1. Definizioni e il Gestore

1.1 Per "Gestore" si intende Deskadora Europe SASU, società francese per azioni semplificata con socio unico, con sede legale in 60 Rue François 1er, 75008 Paris, France, SIREN 993 470 319, iscritta al RCS Paris 993 470 319, capitale sociale di 1 000 EUR, numero di partita IVA FR27993470319, o qualsiasi soggetto al quale il Gestore trasferisca le presenti Condizioni ai sensi della clausola 35.

1.2 Per "noi", "ci" e "Deskadora" si intende il Gestore. Ogni riferimento al soggetto contraente nelle presenti Condizioni, nel DPA e in qualsiasi modulo d'ordine indica il Gestore pro tempore.

1.3 Per "Locale" si intende il ristorante o l'attività di ospitalità che crea un account o sottoscrive un modulo d'ordine. Per "Amministratore del Locale" si intende una persona che il Locale autorizza a gestire il proprio account. Per "Utente del Personale" si intende qualsiasi altra persona che il Locale autorizza a utilizzare la piattaforma. Per "Ospite" si intende un commensale o una persona che chiama e che prenota o chiede informazioni a un Locale.

1.4 Per "Piattaforma" si intendono i siti web deskadora.com, partner.deskadora.com e app.deskadora.com, il widget di prenotazione, l'app per il personale, il connettore MCP del titolare, l'API e i relativi servizi gestiti dal Gestore.

1.5 Per "DPA" si intende l'Accordo sul trattamento dei dati di cui all'Allegato D, con gli Allegati da I a IV. Esso costituisce parte delle presenti Condizioni.

1.6 Per "Modulo d'Ordine" si intende il Modulo d'Ordine riportato nelle impostazioni di fatturazione (Billing) del Locale (https://partner.deskadora.com/settings/billing), nonché qualsiasi altra pagina del piano, modulo d'ordine o impostazione assegnata dall'amministrazione che registri il piano, i prezzi, i prezzi di utilizzo, le quote incluse, le sedi e l'eventuale periodo pilota di un Locale.

2. Con chi è concluso il contratto

2.1 Le presenti Condizioni costituiscono un contratto tra imprese (business-to-business) tra il Gestore e il Locale. Non sono un contratto con consumatori.

2.2 Il Locale è responsabile dei propri Amministratori del Locale e Utenti del Personale e di tutto ciò che viene compiuto tramite il proprio account.

2.3 Gli Amministratori del Locale vincolano il Locale. La persona che accetta le presenti Condizioni per conto di un Locale conferma di averne il potere.

2.4 Gli Utenti del Personale utilizzano la Piattaforma nell'ambito dell'account del Locale e delle autorizzazioni da questo concesse. Essi non hanno un contratto separato con il Gestore per i servizi, ma devono rispettare la clausola 23.

2.5 Gli Ospiti non sono parti delle presenti Condizioni. Il loro utilizzo della Piattaforma è disciplinato da condizioni separate per gli ospiti.

3. Account e requisiti

3.1 La Piattaforma è destinata alle imprese e al loro personale. Gli utenti devono avere almeno 18 anni o aver raggiunto la maggiore età secondo la legge del proprio paese.

3.2 Il Locale deve fornire informazioni esatte e aggiornate, compresi ragione sociale, indirizzo, numero di iscrizione della società e numero di partita IVA, e deve mantenerle aggiornate.

3.3 Attualmente la Piattaforma non verifica l'età di un utente al momento della registrazione. Il Locale è responsabile di autorizzare soltanto persone idonee.

3.4 Ogni Amministratore del Locale deve mantenere riservate le proprie credenziali e informarci tempestivamente di qualsiasi sospetto accesso non autorizzato.

4. Accettazione e registrazione dell'accettazione

4.1 Spuntando la casella di accettazione al momento della registrazione, o sottoscrivendo un Modulo d'Ordine che rinvia alle presenti Condizioni, il Locale accetta le presenti Condizioni, compreso il DPA, e conferma di aver letto l'Informativa sulla privacy.

4.2 Al momento della registrazione la Piattaforma registra, per ciascuno tra Condizioni, DPA e Informativa sulla privacy: la versione, la lingua, l'ora, l'indirizzo IP e la fonte, e lo user agent del browser. La preferenza sul marketing è una casella distinta e non è una condizione per registrarsi.

4.3 Quando il Gestore pubblica una nuova versione, può chiedere ai Locali esistenti di accettarla nuovamente nella Piattaforma.

4.4 Finché la registrazione di cui alla clausola 4.2 non è attiva, l'accettazione avviene mediante l'uso della Piattaforma dopo la registrazione e mediante il continuato utilizzo da parte del Locale.

4.5 Il Locale non può utilizzare funzioni che trattano dati personali degli Ospiti se non ha accettato le presenti Condizioni.

5. I servizi

5.1 La Piattaforma è uno strumento software come servizio (software-as-a-service) per i locali di ospitalità. Le funzioni variano in base al piano. Le funzioni di cui alle sezioni da 6 a 17 sono disponibili come ivi descritto e nella misura consentita dal piano e dalle impostazioni del Locale.

5.2 Possiamo migliorare o modificare le funzioni. Non rimuoveremo una funzione che un Locale ha pagato senza preavviso ai sensi della clausola 33 o un accredito dei corrispettivi per il periodo interessato.

5.3 Le prenotazioni vocali e via WhatsApp richiedono, oltre al piano, un'attivazione da parte dell'amministratore o un periodo pilota attivo.

6. Menu QR (piano gratuito)

6.1 Il Locale può creare menu e codici QR e pubblicarli per gli Ospiti. Nel piano Free, gli articoli del menu, le categorie, le lingue e i menu non sono limitati.

6.2 Ogni visualizzazione di pagina da un codice QR registra un evento di scansione anonimo: identificativi del locale, del menu e del codice QR, lingua, tipo di dispositivo, sistema operativo e gruppo di browser, paese e città, sito di provenienza (referrer), un identificativo di sessione casuale e l'ora. Non vengono conservati né l'indirizzo IP né lo user agent completo. Il Locale vede tali statistiche.

6.3 La Piattaforma può utilizzare l'intelligenza artificiale per suggerire allergeni, tradurre i testi dei menu ed estrarre menu da file caricati. Si applicano le clausole 22.5 e 22.6.

7. Prenotazioni e widget di prenotazione

7.1 Il Locale può accogliere prenotazioni tramite l'app per gli ospiti, il widget di prenotazione incorporabile, l'inserimento da parte del personale, WhatsApp, l'assistente vocale e i sistemi POS collegati, come configurato dal Locale.

7.2 Il Locale configura le proprie regole di prenotazione, gli orari di apertura, il numero di coperti, i canali di notifica e le azioni automatiche. Le azioni automatiche comprendono l'annullamento dei depositi a garanzia non pagati, il rifiuto delle prenotazioni in sospeso, l'applicazione di finestre di sicurezza e l'annullamento delle voci della lista d'attesa dopo l'attesa stimata.

7.3 Le notifiche di prenotazione sono inviate agli Ospiti via e-mail, WhatsApp o SMS, a seconda del tipo di notifica e delle impostazioni del Locale. Un mancato recapito WhatsApp può ripiegare su SMS.

7.4 Il widget di prenotazione mostra le condizioni proprie del Locale e, prima del pagamento, le condizioni relative al deposito a garanzia, cancellazione e no-show e le condizioni per gli ospiti. L'Ospite spunta caselle distinte per ciascuna.

7.5 La Piattaforma registra ogni accettazione con l'ora, le versioni, le condizioni del deposito a garanzia mostrate e un'impronta digitale delle condizioni del Locale, e rifiuta una prenotazione in cui l'accettazione manchi o non sia aggiornata.

7.6 Le prenotazioni effettuate tramite WhatsApp o per via vocale non registrano un'accettazione da parte dell'Ospite delle condizioni per gli ospiti. Il Locale deve fornire le proprie condizioni agli Ospiti che prenotano in tal modo.

7.7 Il Gestore può inoltre inviare a ciascun Ospite, dopo una visita conclusa, un'e-mail con un link alla pagina di recensioni propria del Locale, ove il Locale ne abbia configurata una.

