est fournie « en l'état ». Nous ne garantissons pas qu'elle sera exempte d'erreurs, toujours disponible ou adaptée à un usage particulier, dans la mesure où la loi le permet.

28.2 Dans la mesure où la loi le permet, nous ne sommes pas responsables des dommages indirects ou accessoires, ni de la perte de revenus, de bénéfices ou d'activité.

28.3 Nous ne sommes pas responsables des problèmes causés par Stripe, par les prestataires de messagerie et de téléphonie, par les fournisseurs de modèles d'IA, par les fournisseurs de systèmes de point de vente ou par d'autres tiers.

28.4 Notre responsabilité totale envers l'Établissement relativement aux présentes Conditions est limitée au plus élevé des deux montants suivants : (a) les frais d'abonnement que l'Établissement a payés au cours des 12 mois précédant la réclamation et (b) 1 000 EUR.

28.5 Les limites prévues aux clauses 28.2 et 28.4 ne s'appliquent pas à la responsabilité en cas de : (a) dol (faute intentionnelle ou fraude) ; (b) faute lourde ; (c) dommage corporel ; ou (d) indemnités légales. Aucune stipulation des présentes Conditions ne limite une responsabilité qui ne peut être limitée en droit français.

28.6 L'Établissement est seul responsable des informations sur les allergènes, de l'information des consommateurs, des conditions d'acompte et du consentement au marketing, comme prévu à la clause 22.

28.7 La responsabilité au titre du DPA est régie par la présente section 28. Le plafond prévu à la clause 28.4 répartit les dommages-intérêts entre l'Établissement et l'Opérateur. Il ne limite pas les droits des personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD, ni aucune amende administrative infligée par une autorité de contrôle.

29. Garantie d'indemnisation

29.1 L'Établissement garantira l'Opérateur contre les réclamations, pertes et frais engagés par des tiers, y compris des Clients et des autorités, qui résultent d'un manquement de l'Établissement aux présentes Conditions, de son contenu, de l'absence de base légale ou de consentement de sa part, ou de sa violation des droits d'autrui.

29.2 L'Opérateur doit notifier sans délai une réclamation à l'Établissement, laisser l'Établissement la traiter avec une coopération raisonnable et ne pas transiger sans l'accord de l'Établissement, lequel ne peut être refusé sans motif raisonnable.

30. Suspension et résiliation

30.1 Nous pouvons suspendre ou clôturer un compte, après notification lorsque cela est raisonnablement possible, en cas de manquement aux Conditions, de détection d'une fraude ou d'un préjudice, de vérification KYC non achevée, de désactivation du compte connecté par Stripe, ou de frais impayés.

30.2 L'Établissement peut clôturer son compte à tout moment dans la Plateforme ou en nous écrivant. La clôture du compte n'annule pas les obligations déjà contractées.

30.3 Chacune des parties peut mettre fin aux Conditions en cas de manquement grave de l'autre, auquel il n'est pas remédié dans un délai de 30 jours à compter de la notification.

30.4 Les sections qui, par nature, se poursuivent (notamment les sections 25 à 29, 32, 36 et le DPA aussi longtemps que des données sont détenues) survivent à la résiliation.

31. Dissolution pour inactivité

31.1 Nous considérons un Établissement comme inactif en l'absence de toute activité pendant 90 jours. Par activité, on entend une connexion au tableau de bord partenaire, une connexion à l'application du personnel, la création ou la modification d'une réservation, une réservation de client menée à terme (via le widget de réservation, WhatsApp ou l'assistant vocal), un appel à l'API avec les identifiants de l'Établissement, ou la création ou la modification d'un menu ou d'un article de menu. Les autres événements ne constituent pas une activité.

31.2 Nous envoyons un e-mail à chaque Administrateur de l'Établissement activé au bout de 60 jours, puis à nouveau au bout de 83 jours d'inactivité. À partir du 60e jour, nous affichons également un bandeau dans le tableau de bord partenaire, qui reste affiché jusqu'à la reprise de l'activité. Nous conservons les journaux de distribution de ces e-mails comme preuve de la notification pendant 5 ans après la dissolution du compte (Annexe II, R22).

31.3 Si l'activité n'a pas repris au 90e jour, le compte est dissous : son propriétaire et son personnel sont désactivés, le compte est marqué comme supprimé et un export de ses données est envoyé par e-mail à l'Administrateur de l'Établissement.

