Informativa sulla privacy

In breve. Deskadora fornisce ai ristoranti strumenti di prenotazione, di menu e di messaggistica. Per la maggior parte dei dati personali presenti sulla piattaforma (i dati di prenotazione di un commensale, la chiamata di una persona che telefona, un messaggio WhatsApp a un ristorante) è il ristorante a decidere perché e come i dati vengono utilizzati e noi li trattiamo per suo conto. Per il nostro sito web, le demo, gli account dei ristoranti, la fatturazione e la sicurezza decidiamo noi. Questa pagina indica quale caso si applica, che cosa raccogliamo, quali fornitori di IA vedono quali dati, per quanto tempo li conserviamo e come Lei può esercitare i Suoi diritti.

1. Chi siamo e quali sono i nostri ruoli

1.1 Per "Gestore", "noi" e "Deskadora" si intende Deskadora Europe SASU, 60 Rue François 1er, 75008 Paris, France, SIREN 993 470 319, RCS Paris 993 470 319, capitale sociale di 1 000 EUR, numero di partita IVA FR27993470319, o qualsiasi società alla quale i diritti e gli obblighi del Gestore siano trasferiti ai sensi della clausola 20.

1.2 Siamo titolari del trattamento dei dati personali dei seguenti soggetti: visitatori di deskadora.com; potenziali clienti, comprese le persone che utilizzano il nostro strumento di creazione del ristorante demo o ricevono la nostra chiamata dimostrativa; titolari di account di ristoranti e relativo personale; dati di fatturazione, di emissione delle fatture e fiscali; sicurezza e prevenzione delle frodi; corrispondenza di assistenza; nonché i dati tecnici lato commensale che raccogliamo direttamente sui nostri domini (si veda 1.5).

1.3 Siamo responsabili del trattamento per i dati degli ospiti raccolti dai ristoranti tramite la piattaforma: dati di prenotazione, schede e note sugli ospiti, depositi a garanzia, chiamate all'assistente vocale IA di un ristorante, prenotazioni WhatsApp e messaggi del ristorante ai propri ospiti. Agiamo secondo le istruzioni documentate del ristorante, in base all'accordo sul trattamento dei dati contenuto nelle nostre Condizioni.

1.4 Il ristorante è il titolare del trattamento dei dati dei propri ospiti. Se Lei è un commensale e desidera consultare, rettificare o cancellare i Suoi dati o opporsi al loro utilizzo, contatti prima il ristorante. Può anche scriverci all'indirizzo [email protected] e trasmetteremo la Sua richiesta al ristorante o agiremo su sua istruzione, come spiega la clausola 14.

1.5 Deskadora stessa raccoglie alcuni dati tecnici lato commensale sui propri domini e prodotti: le scelte in materia di consenso alla privacy, gli identificativi di analisi e pubblicitari (solo con il consenso), il monitoraggio degli errori e i conteggi proprietari delle visite ai menu. Ci consideriamo titolari del trattamento di tali dati.

1.6 La presente informativa non riguarda i dati relativi al rapporto di lavoro o alla selezione del personale, disciplinati da informative distinte.

2. Contatti e referente per la privacy

2.1 Contatto per domande e richieste in materia di privacy: Deskadora Europe SASU, 60 Rue François 1er, 75008 Paris, France; [email protected].

2.2 Referente per la privacy: Marius Hîncu, [email protected].

3. Che cosa raccogliamo, per categoria di soggetti

3.1 Visitatori del nostro sito web. Quando Lei visita deskadora.com riceviamo il Suo indirizzo IP, i dati del browser e del dispositivo, le pagine richieste, la Sua lingua e le Sue scelte in materia di cookie. Il nostro fornitore di servizi di sicurezza protegge il sito e la nostra protezione anti-bot controlla i moduli. Con il Suo consenso all'analisi e al marketing riceviamo anche identificativi di analisi e pubblicitari (clausola 7). Se ci scrive tramite un modulo, riceviamo ciò che inserisce.