8. CRM degli ospiti ed etichettatura automatica

8.1 La Piattaforma conserva una scheda ospite per ciascun Locale con dati di contatto, lingua, storico delle visite, preferenze alimentari, note, etichette, preferenza sul marketing e giorno e mese di compleanno e anniversario quando un Ospite li fornisce.

8.2 La Piattaforma applica automaticamente etichette di sistema in base al numero e alle date delle visite (ad esempio New Guest, Regular, Frequent, VIP, Lapsed, At Risk, Birthday Today).

8.3 Per ogni prenotazione con richieste particolari o note, la Piattaforma legge il testo libero con regole e con un modello di IA per compilare le preferenze alimentari, le date e le etichette come Allergy, Wheelchair e High chair, e per tradurre la richiesta nella lingua del Locale. Non esiste un interruttore per singolo Ospite o per singolo Locale per questa funzione.

8.4 I campi di testo libero e alimentari possono rivelare lo stato di salute o le convinzioni religiose. Il Locale decide se e su quale base giuridica raccoglierli e incarica il Gestore di trattarli per le finalità di cui alla presente sezione.

8.5 Il personale può aggiungere note ed etichette manuali. Il Locale deve mantenere le note oggettive ed evitare dettagli sensibili non necessari.

9. Assegnazione dei tavoli tramite IA e punteggio degli ospiti

9.1 La Piattaforma calcola un punteggio dell'ospite per ciascun Locale in base ai conteggi propri di tale Locale relativi a prenotazioni, no-show, cancellazioni e visite. I punteggi non sono mai combinati tra Locali diversi. Il personale vede il punteggio e un radar del rischio di no-show.

9.2 Il punteggio non ha alcun effetto automatico sulla prenotazione, sul deposito a garanzia o sull'accettazione di un Ospite. È uno strumento interno per il personale.

9.3 Il Locale non deve utilizzare il punteggio come unico fondamento per rifiutare una prenotazione o richiedere un deposito a garanzia, e deve informare il Gestore prima di intendere farlo, in modo che le parti possano riesaminare la posizione giuridica.

9.4 Quando la sede di un Locale attiva l'assegnazione automatica dei tavoli, un modello di IA riceve soltanto lo stato della sala (tavoli, capienze, orari, numero di coperti e stati) e nessun nome o dato di contatto degli Ospiti. Se il suggerimento principale raggiunge la soglia di affidabilità del Locale, il sistema assegna il tavolo. In caso contrario si limita a suggerirne uno. L'effetto sull'Ospite è limitato al posto in cui viene fatto accomodare.

9.5 Il Locale è responsabile di verificare i suggerimenti, i briefing e le etichette dell'IA prima di fare affidamento su di essi. L'output dell'IA può essere errato.

10. Campagne di marketing

10.1 La Piattaforma invia campagne di marketing esclusivamente via e-mail. Il marketing via SMS e WhatsApp non è offerto.

10.2 Una campagna è inviata soltanto agli ospiti la cui scheda riporta il consenso al marketing, che non figurano nell'elenco di disiscrizione del Locale, che hanno un indirizzo e-mail valido e che rientrano in un limite di frequenza di 7 giorni.

10.3 La procedura guidata della campagna mostra al Locale quanti ospiti sono esclusi per mancanza di consenso al marketing.

10.4 Ogni e-mail di campagna contiene un link di disiscrizione funzionante e l'intestazione di disiscrizione con un solo clic. I link sono firmati in modo che solo il destinatario possa utilizzarli. I link meno recenti non firmati restano validi finché il Gestore non attiva il requisito della firma.

10.5 Il Locale è il mittente ed è responsabile della base giuridica di ogni messaggio, compreso un valido consenso al marketing ove richiesto, l'esattezza dell'identità del mittente e il rispetto delle disiscrizioni. Il Gestore fornisce lo strumento.

10.6 Le e-mail di campagna registrano aperture e clic sui link per ciascun invio, per le statistiche del Locale e per attribuire le prenotazioni effettuate entro 7 giorni da un'apertura.

11. Prenotazioni via WhatsApp

11.1 I Locali con un piano che include WhatsApp possono accogliere prenotazioni tramite un numero WhatsApp condiviso di Deskadora, raggiunto mediante un link o un codice QR che riporta l'identificativo della pagina del Locale.

11.2 La modalità Flow (predefinita) mostra all'Ospite un modulo di prenotazione all'interno di WhatsApp. Non viene utilizzato alcun modello di IA.

11.3 La modalità chat consente all'Ospite di scrivere liberamente. Un modello di IA riceve il testo libero dell'Ospite e gli ultimi 20 scambi della conversazione, le ultime 4 cifre del numero WhatsApp dell'Ospite e i risultati degli strumenti di prenotazione. Non riceve il numero di telefono completo né alcun dato della carta. L'assistente si presenta come assistente IA. Le prenotazioni in chat non prevedono un deposito a garanzia.

11.4 Un Locale può collegare il proprio numero WhatsApp tramite la registrazione integrata del fornitore di messaggistica WhatsApp Business, compresa la coesistenza con l'app WhatsApp Business. In coesistenza, i messaggi che il Locale invia dal proprio telefono non sono conservati dal Gestore. Il token di accesso e le chiavi del Locale sono conservati in forma cifrata.

11.5 La Piattaforma invia modelli di messaggi di servizio preapprovati (ad esempio conferma, promemoria, richiesta di deposito a garanzia e cancellazione) nella lingua dell'Ospite. Il Locale non può utilizzare la Piattaforma per inviare contenuti di marketing tramite WhatsApp.

11.6 Il Locale è responsabile dei termini e delle policy del fornitore di messaggistica WhatsApp Business, nonché di disporre di una base giuridica e di qualsiasi adesione richiesta per inviare messaggi a un Ospite. La Piattaforma non interpreta ancora parole chiave di disiscrizione come STOP.

11.7 Un Locale può scollegare WhatsApp dalla Piattaforma. Lo scollegamento rimuove i token di accesso WhatsApp del Locale e interrompe la messaggistica tramite tale numero.

11.8 Il fornitore di messaggistica WhatsApp Business tratta i messaggi WhatsApp secondo i propri termini e può agire come titolare autonomo del trattamento per i dati del proprio account.

11.9 Il Locale può leggere le proprie conversazioni WhatsApp nella dashboard per 30 giorni; poi sono eliminate.

12. Assistente vocale IA

12.1 Quando un Locale attiva l'assistente vocale, inoltra le chiamate dal proprio numero pubblico a un numero di telefono messo a disposizione dal Gestore. Un assistente IA risponde, può verificare la disponibilità, creare, modificare e cancellare prenotazioni, rispondere a domande sulla base delle informazioni del Locale e trasferire la chiamata al personale.

12.2 All'inizio di ogni chiamata l'assistente dichiara, nella lingua di chi chiama, di essere un assistente IA, che la chiamata viene trascritta per gestire la prenotazione e per ragioni di qualità e che chi chiama può chiedere di parlare con una persona.

12.3 L'articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (il Regolamento sull'intelligenza artificiale) richiede che le persone che interagiscono con un sistema di IA ne siano informate. L'assistente fornisce tale informazione all'inizio di ogni chiamata (clausola 12.2). Il Locale deve inoltre esporre un avviso su ciascuno dei propri canali pubblici in cui pubblica il numero che inoltra all'assistente (ad esempio il proprio sito web, le proprie schede su mappe e motori di ricerca, i propri profili sui social media e il proprio materiale stampato), indicando che le chiamate possono essere gestite da un assistente automatizzato e trascritte. L'Allegato V riporta la frase in 12 lingue. Il Locale deve provvedere a qualsiasi ulteriore avviso che la legge gli richieda in qualità di soggetto che impiega l'assistente.

12.4 La chiamata è trascritta. Le trascrizioni sono conservate per chiamata con numero di chi chiama, ora, esito e prenotazione collegata. La conservazione è indicata nell'Allegato II.