31.4 Les Établissements bénéficiant d'un pilote actif et les établissements de démonstration sont exclus.

31.5 La dissolution désactive l'accès et marque le compte comme supprimé. Elle ne supprime pas, à elle seule, les données.

31.6 Après la dissolution, l'Établissement dispose de 30 jours pour nous demander de restaurer le compte et les données. Pendant cette période, les données ne sont pas supprimées.

31.7 À l'issue du délai de grâce de 30 jours, l'Opérateur supprime les données de l'Établissement conformément au DPA, à l'exception des documents qu'il est tenu de conserver, et résilie tout abonnement au moment de la dissolution.

31.8 La dissolution est la clôture d'un compte professionnel dormant. Il ne s'agit pas d'une décision concernant un Client.

32. Données en fin de contrat

32.1 À l'attention de l'Administrateur de l'Établissement, un export des données de l'Établissement est envoyé par e-mail lorsque l'Établissement demande la suppression, et lors de la dissolution. Il s'agit d'un fichier JSON qui comprend des données de clients. L'Établissement devrait le conserver en lieu sûr.

32.2 À la fin des services, l'Opérateur supprime ou restitue les données de l'Établissement comme prévu dans le DPA, au choix de l'Établissement.

32.3 Lorsqu'un Établissement demande l'effacement de ses données, une routine unique supprime les clients, les réservations, les données vocales, les envois de campagnes, les jetons d'appareils, les lignes d'audit, les menus et les médias, et l'Opérateur envoie par e-mail un rapport de ce qui a été supprimé, comportant uniquement des dénombrements. Une étape qui échoue est signalée comme terminée avec erreurs.

32.4 Lorsque le compte d'un Établissement est effacé, certains enregistrements subsistent sous forme de fiches vides : la ligne du compte (dénomination légale, adresse, numéro d'immatriculation, numéro de TVA, identifiants du prestataire de paiement), les sites, les lignes du personnel anonymisées et les réservations rattachées.

32.5 Les sauvegardes, les versions du stockage d'objets, les contenus de la file d'attente et les copies des prestataires ne sont pas adressables individuellement et sont supprimés à mesure de leur expiration.

32.6 Les documents financiers (acomptes, frais de réservation, transactions financières, abonnements, factures, données de facturation, agrégats d'utilisation) sont conservés pendant 10 ans en application du droit commercial français, sous forme minimisée.

32.7 À l'issue de la période de 10 ans, les documents financiers sont supprimés ou anonymisés.

33. Modifications des présentes Conditions

33.1 Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions. Pour les mises à jour mineures, nous annonçons la modification sur la Plateforme ou par e-mail.

33.2 Pour les modifications qui affectent les droits ou obligations de l'Établissement, nous donnons un préavis d'au moins 30 jours par e-mail à l'Administrateur de l'Établissement avant que la modification ne prenne effet.

33.3 Si l'Établissement n'est pas d'accord avec une modification substantielle, il peut résilier sans frais avant la date d'effet. S'il continue d'utiliser la Plateforme après la date d'effet, il accepte les Conditions mises à jour.

34. Notifications

34.1 Nous envoyons les notifications par e-mail à chaque Administrateur de l'Établissement activé sur le compte. Lorsque les présentes Conditions le prévoient (par exemple à la clause 31), nous affichons également un bandeau dans le tableau de bord partenaire. Nous conservons les journaux de distribution des notifications. L'Établissement doit maintenir à jour les adresses e-mail de ses Administrateurs de l'Établissement.

34.2 L'Établissement envoie ses notifications à [email protected] pour les questions de protection des données et à l'adresse de contact indiquée à la clause 38 pour tout le reste.

34.3 Une notification envoyée par e-mail est réputée reçue le jour ouvrable suivant.

35. Cession et transfert de l'Opérateur

35.1 L'Opérateur peut transférer les présentes Conditions, le DPA ainsi que ses droits et obligations à un membre de son groupe, y compris Deskadora Europe SRL (Roumanie), moyennant un préavis écrit d'au moins 30 jours à l'Établissement. Le cessionnaire reprend toute référence à l'Opérateur.

35.2 L'Établissement peut résilier sans pénalité les présentes Conditions et le DPA, par notification écrite donnée à tout moment pendant la période de 30 jours prévue à la clause 35.1 et avant que le transfert ne prenne effet.