3.2 Potenziali clienti e utenti della demo. Lo strumento di creazione del ristorante demo (deskadora.com/try) memorizza ciò che Lei inserisce sul Suo ristorante (nome, indirizzo, menu, descrizione) in una bozza che viene cancellata dopo 24 ore, salvo che Lei la rivendichi registrandosi, e invia la descrizione del ristorante al nostro fornitore di IA per la traduzione. Se Lei fornisce il Suo indirizzo e-mail, lo conserviamo come contatto commerciale (lead) e lo trasmettiamo al nostro fornitore di misurazione pubblicitaria solo se Lei ha prestato il consenso al marketing.

3.3 Chiamata dimostrativa. Se Lei richiede una chiamata dimostrativa, raccogliamo il numero di telefono che indica (conservato in forma cifrata, con le ultime quattro cifre, il paese e la lingua), una forma sottoposta ad hashing del Suo indirizzo IP, il Suo user agent, lo stato della chiamata e l'ora in cui ha spuntato la casella del consenso. Un assistente vocale IA chiama quel numero una sola volta per circa due minuti. La chiamata viene trascritta e la trascrizione è conservata insieme alla registrazione della chiamata. L'audio della chiamata è trattato in tempo reale dai nostri fornitori di telefonia e di riconoscimento vocale (clausola 5.10).

3.4 Titolari di account di ristoranti e personale. Raccogliamo nomi, indirizzi e-mail di lavoro, numeri di telefono, ruoli, dati di accesso e di sessione (eventi di sessione con indirizzo IP e user agent, identificativi del dispositivo), token delle notifiche push per l'app del personale e le azioni compiute dal personale nella piattaforma (registri di audit). Nell'app del personale il monitoraggio degli errori funziona senza banner di consenso; esso registra errori, informazioni sul dispositivo e sull'app. Le notifiche push inviate ai dispositivi del personale contengono il nome dell'ospite, la data, l'ora, il numero di coperti e il tavolo, e transitano attraverso i nostri fornitori di notifiche push, compreso il servizio push del produttore del dispositivo per gli iPhone.

3.5 Dati di fatturazione e dati societari. Ragione sociale e indirizzo, numero di partita IVA, indirizzo e-mail di fatturazione, fatture e stato dei pagamenti. I dati di identità e bancari del locale e del suo rappresentante, necessari per l'onboarding, vanno direttamente al nostro gestore dei pagamenti. Verifichiamo il numero di partita IVA di un locale tramite un servizio esterno di verifica IVA e conserviamo solo l'esito. I dati della carta sono inseriti presso il nostro gestore dei pagamenti e non sono conservati da noi.

3.6 Registri di accettazione delle policy. Quando un locale si registra, registriamo la sua accettazione delle Condizioni (compreso l'accordo sul trattamento dei dati) e della presente Informativa sulla privacy: versione, lingua, ora, indirizzo IP, fonte e user agent.

3.7 Ospiti e commensali (quando siamo responsabili del trattamento). Quando un commensale prenota tramite la pagina, il widget, WhatsApp o la linea telefonica di un ristorante, il ristorante riceve e noi conserviamo: nome e cognome, e-mail, numero di telefono, data, ora e numero di coperti; facoltativamente richieste particolari, preferenze alimentari, compleanno e anniversario (solo mese e giorno); le note e le etichette proprie del ristorante; il codice di prenotazione; e lo stato del deposito a garanzia. I dati della carta sono inseriti presso il nostro gestore dei pagamenti. Se il ristorante collega il proprio sistema di punto cassa, da questo possono essere importati anche schede degli ospiti e storico degli ordini.

3.8 Registri di accettazione degli ospiti. Per ogni prenotazione registriamo la spunta dell'ospite sulle Condizioni per gli Ospiti e sulla presente Informativa sulla privacy, le versioni, l'ora e, per le prenotazioni con deposito a garanzia, un'istantanea delle condizioni relative al deposito a garanzia mostrate.

3.9 Visite dei commensali ai menu. Quando un commensale apre la pagina del menu di un ristorante, conteggiamo la visita per le analisi del ristorante: codice QR, ristorante, lingua, tipo di dispositivo, sistema operativo e categoria di browser, paese e città ricavati dalle intestazioni di rete, sito di provenienza (referrer) e un identificativo casuale conservato per la scheda del browser. Non vengono conservati né l'indirizzo IP né lo user agent completo. Tale conteggio non è controllato dal banner dei cookie.