12.5 L'agente vocale non conserva di per sé l'audio delle chiamate. Il fornitore di audio in tempo reale del Gestore conserva tracce, trascrizioni e audio delle chiamate dell'assistente nell'Unione europea (Francoforte) per 30 giorni e li cancella automaticamente. All'inizio di ogni chiamata l'assistente comunica a chi chiama che la chiamata può essere registrata per finalità di qualità e monitoraggio.

12.6 Il Gestore non attiva la registrazione delle chiamate presso il proprio fornitore di telefonia.

12.7 Per una persona che chiama il cui numero corrisponde a un ospite del Locale, l'assistente riceve nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di visite, preferenze alimentari, compleanno e anniversario dell'ospite e fino a tre prenotazioni future, e saluta chi chiama con il nome di battesimo.

12.8 Per una persona riconosciuta l'assistente riceve soltanto il nome, un indirizzo e-mail mascherato, il numero di visite e le prenotazioni future (codice, data, ora, numero di coperti). Non riceve il cognome, l'e-mail completa, i flag alimentari, il compleanno o l'anniversario.

12.9 Chi chiama è identificato dal numero da cui proviene la chiamata. La Piattaforma non verifica ulteriormente l'identità e chi chiama da un numero riconosciuto può modificare una prenotazione futura. Il Locale accetta tale rischio oppure può lasciare disattivato il riconoscimento di chi chiama non inoltrando le chiamate.

12.10 Quando chi chiama chiede di parlare con una persona, l'assistente annuncia il trasferimento e trasferisce la chiamata al numero di trasferimento del Locale. Se non è impostato alcun numero di trasferimento, il trasferimento non è disponibile.

12.11 Le chiamate sono soggette a limiti di frequenza per persona che chiama, per locale e per piattaforma. Una chiamata che non porta a una prenotazione termina dopo 5 minuti.

12.12 I minuti di voce e gli addebiti vocali per prenotazione sono fatturati secondo il Modulo d'Ordine.

13. Connettore MCP del titolare

13.1 I Locali con i piani Pro ed Enterprise possono consentire a un Amministratore del Locale o a un responsabile con l'autorizzazione appropriata di collegare un client di IA di sua scelta (ad esempio Claude o ChatGPT) per leggere i dati dell'account del Locale.

13.2 Il connettore è di sola lettura. Il server accetta soltanto interrogazioni, i token non hanno alcun ambito di scrittura e ogni chiamata è limitata al Locale e alle sedi coperti dal token.

13.3 Gli strumenti relativi a prenotazioni, no-show, transazioni e utilizzo sono disponibili nell'ambito di lettura di base, che può comprendere nomi degli ospiti e note di prenotazione. Gli strumenti per elenchi e profili degli ospiti richiedono un ambito ospiti aggiuntivo selezionato da chi autorizza, mentre i dati di contatto richiedono un ulteriore ambito.

13.4 I token di accesso durano 1 ora e i token di rinnovo 30 giorni. Se un Locale perde il proprio piano o l'utente perde l'autorizzazione, l'accesso può continuare fino alla scadenza del token in corso.

13.5 Il client di IA e il suo fornitore sono un servizio proprio del Locale. Non sono sub-responsabili del trattamento del Gestore. Il Locale è responsabile dei termini del client di IA, di ciò che questo fa con i dati che legge e di decidere quali utenti possano collegarlo.

14. App per il personale e notifiche push

14.1 Il Gestore mette a disposizione un'app per il personale per iOS e Android. Essa mostra al personale autorizzato nomi degli ospiti, note, prenotazioni e tavoli.

14.2 L'app invia notifiche push per prenotazioni nuove, in sospeso, cancellate e no-show e per gli arrivi degli ospiti. Le notifiche contengono il nome dell'ospite, la data, l'ora e il numero di coperti e sono recapitate tramite fornitori di notifiche push, compreso il servizio push del produttore del dispositivo. Possono essere visibili su una schermata bloccata.

14.3 Il Locale decide quali membri del personale installano l'app e deve imporre al personale di proteggere i propri dispositivi, ad esempio con un blocco dello schermo.

15. Pagine pubbliche dei locali e visibilità nella ricerca basata su IA

15.1 La Piattaforma pubblica una pagina pubblica per ciascuna sede abilitata con un identificativo di pagina. Essa mostra il nome del Locale, l'indirizzo, gli orari, il menu con prezzi e informazioni sugli allergeni, i dati di contatto e un link di prenotazione, in dati strutturati per i motori di ricerca.

15.2 Il Gestore consente ai crawler dei motori di ricerca e dell'IA di leggere le pagine dei locali. L'unico modo per rimuovere una pagina è disattivare la sede.

15.3 Il Locale concede al Gestore una licenza per pubblicare i contenuti del Locale in tali pagine, come previsto dalla clausola 25.3.

16. Integrazioni POS

16.1 Un Locale può collegare un sistema POS supportato (attualmente Zelty e Square). La chiave API del Locale è conservata in forma cifrata.

16.2 Con un POS collegato, la Piattaforma legge gli scontrini chiusi e le righe di dettaglio, li associa agli ospiti e, per Zelty, importa i clienti come schede ospite e rinvia le prenotazioni. Il flag di marketing di un cliente importato viene copiato nel consenso al marketing dell'ospite.

16.3 Il fornitore del POS è un fornitore proprio del Locale. Il Gestore trasmette i dati su istruzione del Locale. Il Locale deve disporre di una base giuridica per l'importazione e per qualsiasi consenso al marketing che copia.

17. Accesso di assistenza e impersonificazione amministrativa

17.1 Il personale del Gestore può aprire l'account di un Locale come suo Amministratore del Locale, a fini di assistenza, soltanto dopo che il Gestore ha inviato via e-mail un codice monouso all'Amministratore del Locale e che questi ha comunicato il codice al Gestore. Il codice scade dopo 10 minuti.

17.2 Una sessione di assistenza dura al massimo 30 minuti.

17.3 Le azioni che modificano i dati durante una sessione di assistenza sono registrate con l'identità del membro del personale del Gestore. Le letture dei dati non sono registrate singolarmente.

17.4 Una sessione di assistenza può compiere tutto ciò che può compiere l'Amministratore del Locale. Il personale del Gestore la utilizza soltanto per la richiesta di assistenza e non deve utilizzarla per altre finalità.

18. Piani e corrispettivi

18.1 Il piano Free non prevede alcun canone di abbonamento. I piani a pagamento, le sedi, i componenti aggiuntivi, i prezzi di utilizzo e le quote di messaggistica sono indicati nel Modulo d'Ordine. Nelle presenti Condizioni non pubblichiamo i prezzi.

18.2 I prezzi di utilizzo per prenotazione (ad esempio per le prenotazioni vocali, WhatsApp e RCS (Rich Communication Services)) sono stabiliti per ciascun Locale nel Modulo d'Ordine e sono addebitati nella valuta del piano del Locale. Un corrispettivo di utilizzo è addebitato soltanto quando la prenotazione raggiunge lo stato di completata. Nessun corrispettivo di utilizzo è addebitato per no-show o cancellazioni.

18.3 Ogni sede richiede una licenza di sede. La prima sede del Locale è inclusa come indicato nel Modulo d'Ordine. Le sedi aggiuntive sono addebitate come indicato nel Modulo d'Ordine.

18.4 I piani includono quote mensili di SMS e WhatsApp come indicato nel Modulo d'Ordine o nella pagina del piano. L'utilizzo eccedente una quota, e qualsiasi credito aggiuntivo, sono addebitati come indicato nel Modulo d'Ordine o nella pagina del piano. Le e-mail di marketing non sono soggette a una quota né a un addebito per l'eccedenza.

18.5 Le prenotazioni vocali sono fatturate per ogni prenotazione completata al prezzo previsto dal piano del Locale; non è previsto alcun addebito al minuto.

18.6 Un Locale può avere un periodo pilota per una durata concordata per iscritto. Durante il periodo pilota il Locale dispone delle funzioni Pro, la voce e WhatsApp possono essere attivati e i corrispettivi di utilizzo non sono addebitati.

18.7 Le fatture e i prezzi dei piani sono in EUR, RON o PLN, come indicato dalla valuta del piano del Locale. Quando un importo viene convertito, il Gestore applica il proprio tasso di cambio giornaliero.