35.3 L'Établissement ne peut pas céder les présentes Conditions sans notre consentement écrit.

36. Droit applicable et tribunaux

36.1 Les présentes Conditions sont régies par le droit français.

36.2 Avant d'engager une action en justice, les parties s'efforceront de bonne foi de résoudre le différend dans un délai de 30 jours.

36.3 Si le différend n'est pas résolu, les tribunaux de Paris sont exclusivement compétents, y compris après un transfert en application de la clause 35.

37. Divisibilité

37.1 Si une partie des présentes Conditions est invalide, le reste demeure en vigueur.

37.2 Le fait de ne pas faire valoir un droit ne constitue pas une renonciation à ce droit.

38. Contact

38.1 L'Opérateur : Deskadora Europe SASU, 60 Rue François 1er, 75008 Paris, France. E-mail : [email protected]. Directeur de la publication : Marius Hîncu, Président. Référent en matière de confidentialité : Marius Hîncu, [email protected].

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Annexe D : Accord de sous-traitance des données (article 28 du RGPD)

Le présent DPA fait partie des Conditions. Les termes commençant par une majuscule ont le sens que leur donnent les Conditions.

D1. Parties et rôles

D1.1 L'Établissement est le responsable du traitement et l'Opérateur est le sous-traitant pour les données personnelles des Clients et pour les données personnelles figurant dans le contenu de l'Établissement, que l'Opérateur traite pour le compte de l'Établissement par l'intermédiaire de la Plateforme.

D1.2 L'Opérateur est un responsable du traitement indépendant pour ses propres données de compte, de facturation, de sécurité, ainsi que pour les données du site web et de démonstration, comme le décrit la Politique de confidentialité. Le présent DPA ne s'applique pas à ces données.

D1.3 Pour les fonctionnalités du produit conçues et exploitées par l'Opérateur (étiquettes système, détection d'étiquettes par IA, score et briefings), l'Établissement donne à l'Opérateur l'instruction de les exécuter en les activant ou en les laissant activées.

D1.4 Chaque partie est responsable de sa propre conformité au droit de la protection des données.

D2. Objet, durée, nature et finalité

D2.1 Objet : fourniture de la Plateforme à l'Établissement comme prévu dans les Conditions.

D2.2 Durée : pendant la durée des Conditions, jusqu'à ce que les données personnelles soient supprimées ou restituées en application de la clause D10.

D2.3 Nature : hébergement, stockage, consultation, traduction, étiquetage, notification, messagerie, traitement des appels, transcription, analyse et suppression de données personnelles.

D2.4 Finalité : prendre et gérer les réservations, les acomptes et la relation avec les clients pour le compte de l'Établissement, envoyer des messages de réservation et (avec consentement) de marketing, répondre aux appels et aux conversations pour le compte de l'Établissement, et fournir à l'Établissement des outils de gestion.

D3. Catégories de données et personnes concernées

D3.1 Personnes concernées : les Clients et appelants de l'Établissement, les personnes nommées dans les réservations, le personnel de l'Établissement et les personnes nommées dans les menus et le contenu de l'Établissement.

D3.2 Catégories de données : l'Annexe I les énumère par fonctionnalité. Elles comprennent les données d'identité et de contact, les données de réservation et de visite, les notes et textes libres, les préférences, le consentement au marketing, les références de paiement (et non les numéros de carte), les numéros de téléphone et les transcriptions d'appels, ainsi que les messages WhatsApp.

D3.3 Risque lié aux catégories particulières : les préférences alimentaires, les allergies, les besoins d'accessibilité et les demandes en texte libre peuvent révéler des informations sur la santé ou les convictions religieuses. Les transcriptions d'appels et les messages WhatsApp peuvent contenir tout ce que la personne dit ou écrit. L'Établissement est responsable de la base légale de la collecte de telles données. L'Opérateur ne les traite que pour faire fonctionner les fonctionnalités que l'Établissement utilise.

D4. Instructions

D4.1 L'Opérateur ne traite les données personnelles que sur instructions documentées de l'Établissement. Les Conditions, le présent DPA, les paramètres de l'Établissement dans la Plateforme et son utilisation des fonctionnalités constituent ses instructions.

D4.2 L'Opérateur informe l'Établissement s'il estime qu'une instruction enfreint le droit de la protection des données.

D4.3 L'Opérateur peut traiter des données personnelles lorsque la loi l'exige, et en informera préalablement l'Établissement, sauf si la loi l'interdit.