3.10 Persone che chiamano l'assistente IA di un ristorante. Raccogliamo il numero di telefono di chi chiama (dalla rete telefonica, per intero), la voce di chi chiama (trattata in tempo reale come audio e conservata come trascrizione testuale), le risposte dell'assistente, l'esito della chiamata ed eventuali prenotazioni effettuate. Se il numero corrisponde a una scheda ospite presso quel ristorante, carichiamo i dati di tale ospite (si vedano 5.12 e 5.13).

3.11 Utenti WhatsApp. Riceviamo il Suo numero WhatsApp e i messaggi che invia al numero di un ristorante o al nostro numero condiviso, nonché ciò che inserisce in un Flow di prenotazione. I messaggi da e verso il ristorante sono conservati per 30 giorni e poi eliminati; il ristorante può leggerli nella propria dashboard. Lo stato della conversazione è eliminato 24 ore dopo l'ultimo messaggio (clausola 6).

3.12 Connettori del titolare (MCP). Un dipendente di un ristorante con un piano Pro o Enterprise può collegare un assistente IA di sua scelta per leggere i dati del ristorante. Registriamo il collegamento (registrazione del client, token, ambiti concessi) e i dati ad esso restituiti. Con l'ambito di lettura di base il connettore può vedere nomi degli ospiti, numero di visite, note di prenotazione, richieste particolari e note del personale; due ulteriori ambiti facoltativi aggiungono prima i profili degli ospiti e poi i dati di contatto. Registriamo le letture di elenchi, profili e contatti degli ospiti. Il connettore è di sola lettura. Il fornitore di assistente scelto dal titolare è un servizio proprio del titolare e non un nostro sub-responsabile del trattamento.

3.13 Dati provenienti da terzi. Stato dei pagamenti ed esiti delle verifiche di identità dal nostro gestore dei pagamenti; identificativi di messaggistica e stato di consegna dal fornitore di messaggistica WhatsApp Business, dal nostro fornitore di telefonia e messaggistica e dai fornitori di e-mail; esiti della verifica IVA; dati di ospiti e ordini dal fornitore di punto cassa di un ristorante (Zelty o Square) quando il ristorante lo collega; suggerimenti di indirizzi dal nostro fornitore di ricerca di indirizzi e mappe.

4. Finalità, basi giuridiche e conservazione

4.1 La tabella seguente indica, per ciascuna categoria di dati, perché la utilizziamo, la base giuridica e per quanto tempo la conserviamo. Quando siamo responsabili del trattamento, la base giuridica è quella del ristorante e la voce indica ciò che facciamo per suo conto. I numeri "R" rinviano alla tabella di conservazione della clausola 12, che utilizza la numerazione del calendario di conservazione dell'Allegato II delle Condizioni per i Ristoranti (da R23 a R31 sono righe che tale calendario non prevede). L'ultima colonna indica se la riga è valida oggi o dipende da un rilascio.

4.2 Non vendiamo dati personali. Non utilizziamo i dati personali degli ospiti per il nostro marketing.

4.3 Utilizziamo informazioni di utilizzo aggregate e anonimizzate per gestire e migliorare il servizio.

4.4 Dati appartenenti a categorie particolari. Le preferenze alimentari (vegetariano, vegano, senza glutine, halal, kosher, altro), le note su allergie e accessibilità e le richieste particolari in testo libero possono rivelare lo stato di salute o le convinzioni religiose. Una richiesta pronunciata all'assistente vocale può produrre lo stesso effetto. Trattiamo tali dati soltanto sulla base del consenso esplicito dell'ospite (articolo 9, paragrafo 2, lettera a)), prestato in una fase distinta, non preselezionata per l'ospite, nel widget di prenotazione e nel flusso di prenotazione WhatsApp, e mediante conferma verbale in una chiamata, per l'uso del ristorante nel servire l'ospite. Senza tale consenso la richiesta non viene salvata e da essa non viene suggerita alcuna etichetta alimentare. L'ospite può revocare il consenso comunicandolo al ristorante.

4.5 Il modulo di prenotazione invita gli ospiti a inserire informazioni alimentari e di accessibilità sotto la dicitura "Aiutaci a personalizzare la tua esperienza", in una fase che può essere saltata. Tali informazioni vengono salvate soltanto dopo che l'ospite ha prestato il consenso esplicito descritto nella clausola 4.4, in una fase distinta in cui la casella non è preselezionata.