18.8 Possiamo modificare i prezzi con un preavviso di 30 giorni ai sensi della clausola 33. Una modifica di prezzo produce effetti al primo rinnovo successivo all'avviso. Il Locale può recedere senza costi prima che essa produca effetti.

19. Fatturazione e IVA

19.1 I piani a pagamento si rinnovano automaticamente fino alla disdetta. I canoni di abbonamento sono addebitati dal nostro gestore dei pagamenti all'intervallo indicato nel Modulo d'Ordine.

19.2 Gli addebiti di utilizzo sono fatturati mensilmente in via posticipata e riscossi automaticamente con carta tramite il nostro gestore dei pagamenti.

19.3 I prezzi sono al netto dell'IVA. L'IVA è aggiunta quando la legge lo richiede.

19.4 Il Gestore verifica il numero di partita IVA del Locale tramite un servizio di terzi al momento della registrazione e periodicamente. Un numero valido di un altro Stato membro dell'UE può comportare la fatturazione con inversione contabile (reverse charge). Il Locale deve mantenere corretti i propri dati IVA.

19.5 I corrispettivi non sono rimborsabili, salvo che la legge applicabile imponga un rimborso.

19.6 Il Locale è responsabile delle proprie imposte. Il Gestore non calcola né versa le imposte del Locale.

19.7 I passaggi a un piano superiore si applicano immediatamente. I passaggi a un piano inferiore si applicano alla fine del periodo di fatturazione.

19.8 Se un pagamento non va a buon fine, il Gestore lo ritenta secondo il calendario di Stripe e ne informa il Locale. Se il pagamento resta insoluto dopo i nuovi tentativi, il Gestore sposta il Locale al piano Free: i dati del Locale sono conservati e le funzioni a pagamento cessano. Per le altre violazioni delle presenti Condizioni, il Gestore può sospendere le funzioni a pagamento previo avviso ai sensi della clausola 30.

20. Prove, disdetta e passaggio a un piano inferiore

20.1 Un Locale con il piano Free può avviare una prova gratuita di 14 giorni di un piano a pagamento dalla pagina di fatturazione della Piattaforma; non è richiesta alcuna carta.

20.2 Se alla fine della prova è registrata una carta, il piano a pagamento prosegue e la carta viene addebitata; in caso contrario il Locale passa al piano Free. Se il primo pagamento non va a buon fine, riproviamo ai sensi della clausola 19.8 e, se non viene pagato, spostiamo il Locale al piano Free.

20.3 Con il piano Free la Piattaforma non accetta prenotazioni online e alcune funzioni di gestione non sono disponibili; i dati del Locale sono conservati. Finché un abbonamento è insoluto, le modifiche al personale possono essere bloccate fino al pagamento da parte del Locale; gli amministratori possono comunque gestire l'account.

20.4 L'Amministratore del Locale può disdire un piano a pagamento nella Piattaforma. Esso termina alla fine del periodo pagato. I promemoria sono inviati 3 giorni prima e il giorno stesso.

20.5 Quando un abbonamento termina, il Locale passa al piano Free. I suoi dati sono conservati e alcune funzioni non sono disponibili. Nessun dato è cancellato.

21. Depositi a garanzia e pagamenti

21.1 I depositi a garanzia sono elaborati da Stripe. Il Locale deve disporre di un account connesso Stripe che abbia completato la verifica e sia abilitato agli addebiti prima di poter incassare depositi a garanzia.

21.2 I depositi a garanzia sono addebiti diretti (direct charges) sull'account connesso Stripe del Locale. I fondi sono accreditati nel saldo Stripe del Locale.

21.2A Il corrispettivo del Gestore sui depositi a garanzia è stabilito esclusivamente nella clausola 21.5.

21.3 Il Locale è l'esercente responsabile (merchant of record) per i pagamenti dei depositi a garanzia.

21.4 Deskadora non riceve, non detiene né controlla mai i fondi dei depositi a garanzia.

21.5 Per ogni deposito a garanzia addebitato a titolo definitivo (captured), il Gestore addebita al Locale un corrispettivo fisso di elaborazione di 0,50 EUR. Per un deposito a garanzia in altra valuta il corrispettivo è di 2,50 RON, 0,45 GBP, 0,50 CHF, 2,00 PLN, 12,00 CZK, 200 HUF, 5,00 SEK, 4,00 DKK o 6,00 NOK. Per un deposito a garanzia in qualsiasi valuta non elencata, il Gestore non addebita alcun corrispettivo. Il corrispettivo è lo stesso qualunque sia l'importo addebitato e ovunque sia stata emessa la carta, e non è mai superiore all'importo addebitato: quando l'importo addebitato è inferiore al corrispettivo, il corrispettivo è pari all'importo addebitato. Esso si applica a ogni deposito a garanzia addebitato, compreso un deposito a garanzia addebitato all'arrivo dell'Ospite e imputata al conto. È trattenuto come commissione applicativa Stripe (application fee) sull'importo addebitato, al momento dell'addebito. Il Gestore non addebita alcun corrispettivo su un blocco di autorizzazione, su un blocco che viene sbloccato, su un deposito a garanzia che non viene addebitato né su una prenotazione in cui l'Ospite è accomodato e nessun deposito a garanzia viene addebitato.

21.5A Per ogni deposito a garanzia la Piattaforma mostra al Locale, nella prenotazione, l'importo lordo addebitato, la commissione di Stripe, il corrispettivo del Gestore di cui alla clausola 21.5 e l'importo netto che il Locale riceve.

21.5B La commissione propria di Stripe per l'elaborazione della carta su un deposito a garanzia addebitato non è compresa nel corrispettivo di cui alla clausola 21.5. Stripe la addebita separatamente al Locale, sul suo account connesso Stripe, in base all'accordo del Locale con Stripe, e il Gestore non la rimborsa.

21.6 Prima di salvare una carta, l'Ospite visualizza l'importo del deposito a garanzia, il fatto che un blocco viene effettuato 4 giorni prima della visita, nonché le condizioni di cancellazione e di no-show del Locale.

21.7 La Piattaforma effettua il blocco 4 giorni prima della visita e rinnova un blocco che altrimenti decadrebbe prima della visita.

21.8 Quando un addebito non riesce, il fallimento è registrato nei log, ma la Piattaforma non ne informa né il Locale né l'Ospite. Il Locale deve controllare il proprio account Stripe e lo stato del deposito a garanzia nella Piattaforma.

21.9 Quando un Ospite arriva, il deposito a garanzia è imputato al conto per impostazione predefinita oppure rimborsato o sbloccato, secondo quanto il Locale stabilisce nella propria politica di arrivo.

21.10 Il Locale stabilisce la propria politica di cancellazione. L'impostazione predefinita è nessun rimborso. Il Locale può stabilire una finestra di cancellazione gratuita e una percentuale di rimborso parziale.

21.11 La Piattaforma segna automaticamente una prenotazione come no-show dopo un intervallo stabilito dal Locale (15 minuti per impostazione predefinita) e applica la politica del Locale sul deposito a garanzia senza riesame umano. Il personale può successivamente segnare l'Ospite come arrivato.

21.12 La conseguenza di un no-show è limitata al deposito a garanzia. La Piattaforma non addebita una commissione di no-show separata.

21.13 I rimborsi sono emessi dall'account Stripe del Locale. Il Gestore fornisce soltanto l'interfaccia tecnica e il Locale è responsabile delle decisioni sui rimborsi. I tempi dei rimborsi dipendono da Stripe e dall'emittente della carta.

21.14 I chargeback e le contestazioni sui depositi a garanzia sono presentati nei confronti dell'account connesso del Locale. Il Locale deve rispondere tramite Stripe e mantenere un saldo sufficiente a coprirli. Il Gestore non presenta prove né informa il Locale di una contestazione; il Locale deve monitorare le notifiche di Stripe.