D4.4 L'Opérateur n'utilise pas les données personnelles des Clients pour entraîner des modèles d'IA. Les Conditions commerciales de service (Commercial Terms of Service) du prestataire de modèle de langage (en vigueur au 17 juin 2025, section B) indiquent qu'il « may not train models on Customer Content from Services » ; il conserve les entrées et les sorties pendant 30 jours, selon le paramètre de l'organisation de l'Opérateur (la conservation nulle a été demandée et refusée). Le prestataire de reconnaissance vocale traite l'audio et les transcriptions en mémoire, avec son Model Improvement Program désactivé (opt-out) à chaque requête, et conserve les métadonnées des requêtes, en vertu de l'accord de sous-traitance des données signé le 6 octobre 2026. La Politique de confidentialité (Privacy Policy) du prestataire de synthèse vocale (dernière révision le 14 juin 2024, section 3) l'autorise à utiliser les contenus pour entraîner et améliorer ses modèles, sauf si le client s'y oppose au moyen de son formulaire de contrôle des données ; le 9 octobre 2026, l'Opérateur a désactivé « Contribute to model training » pour son organisation auprès de ce prestataire, le seul contrôle que le prestataire propose, qui couvre le texte d'entrée et l'audio de sortie de la synthèse vocale ainsi que l'audio d'entrée et le texte de sortie de la reconnaissance vocale ; cette désactivation n'est pas rétroactive. Ce prestataire conserve les données personnelles aussi longtemps que la finalité l'exige et les supprime dans les 180 jours suivant la résiliation ; la conservation nulle des données n'est pas activée.

D5. Confidentialité

D5.1 L'Opérateur veille à ce que les personnes qu'il autorise à traiter les données soient liées par une obligation de confidentialité.

D5.2 L'accès aux données de l'Établissement est limité au personnel de l'Opérateur qui en a besoin. L'accès du support est régi par la clause 17 des Conditions.

D6. Sécurité

D6.1 L'Opérateur applique les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'Annexe IV.

D7. Sous-traitants ultérieurs

D7.1 L'Établissement donne à l'Opérateur une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs, selon les modalités de la clause III.1 de l'Annexe III. L'Opérateur notifie les modifications par e-mail à chaque Administrateur de l'Établissement activé.

D7.2 L'Opérateur a conclu un accord écrit avec chaque sous-traitant ultérieur, qui impose des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que celles du présent DPA, et demeure responsable à ce titre envers l'Établissement.

D7.3 Les prestataires de point de vente que l'Établissement connecte sont les propres fournisseurs de l'Établissement, et non des sous-traitants ultérieurs de l'Opérateur. Le client d'IA qu'un propriétaire d'Établissement connecte au moyen du connecteur MCP n'est pas non plus un sous-traitant ultérieur.

D8. Transferts internationaux

D8.1 Les serveurs de production, la base de données et le gestionnaire de files d'attente se trouvent à Paris, en France. Le stockage de fichiers pour les contenus téléversés et les médias, ainsi que les sauvegardes de la base de données, se trouvent à Londres, au Royaume-Uni. Le traitement a donc lieu dans l'UE et au Royaume-Uni (décision d'adéquation), et auprès de certains prestataires aux États-Unis (clause D8.3).

D8.2 Les transferts de l'UE vers le Royaume-Uni reposent sur la décision d'adéquation concernant le Royaume-Uni.

D8.3 Certains sous-traitants ultérieurs traitent des données aux États-Unis dans le cadre du EU-US Data Privacy Framework (cadre de protection des données UE-États-Unis) ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne, comme indiqué sur la page des sous-traitants ultérieurs : [lien vers la page des sous-traitants ultérieurs]. Chaque sous-traitant ultérieur est lié par ses propres conditions de traitement des données, et cette page les nomme avec leur date et la manière dont elles lient l'Opérateur (incorporées dans les conditions du prestataire, acceptées par voie électronique ou signées).

D8.4 L'Opérateur informera l'Établissement si l'outil de transfert d'un sous-traitant ultérieur change.

D8.5 Le prestataire audio en temps réel exploite le projet qui dessert les Établissements de l'UE dans l'Union européenne (Francfort). Le prestataire de reconnaissance vocale est joint par son point de terminaison UE, mais son déploiement n'est pas dédié, de sorte que la résidence des données dans l'UE n'est pas un engagement contractuel. Le prestataire de synthèse vocale traite les données aux États-Unis et ne propose aucun paramètre de région, et le prestataire de modèle de langage traite les données aux États-Unis. La page des sous-traitants ultérieurs indique la situation de chacun.