4.6 I nostri strumenti ricavano tali dati anche da ciò che gli ospiti scrivono. Una fase basata su regole compila i flag delle preferenze alimentari (vegano, vegetariano, senza glutine o celiaco, halal, kosher) e, se vuoti, compleanno e anniversario dal testo libero. Una fase di IA classifica il testo libero in etichette fisse, tra cui Allergy, Peanut allergy e Wheelchair, per aiutare il personale. Attualmente non esiste un interruttore per disattivare questa funzione per un singolo ospite. Un ospite può chiedere al ristorante di correggere o rimuovere un'etichetta o una nota.

4.7 Il personale vede queste etichette e questi flag nelle schede degli ospiti. Non li utilizziamo per rifiutare una prenotazione né per modificare un prezzo.

5. Trattamento tramite IA

5.1 Utilizziamo un fornitore di modelli linguistici, negli Stati Uniti, in qualità di responsabile del trattamento per le funzioni di IA descritte di seguito. Le funzioni inviano soltanto i campi elencati. Non impostiamo alcuna regione per le nostre richieste. Il fornitore conserva gli input e gli output delle nostre richieste per 30 giorni in base ai propri termini per il nostro account. Il 2 ottobre 2026 abbiamo richiesto la conservazione zero dei dati e il fornitore ha rifiutato, per cui si applica la conservazione di 30 giorni.

5.2 Suggerimenti di allergeni nei menu. Inviamo il nome del piatto, la descrizione e gli ingredienti. Nessun dato degli ospiti. Gli allergeni suggeriti sono mostrati ai commensali come "può contenere" e gli allergeni confermati come "contiene".

5.3 Traduzione dei menu e dei testi del locale. Inviamo il testo scritto dal ristorante (nomi, descrizioni, ingredienti, descrizione del locale, condizioni del locale). Per le e-mail delle campagne inviamo l'oggetto e il corpo con il segnaposto del nome dell'ospite lasciato non compilato, mai il nome di un ospite. Per lo strumento di creazione del ristorante demo inviamo la descrizione del ristorante da Lei digitata.

5.4 Estrazione dei menu. Quando un ristorante carica un menu come documento, fotografia o testo, inviamo tale documento (come link temporaneo valido per 15 minuti, oppure direttamente) in modo che possano essere create le righe del menu.

5.5 Assegnazione dei tavoli. Inviamo soltanto informazioni sulla sala: nome della sede del ristorante, orario richiesto, occupazione, numero di coperti e durata, tavoli (identificativo, nome, capienza, area, stato), altre prenotazioni in una finestra di tre ore (identificativo, tavolo, numero di coperti, orari, stato) e clienti senza prenotazione. Nessun nome, dato di contatto, nota, etichetta, dato alimentare né punteggio dell'ospite.

5.6 Rilevamento di etichette e traduzione delle richieste particolari. Inviamo le richieste particolari in testo libero dell'ospite e le note del ristorante sulla prenotazione. Tali testi possono contenere un nome o informazioni sulla salute, se l'ospite li ha scritti.

5.7 Briefing del personale sugli ospiti. Per produrre un breve briefing per il personale inviamo: numero di coperti, data, numero di visite, livello fedeltà, ultima visita, compleanno e anniversario (mese e giorno), etichette, preferenze alimentari, note interne e del personale del ristorante, richieste particolari, fino a tre ordini recenti dal punto cassa (articoli e totali) e prenotazioni future. Non includiamo come campi il nome, l'e-mail o il numero di telefono dell'ospite. Le note in testo libero possono contenere qualsiasi cosa il ristorante o l'ospite abbia digitato. I briefing sono memorizzati in cache per 7 giorni.