21.14A Il Locale rimborsa al Gestore ogni chargeback, importo contestato e commissione di contestazione che il Gestore sostenga nei confronti di Stripe su un deposito a garanzia addebitato dal Locale, anche quando il saldo Stripe del Locale è insufficiente. Il Gestore può reclamare l'importo mediante fattura o mediante compensazione con somme dovute al Locale, previo avviso e con i relativi registri di Stripe a supporto. Tali rimborsi sono recuperi di mero passaggio (pass-through) di debiti che la società di pagamento addebita al Gestore sui depositi a garanzia del Locale. Non costituiscono risarcimento del danno e sono esterni al massimale di cui alla clausola 28.4.

21.15 Il Locale deve rispettare i termini di Stripe, compresa la verifica dell'identità (KYC). Stripe può richiedere ulteriori documenti e una verifica incompleta può limitare depositi a garanzia, pagamenti in uscita (payout) o accessi.

21.16 Stripe è responsabile dei propri servizi, commissioni, policy e decisioni. Il Gestore non è responsabile di interruzioni di Stripe, modifiche delle policy o decisioni sull'account.

21.17 I pagamenti dell'abbonamento dal Locale al Gestore sono addebitati da Stripe sulla carta del Locale.

22. Responsabilità del Locale

22.1 Il Locale deve fornire informazioni esatte sulla propria attività, sugli orari di apertura, sui menu, sui prezzi e sulle policy.

22.2 Il Locale è il titolare del trattamento dei dati personali dei propri Ospiti. Deve disporre di una base giuridica per i dati che raccoglie tramite la Piattaforma e fornire agli Ospiti le informazioni richieste dalla legge.

22.3 Il Locale deve disporre di un valido consenso alle comunicazioni di marketing da parte di un ospite prima di includerlo in una campagna e deve conservare le prove di tale consenso.

22.4 Il Locale deve informare gli Ospiti e le persone che chiamano degli assistenti IA, della trascrizione delle chiamate, della gestione di WhatsApp e delle funzioni automatiche che attiva, come previsto dalla clausola 12.3.

22.5 Le informazioni sugli allergeni sono di responsabilità del Locale. La Piattaforma può suggerire allergeni a partire dagli ingredienti tramite IA e un suggerimento può comparire sul menu pubblico come "Può contenere". Il Locale deve verificare e confermare ogni voce relativa agli allergeni e non deve fare affidamento su un suggerimento.

22.6 Il Locale deve verificare le traduzioni dei propri contenuti effettuate tramite IA. La Piattaforma non le contrassegna agli ospiti come traduzioni automatiche.

22.7 Il Locale deve rispettare le leggi in materia di ospitalità, tutela dei consumatori, fiscalità, lavoro e protezione dei dati che gli sono applicabili. Quando la legge lo richiede, il Locale fornisce agli ospiti i recapiti del proprio mediatore per i consumatori.

22.8 Il Locale è responsabile delle condizioni relative al deposito a garanzia, cancellazione e no-show che stabilisce e deve assicurarsi che siano lecite e mostrate agli Ospiti.

22.9 Il Locale deve gestire i propri account del personale e le relative autorizzazioni, rimuovere l'accesso quando qualcuno lascia l'attività e mantenere in regola il proprio account Stripe.

23. Uso consentito

23.1 Gli utenti non devono tentare di eludere le misure di sicurezza, accedere ad account o dati senza autorizzazione, né interferire con il normale funzionamento della Piattaforma.

23.2 Gli utenti non devono utilizzare la Piattaforma per scopi illeciti, per inviare messaggi non richiesti o ingannevoli, né per raccogliere dati senza una base giuridica.

23.3 Gli utenti non devono utilizzare mezzi automatizzati per estrarre dati dalla Piattaforma al di là delle interfacce che mettiamo a disposizione, né rivendere la Piattaforma senza il nostro accordo.

23.4 Gli Utenti del Personale devono utilizzare la Piattaforma soltanto per le attività del Locale e rispettare i limiti di accesso stabiliti dal loro Amministratore del Locale.

24. Disponibilità

24.1 Puntiamo a una elevata stabilità del servizio e a una disponibilità del 99,5 per cento, escluse le manutenzioni programmate. Tale obiettivo è un obiettivo di servizio, non una garanzia. Il suo mancato raggiungimento non dà diritto a rimborsi, crediti o risarcimenti, salvo diverso accordo scritto.

24.2 Forniamo un preavviso di almeno 48 ore delle manutenzioni programmate quando possibile. Possono verificarsi interruzioni non programmate.

25. Proprietà intellettuale e contenuti del Locale

25.1 Il Gestore e i suoi licenzianti sono titolari della Piattaforma e di tutto ciò che essa contiene. Il Locale ottiene un diritto non esclusivo e non trasferibile di utilizzarla, per la durata del rapporto, per la propria attività.

25.2 Il Locale conserva la titolarità dei propri contenuti: menu, immagini, loghi, descrizioni, dati di prenotazione e informazioni sugli ospiti.

25.3 Il Locale concede al Gestore una licenza mondiale e non esclusiva, per la durata del rapporto, per ospitare, copiare, tradurre e visualizzare i contenuti del Locale al fine di gestire la Piattaforma, compresa la pubblicazione delle pagine del Locale, e per eseguire su di essi le funzioni di IA.

25.4 Il Locale conferma di disporre dei diritti sui contenuti che carica e sulle immagini e sui testi presenti nelle proprie pagine.

25.5 Il Locale può fornirci riscontri (feedback). Possiamo utilizzarli senza corrispettivo né restrizioni.

26. Titolarità dei dati

26.1 Nei rapporti tra le parti, il Locale è titolare dei propri dati. Il Gestore tratta i dati degli Ospiti e i dati dei contenuti del Locale su istruzione del Locale, come previsto dal DPA.

26.2 Il Gestore può utilizzare dati anonimizzati e aggregati per gestire e migliorare la Piattaforma. Non utilizzerà a tal fine dati che identificano un Locale o un Ospite.

26.3 Il Gestore è titolare del trattamento dei propri dati: dati dell'account e di fatturazione, dati di registrazione e di sicurezza, dati della demo e del sito web. L'Informativa sulla privacy li descrive.

27. Riservatezza

27.1 Ciascuna parte deve mantenere riservate le informazioni non pubbliche dell'altra, utilizzarle soltanto ai fini delle presenti Condizioni e proteggerle con ragionevole diligenza.

27.2 Ciò non si applica alle informazioni che sono pubbliche, erano già note o devono essere divulgate per legge o a un'autorità competente.

27.3 L'obbligo continua per 3 anni dopo la cessazione delle Condizioni e finché sono detenuti dati personali.

28. Esclusione di garanzie e responsabilità

28.1 La Piattaforma è fornita "così com'è" ("as is"). Non garantiamo, nella misura consentita dalla legge, che sia priva di errori, sempre disponibile o idonea a uno scopo particolare.

28.2 Nella misura consentita dalla legge, non rispondiamo dei danni indiretti o incidentali, né della perdita di ricavi, profitti o attività.

28.3 Non rispondiamo dei problemi causati da Stripe, dai fornitori di messaggistica e di telefonia, dai fornitori di modelli di IA, dai fornitori di POS o da altri terzi.

28.4 La nostra responsabilità complessiva nei confronti del Locale in relazione alle presenti Condizioni è limitata al maggiore tra (a) i canoni di abbonamento pagati dal Locale nei 12 mesi precedenti la richiesta e (b) 1 000 EUR.

28.5 I limiti di cui alle clausole 28.2 e 28.4 non si applicano alla responsabilità per: (a) dol (dolo o frode); (b) faute lourde (colpa grave); (c) dommage corporel (lesioni personali); o (d) indennizzi previsti dalla legge. Nulla nelle presenti Condizioni limita la responsabilità che non può essere limitata ai sensi della legge francese.

28.6 Il Locale è l'unico responsabile delle informazioni sugli allergeni, delle informazioni ai consumatori, delle condizioni relative al deposito a garanzia e del consenso al marketing, come previsto dalla clausola 22.

28.7 La responsabilità ai sensi del DPA è disciplinata dalla presente sezione 28. Il massimale di cui alla clausola 28.4 ripartisce i danni tra il Locale e il Gestore. Esso non limita i diritti degli interessati ai sensi dell'articolo 82 del GDPR e non limita alcuna sanzione amministrativa pecuniaria irrogata da un'autorità di controllo.