D9. Assistance pour les demandes des personnes concernées

D9.1 L'Opérateur fournit à l'Établissement des outils pour retrouver, exporter, rectifier et supprimer les données d'un Client, et aide l'Établissement à répondre aux demandes des personnes concernées sur demande raisonnable.

D9.2 Un Client ne dispose d'aucun moyen de demande en libre-service sur la Plateforme. Les demandes passent par l'Établissement. Si un Client contacte l'Opérateur, celui-ci le renvoie vers l'Établissement lorsqu'il peut identifier l'Établissement.

D9.3 Aujourd'hui, la routine d'effacement d'un client, déclenchée par l'Administrateur de l'Établissement ou par l'Opérateur, supprime la fiche du client et les liens, étiquettes, consentements au marketing et notes figurant sur les réservations, mais ne supprime pas les notes du personnel, les demandes traduites, les données vocales, les noms de session de table, les lignes d'avis et certains liens d'acompte.

D9.4 La routine d'effacement d'un client supprime également les notes du personnel, les demandes traduites, les données vocales du client, les noms de session de table, les avis, les envois de campagnes, les liens avec le point de vente et les lignes d'audit. Elle informe la personne concernée lorsqu'une adresse e-mail a été fournie.

D9.5 Après l'effacement, les éléments suivants subsistent : les documents financiers, minimisés et conservés pendant 10 ans ; l'adresse e-mail figurant dans la liste de suppression de désinscription, afin que la personne ne reçoive plus de courriels ; et les copies présentes dans les sauvegardes et chez les prestataires, qui ne peuvent pas être adressées individuellement.

D9.6 L'effacement auprès d'un Établissement n'efface pas les données de la même personne auprès d'un autre Établissement, car chaque Établissement est un responsable du traitement distinct.

D10. Violation, restitution et suppression

D10.1 L'Opérateur notifie l'Établissement dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d'une violation de données à caractère personnel affectant les données de l'Établissement, et en tout état de cause dans un délai de 48 heures, et lui fournit les informations dont il a besoin pour remplir ses propres obligations.

D10.2 L'Opérateur indique à l'Établissement la nature de la violation, les catégories et le nombre de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises, dans la mesure où ils sont connus.

D10.3 À la fin des services, l'Établissement peut choisir la restitution ou la suppression. L'Opérateur envoie par e-mail un export des données de l'Établissement puis supprime les données conformément à la clause D10.4.

D10.4 La routine d'effacement de l'Établissement supprime les clients, les réservations, les appels vocaux et leurs transcriptions, les conversations WhatsApp, les données de campagnes, les jetons d'appareils, les lignes d'audit, les menus et les médias de l'Établissement, et envoie un rapport de ce qui a été supprimé (dénombrements uniquement).

D10.5 En cas de dissolution pour inactivité, l'Opérateur attend 30 jours, puis exécute la même routine d'effacement.

D10.6 Les documents financiers sont conservés pendant 10 ans, sous forme minimisée, parce que la loi l'exige.

D10.7 Aujourd'hui, la suppression en libre-service d'un Établissement anonymise le personnel et la ligne du compte et supprime certains médias, mais ne supprime pas les clients, les réservations ni les données vocales.

D10.8 Les sauvegardes de la base de données expirent 14 jours après leur création (Annexe II, R19) ; le compartiment des sauvegardes n'est pas versionné. Le versionnage est activé sur le compartiment des fichiers téléversés et les versions non courantes sont supprimées au bout de 30 jours, de sorte qu'un fichier téléversé supprimé peut être récupéré pendant 30 jours puis disparaît. Les copies des prestataires sont supprimées à leur expiration.

D11. Audits

D11.1 L'Opérateur met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent DPA et autorise les audits, y compris les inspections, réalisés par l'Établissement ou par un auditeur désigné par l'Établissement, moyennant un préavis de 30 jours, pendant les heures ouvrables, au plus une fois par an, sauf si une violation ou une autorité l'exige.

D11.2 L'Établissement supporte le coût d'un audit et l'auditeur doit être lié par une obligation de confidentialité.

D11.3 L'Opérateur peut donner suite à une demande d'audit en fournissant un rapport ou une certification à jour, s'ils couvrent le périmètre concerné.

D12. Responsabilité

D12.1 La responsabilité au titre du présent DPA suit la section 28 des Conditions. Comme l'indique la clause 28.7, le plafond répartit les dommages-intérêts entre les parties. Il ne limite pas les droits des personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD ni aucune amende administrative infligée par une autorité de contrôle.