5.8 Insight giornalieri. Inviamo soltanto dati aggregati.

5.9 Assistente chat WhatsApp. Quando un ristorante ha scelto la modalità chat, per ogni messaggio inviamo: un prompt di sistema con il nome del ristorante, la data, l'ora, la lingua, l'indicazione se esiste un numero di telefono di una persona e le ultime quattro cifre del Suo numero WhatsApp; fino agli ultimi 20 scambi di ciò che Lei ha scritto e di ciò che l'assistente ha risposto (qualsiasi cosa digiti, compresi un nome, un'e-mail o un'allergia); e i risultati dei suoi strumenti (disponibilità, orari, menu, prezzi, allergeni e la Sua prossima prenotazione con data, ora, numero di coperti e codice). Non inviamo il Suo numero di telefono completo né alcun dato della carta. Nella modalità Flow non viene utilizzato alcun modello di IA.

5.10 Assistente vocale: che cosa viene trattato. L'audio di chi chiama va in tempo reale ai nostri fornitori di telefonia e, per la trascrizione, ai nostri fornitori di riconoscimento vocale (compreso un fornitore distinto per il rumeno, ove attivato), mentre il testo delle risposte dell'assistente va ai nostri fornitori di sintesi vocale. Il nostro fornitore di modelli linguistici riceve solo testo: la trascrizione in tempo reale (ciò che Lei dice, alla lettera, per cui possono essere inclusi nomi, indirizzi e-mail dettati e dichiarazioni sulla salute), le risposte dell'assistente, il numero di telefono completo di chi chiama nell'intestazione del prompt di sistema, il nome del ristorante, la data e l'ora, le regole di prenotazione del ristorante ed eventuali testi aggiunti dal ristorante alle istruzioni dell'assistente, nonché i risultati degli strumenti (disponibilità, codice di prenotazione, testo di conferma con data, ora e numero di coperti). Le domande allo strumento di informazioni sul locale vanno al nostro fornitore di modelli linguistici come testo della domanda, insieme agli orari, al menu e alle policy del ristorante.

5.11 Assistente vocale: che cosa non viene trattato. L'assistente non raccoglie dati della carta. Nelle richieste al modello linguistico non impostiamo alcun identificativo che La riguardi.

5.12 Assistente vocale: persone riconosciute, oggi. Se il Suo numero corrisponde a una scheda ospite presso quel ristorante, il prompt del modello linguistico include il Suo nome e cognome, il Suo indirizzo e-mail per intero, il numero delle Sue visite, le Sue preferenze alimentari e le Sue prenotazioni future (codice, data, ora, numero di coperti).

5.13 Assistente vocale: persone riconosciute, dopo la modifica. Per le persone riconosciute il modello riceve soltanto il nome, una forma mascherata dell'indirizzo e-mail, il numero di visite e le prenotazioni future (codice, data, ora, numero di coperti). Non riceve il cognome, l'e-mail completa, le informazioni alimentari, il compleanno o l'anniversario. Il numero completo di chi chiama resta nell'intestazione del prompt. L'assistente chiede delle esigenze alimentari a ogni chiamata e utilizza soltanto ciò che dice la persona che chiama.

5.14 Decisioni automatizzate riguardanti gli ospiti. Il punteggio dell'ospite e l'assegnazione dei tavoli sono strumenti per il personale e non producono effetti giuridici o effetti analogamente significativi: il punteggio è una visualizzazione per il personale basata sui conteggi propri di quel ristorante relativi a prenotazioni, no-show e cancellazioni e non incide su alcuna prenotazione, deposito a garanzia o accettazione; l'assegnazione dei tavoli si limita a scegliere dove si siede un gruppo, senza utilizzare l'identità degli ospiti. Un processo basato su regole applica invece automaticamente la regola sul deposito a garanzia propria di un ristorante: trascorso il tempo configurato dal ristorante dopo l'inizio della prenotazione (15 minuti per impostazione predefinita), il sistema segna come no-show l'ospite non arrivato e, se la regola del ristorante lo prevede, addebita il deposito a garanzia senza previo riesame da parte di una persona. Si tratta di una decisione automatizzata che può avere un effetto analogamente significativo sull'ospite. Essa è necessaria per il contratto di prenotazione tra l'ospite e il ristorante (articolo 22, paragrafo 2, lettera a)), in base alle condizioni relative al deposito a garanzia accettate dall'ospite al momento della prenotazione. L'ospite dispone delle garanzie di cui all'articolo 22, paragrafo 3: il diritto a un riesame umano da parte del ristorante, il diritto di esprimere la propria opinione e il diritto di contestare la decisione, contattando il ristorante oppure [email protected], che trasmette la richiesta al ristorante.