29. Manleva

29.1 Il Locale manleverà il Gestore da pretese, perdite e costi promossi da terzi, compresi Ospiti e autorità, che derivino dalla violazione delle presenti Condizioni da parte del Locale, dai suoi contenuti, dalla mancanza di base giuridica o di consenso o dalla violazione di diritti altrui.

29.2 Il Gestore deve comunicare tempestivamente al Locale una pretesa, consentire al Locale di gestirla con ragionevole collaborazione e non transigere senza l'accordo del Locale, che non deve essere irragionevolmente negato.

30. Sospensione e risoluzione

30.1 Possiamo sospendere o chiudere un account, previo avviso ove ragionevolmente possibile, se le Condizioni sono violate, se vengono rilevati frode o danno, se il KYC non è completato, se Stripe disabilita l'account connesso o se i corrispettivi sono scaduti.

30.2 Il Locale può chiudere il proprio account in qualsiasi momento nella Piattaforma o scrivendoci. La chiusura dell'account non annulla gli obblighi già sorti.

30.3 Ciascuna parte può risolvere le Condizioni per grave inadempimento dell'altra che non sia sanato entro 30 giorni dall'avviso.

30.4 Le sezioni che per loro natura continuano (comprese da 25 a 29, 32, 36 e il DPA finché i dati sono detenuti) sopravvivono alla cessazione.

31. Scioglimento per inattività

31.1 Consideriamo un Locale inattivo se non vi è stata alcuna attività per 90 giorni. Per attività si intende un accesso alla dashboard partner, un accesso all'app per il personale, la creazione o la modifica di una prenotazione, una prenotazione completata da un ospite (tramite il widget di prenotazione, WhatsApp o l'assistente vocale), una chiamata all'API con le credenziali del Locale, o la creazione o la modifica di un menu o di una voce di menu. Altri eventi non costituiscono attività.

31.2 Inviamo un'e-mail a ogni Amministratore del Locale abilitato dopo 60 giorni e nuovamente dopo 83 giorni di inattività. Dal 60° giorno mostriamo inoltre un banner nella dashboard partner che resta finché l'attività non riprende. Conserviamo i log di consegna di tali e-mail come prova dell'avviso per 5 anni dopo lo scioglimento dell'account (Allegato II, R22).

31.3 Se l'attività non è ripresa entro il 90° giorno, l'account viene sciolto: il suo titolare e il personale sono disattivati, l'account è contrassegnato come cancellato e un'esportazione dei suoi dati viene inviata via e-mail all'Amministratore del Locale.

31.4 I Locali con un periodo pilota attivo e i locali dimostrativi sono esclusi.

31.5 Lo scioglimento disattiva l'accesso e contrassegna l'account come cancellato. Di per sé non cancella i dati.

31.6 Dopo lo scioglimento il Locale dispone di 30 giorni per chiederci di ripristinare l'account e i dati. Durante tale periodo i dati non sono cancellati.

31.7 Trascorso il periodo di tolleranza di 30 giorni, il Gestore cancella i dati del Locale ai sensi del DPA, salvo le registrazioni che deve conservare, e annulla l'eventuale abbonamento allo scioglimento.

31.8 Lo scioglimento è la chiusura di un account aziendale dormiente. Non è una decisione riguardante alcun Ospite.

32. Dati alla cessazione

32.1 All'Amministratore del Locale viene inviata via e-mail un'esportazione dei dati del Locale quando il Locale richiede la cancellazione e allo scioglimento. Si tratta di un file JSON e comprende dati degli ospiti. Il Locale deve conservarlo in modo sicuro.

32.2 Al termine dei servizi il Gestore cancella o restituisce i dati del Locale come previsto dal DPA, a scelta del Locale.

32.3 Quando un Locale chiede la cancellazione dei propri dati, un'unica procedura elimina gli ospiti, le prenotazioni, i dati vocali, gli invii di campagne, i token dei dispositivi, le righe di audit, i menu e i contenuti multimediali, e il Gestore invia via e-mail un rapporto su ciò che è stato cancellato, con i soli conteggi. Una fase che non riesce è segnalata come completata con errori.

32.4 Quando l'account di un Locale viene cancellato, alcuni registri restano come strutture vuote: la riga dell'account (ragione sociale, indirizzo, numero di iscrizione della società, numero di partita IVA, identificativi del gestore dei pagamenti), le sedi, le righe anonimizzate del personale e le prenotazioni di ancoraggio.

32.5 I backup, le versioni dell'archivio di oggetti, i payload delle code e le copie dei fornitori non sono singolarmente indirizzabili e sono rimossi alla loro scadenza.

32.6 I registri finanziari (depositi a garanzia, commissioni di prenotazione, transazioni finanziarie, abbonamenti, fatture, dati di fatturazione, aggregati di utilizzo) sono conservati per 10 anni ai sensi del diritto commerciale francese, in forma ridotta al minimo.

32.7 Trascorso il periodo di 10 anni, i registri finanziari sono cancellati o anonimizzati.

33. Modifiche alle presenti Condizioni

33.1 Possiamo aggiornare le presenti Condizioni. Per gli aggiornamenti minori annunciamo la modifica sulla Piattaforma o via e-mail.

33.2 Per le modifiche che incidono sui diritti o sugli obblighi del Locale, forniamo un preavviso di almeno 30 giorni via e-mail all'Amministratore del Locale prima che la modifica produca effetti.

33.3 Se il Locale non concorda con una modifica sostanziale, può recedere senza costi prima della data di efficacia. Se continua a utilizzare la Piattaforma dopo la data di efficacia, accetta le Condizioni aggiornate.

34. Comunicazioni

34.1 Inviamo le comunicazioni via e-mail a ogni Amministratore del Locale abilitato sull'account. Quando le presenti Condizioni lo prevedono (ad esempio ai sensi della clausola 31), mostriamo inoltre un banner nella dashboard partner. Conserviamo i log di consegna delle comunicazioni. Il Locale deve mantenere aggiornati gli indirizzi e-mail dei propri Amministratori del Locale.

34.2 Il Locale invia le comunicazioni a [email protected] per le questioni di protezione dei dati e all'indirizzo di contatto di cui alla clausola 38 per tutto il resto.

34.3 Una comunicazione inviata via e-mail si considera ricevuta il giorno lavorativo successivo.

35. Cessione e trasferimento del Gestore

35.1 Il Gestore può trasferire le presenti Condizioni, il DPA e i propri diritti e obblighi a un membro del proprio gruppo, compresa Deskadora Europe SRL (Romania), dando al Locale un preavviso scritto di almeno 30 giorni. Il cessionario subentra in ogni riferimento al Gestore.

35.2 Il Locale può risolvere le presenti Condizioni e il DPA senza penali, mediante comunicazione scritta data in qualsiasi momento durante il periodo di 30 giorni di cui alla clausola 35.1 e prima che il trasferimento produca effetti.

35.3 Il Locale non può cedere le presenti Condizioni senza il nostro consenso scritto.

36. Legge applicabile e foro competente

36.1 Le presenti Condizioni sono disciplinate dalla legge francese.

36.2 Prima di avviare un'azione legale, le parti tenteranno in buona fede di risolvere la controversia entro 30 giorni.

36.3 Se la controversia non è risolta, sono esclusivamente competenti i giudici di Parigi, anche dopo un trasferimento ai sensi della clausola 35.

37. Clausola di salvaguardia

37.1 Se una parte delle presenti Condizioni è invalida, le restanti restano in vigore.

37.2 La mancata esecuzione di un diritto non costituisce rinuncia allo stesso.

38. Contatti

38.1 Il Gestore: Deskadora Europe SASU, 60 Rue François 1er, 75008 Paris, France. E-mail: [email protected]. Direttore della pubblicazione: Marius Hîncu, Président. Referente per la privacy: Marius Hîncu, [email protected].

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Allegato D: Accordo sul trattamento dei dati (articolo 28 GDPR)

Il presente DPA costituisce parte delle Condizioni. I termini con l'iniziale maiuscola hanno il significato loro attribuito nelle Condizioni.