D13. Ordre de priorité

D13.1 En cas de conflit entre les Conditions et le présent DPA sur le traitement des données personnelles, le présent DPA prévaut.

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Annexe I : Description des traitements par fonctionnalité

Rôles : l'Établissement est le responsable du traitement, l'Opérateur est le sous-traitant. Les destinataires sont indiqués par catégorie ; les fournisseurs figurent sur la page des sous-traitants ultérieurs. Les étiquettes de statut indiquent si la liste des champs est exacte aujourd'hui ou après une PR nommée.

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Annexe II : Calendrier de conservation

Les durées concernent les données personnelles que l'Opérateur traite pour le compte de l'Établissement, sauf indication contraire. « Contrôlé par l'Établissement » signifie que l'Établissement décide de la durée de conservation des données, et que l'Opérateur les conserve jusqu'à ce que l'Établissement les supprime ou que le compte soit effacé.

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Annexe III : Sous-traitants ultérieurs

III.1 L'Établissement donne à l'Opérateur une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs pour fournir la Plateforme. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs, avec pour chacun le service, les catégories de données, le lieu de traitement et la garantie de transfert, est disponible à l'adresse [lien vers la page des sous-traitants ultérieurs]. L'Opérateur donne un préavis de 30 jours de tout ajout ou remplacement, par e-mail à chaque Administrateur de l'Établissement activé et par mise à jour de la page des sous-traitants ultérieurs. L'Établissement peut s'y opposer pendant cette période pour des motifs raisonnables tenant à la protection des données. Si les parties ne parviennent pas à résoudre l'opposition, le recours de l'Établissement consiste à résilier le service concerné, et uniquement celui-ci, avant que la modification ne prenne effet, sans pénalité.

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Annexe IV : Mesures de sécurité

S.1 Le trafic entre les utilisateurs et la Plateforme est chiffré en transit au moyen de TLS.

S.2 Les secrets d'intégration sont conservés chiffrés avec AES-256-GCM : jetons d'accès WhatsApp, clés et codes PIN des Flows WhatsApp, clés d'API des points de vente et numéros de téléphone des appels de démonstration.

S.3 L'accès aux données de l'Établissement dans la Plateforme est contrôlé par rôle. Les autorisations de l'Établissement limitent ce que voit chaque utilisateur.

S.4 Les données de chaque Établissement sont séparées par des règles de cloisonnement dans l'application. Chaque requête est limitée à l'Établissement et au site pour lesquels l'utilisateur ou le jeton est autorisé.

S.5 Les événements pertinents pour la sécurité sont enregistrés dans des journaux d'audit, y compris les sessions d'assistance, les lectures de données de clients via le connecteur MCP avec des périmètres clients, et les modifications effectuées pendant une usurpation d'identité.

S.6 Des limites de débit s'appliquent à la connexion, aux appels de réservation publics, aux appels vocaux, aux appels de démonstration et à l'utilisation de l'API.

S.7 Les sessions de connexion utilisent des jetons d'accès et des jetons d'actualisation de courte durée. Les sessions peuvent être révoquées.

S.8 Une protection anti-bots protège les formulaires de connexion, d'inscription et de contact.

S.9 Les compartiments de stockage d'objets destinés aux fichiers téléversés et aux sauvegardes de base de données sont chiffrés au repos avec SSE-S3, de même que le volume racine du serveur de production, qui héberge la base de données et le gestionnaire de files d'attente (chiffrement EBS avec une clé gérée par AWS).

S.10 Le contenu public (photos de menus et logos) est public par conception. Les fichiers privés téléversés sont soustraits à tout accès anonyme par la politique du compartiment pour les préfixes floor-plans/, avatars/ et menu-scans/. Le versionnage est activé sur le compartiment des fichiers téléversés (clause D10.8).

S.11 L'Opérateur réexamine régulièrement ces mesures et peut les modifier si le niveau de protection n'est pas réduit.

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Annexe V : Avis pour les canaux publics de l'Établissement

V.1 L'Établissement affiche la phrase suivante, dans les langues de ses clients, sur chaque canal public où il publie le numéro qui redirige vers l'assistant vocal (clause 12.3).

V.2 L'Établissement peut ajouter ses propres termes à la phrase, mais ne peut pas supprimer les mentions indiquant que l'appel peut être pris en charge par un assistant automatisé et qu'il est transcrit.