D1. Parti e ruoli

D1.1 Il Locale è il titolare del trattamento e il Gestore è il responsabile del trattamento per i dati personali degli Ospiti e per i dati personali contenuti nei contenuti del Locale, che il Gestore tratta per conto del Locale tramite la Piattaforma.

D1.2 Il Gestore è titolare autonomo del trattamento per i dati del proprio account, di fatturazione, di sicurezza, del sito web e della demo, come descritto nell'Informativa sulla privacy. Il presente DPA non si applica a tali dati.

D1.3 Per le funzioni di prodotto ideate e gestite dal Gestore (etichette di sistema, rilevamento di etichette tramite IA, punteggio e briefing), il Locale impartisce al Gestore istruzioni di eseguirle attivandole o lasciandole attive.

D1.4 Ciascuna parte è responsabile della propria conformità alla normativa sulla protezione dei dati.

D2. Oggetto, durata, natura e finalità

D2.1 Oggetto: fornire la Piattaforma al Locale come previsto dalle Condizioni.

D2.2 Durata: per la durata delle Condizioni, fino alla cancellazione o alla restituzione dei dati personali ai sensi della clausola D10.

D2.3 Natura: hosting, archiviazione, recupero, traduzione, etichettatura, notifica, messaggistica, gestione delle chiamate, trascrizione, analisi e cancellazione dei dati personali.

D2.4 Finalità: ricevere e gestire prenotazioni, depositi a garanzia e relazioni con gli ospiti per il Locale, inviare messaggi di prenotazione e (previo consenso) di marketing, rispondere a chiamate e chat per il Locale e fornire al Locale strumenti di gestione.

D3. Categorie di dati e di interessati

D3.1 Interessati: gli Ospiti e le persone che chiamano il Locale, le persone indicate nelle prenotazioni, il personale del Locale e le persone indicate nei menu e nei contenuti del Locale.

D3.2 Categorie di dati: l'Allegato I le elenca per funzione. Comprendono dati identificativi e di contatto, dati di prenotazione e di visita, note e testo libero, preferenze, consenso al marketing, riferimenti di pagamento (non numeri di carta), numeri di telefono e trascrizioni di chiamate e messaggi WhatsApp.

D3.3 Rischio relativo a categorie particolari di dati: le preferenze alimentari, le allergie, le esigenze di accessibilità e le richieste in testo libero possono rivelare lo stato di salute o le convinzioni religiose. Le trascrizioni delle chiamate e i messaggi WhatsApp possono contenere qualsiasi cosa la persona dica o scriva. Il Locale è responsabile della base giuridica per la raccolta di tali dati. Il Gestore li tratta soltanto per far funzionare le funzioni utilizzate dal Locale.

D4. Istruzioni

D4.1 Il Gestore tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del Locale. Le Condizioni, il presente DPA, le impostazioni del Locale nella Piattaforma e il suo utilizzo delle funzioni costituiscono le sue istruzioni.

D4.2 Il Gestore informa il Locale se ritiene che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.

D4.3 Il Gestore può trattare i dati personali quando la legge lo richiede e ne informerà prima il Locale, salvo che la legge lo vieti.

D4.4 Il Gestore non utilizza i dati personali degli Ospiti per addestrare modelli di IA. Le Condizioni commerciali di servizio (Commercial Terms of Service) del fornitore di modelli linguistici (in vigore dal 17 giugno 2025, sezione B) stabiliscono che esso «may not train models on Customer Content from Services»; conserva input e output per 30 giorni in base all'impostazione dell'organizzazione del Gestore (la conservazione zero è stata richiesta e rifiutata). Il fornitore di riconoscimento vocale tratta audio e trascrizioni in memoria, con il proprio Model Improvement Program disattivato (opt-out) a ogni richiesta, e conserva i metadati delle richieste, in base all'accordo sul trattamento dei dati firmato il 6 ottobre 2026. L'Informativa sulla privacy (Privacy Policy) del fornitore di sintesi vocale (ultima revisione 14 giugno 2024, sezione 3) gli consente di utilizzare i contenuti per addestrare e migliorare i propri modelli, a meno che il cliente non eserciti l'opt-out tramite il proprio modulo di controllo dei dati; il 9 ottobre 2026 il Gestore ha disattivato «Contribute to model training» per la propria organizzazione presso tale fornitore, l'unico controllo che il fornitore offre, che copre il testo di input e l'audio di output della sintesi vocale (text-to-speech) e l'audio di input e il testo di output del riconoscimento vocale (speech-to-text); ciò non ha effetto retroattivo. Tale fornitore conserva i dati personali per il tempo richiesto dalla finalità e li cancella entro 180 giorni dalla cessazione; la conservazione zero dei dati non è attivata.

D5. Riservatezza

D5.1 Il Gestore si assicura che le persone da esso autorizzate a trattare i dati siano vincolate alla riservatezza.

D5.2 L'accesso ai dati del Locale è limitato al personale del Gestore che ne ha bisogno. L'accesso di assistenza segue la clausola 17 delle Condizioni.

D6. Sicurezza

D6.1 Il Gestore applica le misure tecniche e organizzative di cui all'Allegato IV.

D7. Sub-responsabili del trattamento

D7.1 Il Locale concede al Gestore un'autorizzazione scritta generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento, alle condizioni di cui alla clausola III.1 dell'Allegato III. Il Gestore notifica le modifiche via e-mail a ogni Amministratore del Locale abilitato.

D7.2 Il Gestore ha un accordo scritto con ciascun sub-responsabile del trattamento che impone obblighi di protezione dei dati non meno tutelanti del presente DPA, e resta responsabile nei confronti del Locale per essi.

D7.3 I fornitori di POS che il Locale collega sono fornitori propri del Locale, non sub-responsabili del trattamento del Gestore. Nemmeno il client di IA che un titolare di Locale collega tramite il connettore MCP è un sub-responsabile del trattamento.

D8. Trasferimenti internazionali

D8.1 I server di produzione, il database e l'archivio delle code si trovano a Parigi, in Francia. L'archivio di file per caricamenti e contenuti multimediali e i backup del database si trovano a Londra, nel Regno Unito. Il trattamento avviene pertanto nell'UE e nel Regno Unito (decisione di adeguatezza) e, presso alcuni fornitori, negli Stati Uniti (clausola D8.3).

D8.2 I trasferimenti dall'UE verso il Regno Unito si basano sulla decisione di adeguatezza per il Regno Unito.

D8.3 Alcuni sub-responsabili del trattamento trattano dati negli Stati Uniti nell'ambito del EU-US Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, come indicato nella pagina dei sub-responsabili: [link to the sub-processors page]. Ciascun sub-responsabile è vincolato dalle proprie condizioni di trattamento dei dati e tale pagina li indica con la data e con le modalità con cui vincolano il Gestore (incorporate nelle condizioni del fornitore, accettate elettronicamente o firmate).

D8.4 Il Gestore informerà il Locale se lo strumento di trasferimento di un sub-responsabile del trattamento cambia.

D8.5 Il fornitore di audio in tempo reale gestisce il progetto che serve i Locali dell'UE nell'Unione europea (Francoforte). Il fornitore di riconoscimento vocale è raggiunto tramite il proprio endpoint UE, ma la sua implementazione non è dedicata, per cui la residenza dei dati nell'UE non è un impegno contrattuale. Il fornitore di sintesi vocale tratta i dati negli Stati Uniti e non offre alcuna impostazione di regione, e il fornitore di modelli linguistici tratta i dati negli Stati Uniti. La pagina dei sub-responsabili mostra la situazione di ciascuno.

D9. Assistenza per le richieste degli interessati

D9.1 Il Gestore mette a disposizione del Locale strumenti per individuare, esportare, rettificare e cancellare i dati di un Ospite e assiste il Locale nel rispondere alle richieste degli interessati su ragionevole richiesta.

D9.2 Un Ospite non dispone di una via di richiesta in autonomia sulla Piattaforma. Le richieste passano attraverso il Locale. Se un Ospite contatta il Gestore, questi lo rinvia al Locale quando riesce a identificarlo.

D9.3 Oggi la procedura di cancellazione dell'ospite, attivata dall'Amministratore del Locale o dal Gestore, rimuove la scheda dell'ospite e i collegamenti, le etichette, le adesioni al marketing e le note sulle prenotazioni, ma non rimuove le note del personale, le richieste tradotte, i dati vocali, i nomi delle sessioni di tavolo, le righe delle recensioni e alcuni collegamenti ai depositi a garanzia.

D9.4 La procedura di cancellazione dell'ospite rimuove anche le note del personale, le richieste tradotte, i dati vocali dell'ospite, i nomi delle sessioni di tavolo, le recensioni, gli invii di campagne, i collegamenti al POS e le righe di audit. Essa informa l'interessato quando è stato fornito un indirizzo e-mail.

D9.5 Dopo la cancellazione restano: i registri finanziari, ridotti al minimo e conservati per 10 anni; l'e-mail nell'elenco di esclusione per disiscrizione, affinché la persona non riceva più messaggi; e le copie nei backup e presso i fornitori che non possono essere individuate singolarmente.

D9.6 La cancellazione presso un Locale non cancella i dati della stessa persona presso un altro Locale, perché ciascun Locale è un titolare del trattamento distinto.

D10. Violazione, restituzione e cancellazione

D10.1 Il Gestore informa il Locale senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione dei dati personali che incide sui dati del Locale, e in ogni caso entro 48 ore, e fornisce le informazioni di cui il Locale ha bisogno per adempiere ai propri obblighi.

D10.2 Il Gestore comunica al Locale la natura della violazione, le categorie e il numero di persone e di registrazioni interessate, le probabili conseguenze e le misure adottate, per quanto noto.

D10.3 Al termine dei servizi il Locale può scegliere tra restituzione e cancellazione. Il Gestore invia via e-mail un'esportazione dei dati del Locale e poi cancella i dati ai sensi della clausola D10.4.

D10.4 La procedura di cancellazione del Locale elimina gli ospiti, le prenotazioni, le chiamate vocali e le trascrizioni, le conversazioni WhatsApp, i dati delle campagne, i token dei dispositivi, le righe di audit, i menu e i contenuti multimediali del Locale e invia un rapporto su ciò che è stato cancellato (solo conteggi).

D10.5 Per lo scioglimento per inattività, il Gestore attende 30 giorni e poi esegue la stessa procedura di cancellazione.

D10.6 I registri finanziari sono conservati per 10 anni, ridotti al minimo, perché la legge lo richiede.

D10.7 Oggi la cancellazione in autonomia di un Locale rende anonimi il personale e la riga dell'account e rimuove alcuni contenuti multimediali, ma non cancella ospiti, prenotazioni o dati vocali.

D10.8 I backup del database scadono 14 giorni dopo la loro creazione (Allegato II, R19); il bucket dei backup non è soggetto a versioning. Il versioning è abilitato sul bucket dei caricamenti e le versioni non correnti sono cancellate dopo 30 giorni, per cui un caricamento cancellato può essere recuperato per 30 giorni e poi è perso. Le copie dei fornitori sono cancellate alla loro scadenza.

D11. Audit

D11.1 Il Gestore mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare la conformità al presente DPA e consente audit, comprese ispezioni, da parte del Locale o di un revisore da questo indicato, con un preavviso di 30 giorni, durante l'orario lavorativo, non più di una volta all'anno, salvo che una violazione o un'autorità lo richieda.

D11.2 Il Locale sostiene il costo di un audit e il revisore deve essere vincolato alla riservatezza.

D11.3 Il Gestore può soddisfare una richiesta di audit fornendo una relazione o una certificazione aggiornata, se copre l'ambito richiesto.

D12. Responsabilità

D12.1 La responsabilità ai sensi del presente DPA segue la sezione 28 delle Condizioni. Come indicato nella clausola 28.7, il massimale ripartisce i danni tra le parti. Esso non limita i diritti degli interessati ai sensi dell'articolo 82 del GDPR né alcuna sanzione amministrativa pecuniaria irrogata da un'autorità di controllo.

D13. Ordine di prevalenza

D13.1 In caso di conflitto tra le Condizioni e il presente DPA in materia di trattamento dei dati personali, prevale il presente DPA.

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Allegato I: Descrizione del trattamento per funzione

Ruoli: il Locale è titolare del trattamento, il Gestore è responsabile del trattamento. I destinatari sono indicati per categoria; i fornitori sono nella pagina dei sub-responsabili. I tag di stato indicano se l'elenco dei campi è valido oggi o dopo una PR indicata.

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Allegato II: Calendario di conservazione

Salvo diversa indicazione, i periodi si riferiscono ai dati personali che il Gestore tratta per il Locale. "Controllato dal Locale" significa che il Locale decide per quanto tempo i dati restano e il Gestore li conserva finché il Locale non li cancella o l'account non viene cancellato.

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Allegato III: Sub-responsabili del trattamento

III.1 Il Locale concede al Gestore un'autorizzazione scritta generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento per fornire la Piattaforma. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili, con il servizio, le categorie di dati, il luogo del trattamento e la garanzia per il trasferimento di ciascuno, è disponibile all'indirizzo [link to the sub-processors page]. Il Gestore dà un preavviso di 30 giorni di qualsiasi aggiunta o sostituzione via e-mail a ogni Amministratore del Locale abilitato e aggiornando la pagina dei sub-responsabili. Il Locale può opporsi entro tale periodo per ragionevoli motivi di protezione dei dati. Se le parti non riescono a risolvere l'opposizione, il rimedio del Locale è risolvere il servizio interessato, e soltanto tale servizio, prima che la modifica produca effetti, senza penali.

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Allegato IV: Misure di sicurezza

S.1 Il traffico tra gli utenti e la Piattaforma è cifrato in transito con TLS.

S.2 I segreti di integrazione sono conservati in forma cifrata con AES-256-GCM: token di accesso WhatsApp, chiavi e PIN dei WhatsApp Flow, chiavi API dei POS e numeri di telefono delle chiamate dimostrative.

S.3 L'accesso ai dati del Locale nella Piattaforma è controllato per ruolo. Le autorizzazioni del Locale limitano ciò che ciascun utente vede.

S.4 I dati di ciascun Locale sono separati mediante regole di tenancy nell'applicazione. Ogni interrogazione è limitata al Locale e alla sede per cui l'utente o il token è autorizzato.

S.5 Gli eventi rilevanti per la sicurezza sono registrati nei log di audit, comprese le sessioni di assistenza, le letture dei dati degli ospiti tramite il connettore MCP con ambiti ospiti e le modifiche effettuate durante l'impersonificazione.

S.6 Limiti di frequenza si applicano all'accesso, alle chiamate di prenotazione pubbliche, alle chiamate vocali, alle chiamate dimostrative e all'uso dell'API.

S.7 Le sessioni di accesso utilizzano token di accesso e token di rinnovo di breve durata. Le sessioni possono essere revocate.

S.8 La protezione anti-bot protegge i moduli di accesso, di registrazione e di contatto.

S.9 I bucket dell'archivio di oggetti per i caricamenti e per i backup del database sono cifrati a riposo con SSE-S3, così come il volume radice del server di produzione, che contiene il database e l'archivio delle code (cifratura EBS con una chiave gestita da AWS).

S.10 I contenuti pubblici (foto dei menu e loghi) sono pubblici per scelta progettuale. I caricamenti privati sono sottratti all'accesso anonimo mediante la policy del bucket per i prefissi floor-plans/, avatars/ e menu-scans/. Il versioning è abilitato sul bucket dei caricamenti (clausola D10.8).

S.11 Il Gestore riesamina regolarmente tali misure e può modificarle se il livello di protezione non viene ridotto.

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Allegato V: Avviso per i canali pubblici del Locale

V.1 Il Locale espone la frase seguente, nelle lingue dei propri ospiti, su ciascun canale pubblico in cui pubblica il numero che inoltra all'assistente vocale (clausola 12.3).

V.2 Il Locale può aggiungere una propria formulazione alla frase, ma non può eliminare le dichiarazioni secondo cui la chiamata può essere gestita da un assistente automatizzato e viene trascritta.