5.15 Allergeni suggeriti dall'IA. Gli allergeni suggeriti dall'IA hanno valore indicativo. Possono essere errati o incompleti. Segnali sempre la Sua allergia al ristorante e confermi con il personale prima di ordinare.

5.16 Informazione sull'uso dell'IA in chat. L'assistente WhatsApp dichiara all'inizio della conversazione di essere l'assistente IA del ristorante.

5.17 Informazione sull'uso dell'IA nelle chiamate. All'inizio di ogni chiamata l'assistente dichiara, nella lingua di chi chiama, di essere un assistente IA, che la chiamata viene trascritta per gestire la prenotazione e per ragioni di qualità, che la chiamata può essere registrata per finalità di qualità e monitoraggio e che chi chiama può chiedere di parlare con una persona.

5.18 Registrazione. Le chiamate sono trascritte in tempo reale. Deskadora e il nostro fornitore di telefonia non conservano l'audio; il nostro fornitore di audio in tempo reale conserva tracce, trascrizioni e audio delle chiamate dell'assistente per 30 giorni, come indicato nella clausola 5.19. Conserviamo una trascrizione testuale (clausola 12, righe R2, R3, R6-R8).

5.19 Impostazioni di registrazione presso i fornitori di telefonia e di audio in tempo reale. I numeri del nostro fornitore di telefonia sono impostati in modo da non registrare le chiamate. Il nostro fornitore di audio in tempo reale ha attivato l'osservabilità degli agenti per il progetto che serve i locali dell'UE, vincolato all'Unione europea (Francoforte): tracce, trascrizioni e audio delle chiamate dell'assistente vi sono conservati per 30 giorni con ogni piano e cancellati automaticamente. L'oscuramento dei dati personali (nome, dati di contatto, dati demografici, credenziali, dati di rete, dati finanziari, posizione e identificativi) si applica alle nuove sessioni dal 9 ottobre 2026, avviene secondo il principio del massimo impegno (best effort) e rileva i dati personali solo in lingua inglese. Le nostre trascrizioni sono conservate per i periodi indicati nella clausola 12 (righe R2 e R3).

5.20 Riconoscimento di chi chiama tramite il numero. L'assistente riconosce chi richiama in base al numero da cui chiama. Un numero può essere condiviso o falsificato e non costituisce prova di identità. Chi conosce il codice di una prenotazione, o chiama dal numero indicato nella prenotazione, può modificare tale prenotazione.

5.21 Trasferimento della chiamata al personale. Se chi chiama chiede di parlare con una persona, l'assistente annuncia il trasferimento e collega la chiamata al numero del ristorante tramite il nostro fornitore di telefonia.

6. WhatsApp

6.1 Due modi per contattare un ristorante. Tramite il numero WhatsApp condiviso di Deskadora (il ristorante è identificato da un link o da un codice QR) oppure, se il ristorante lo ha collegato, tramite il numero proprio del ristorante mediante la registrazione integrata del fornitore di messaggistica WhatsApp Business.

6.2 Modalità Flow (predefinita). Un testo inviato al numero restituisce un modulo di prenotazione (un WhatsApp Flow). Ciò che Lei inserisce (data, numero di coperti, ora, nome, e-mail, note facoltative e adesione facoltativa al marketing) viene scambiato con il nostro server su un canale cifrato. Il numero di telefono proviene dalla Sua identità WhatsApp. Non viene utilizzato alcun modello di IA.

6.3 Modalità chat. Le conversazioni con l'assistente IA sono descritte nella clausola 5.9. Le prenotazioni in chat sono registrate senza deposito a garanzia e senza consenso al marketing.

6.4 Che cosa viene conservato. I messaggi da e verso il ristorante (scambi in modalità chat e invii di Flow, in entrambe le direzioni) sono conservati nel nostro database per 30 giorni e poi eliminati; il ristorante può leggerli nella propria dashboard. Lo stato della conversazione (ciò di cui l'assistente ha bisogno per proseguire, compresi il testo dei messaggi e il Suo numero) è mantenuto in memoria ed eliminato 24 ore dopo l'ultimo messaggio. Il nostro registro di utilizzo conserva il nome del modello di messaggio, la lingua, le ultime quattro cifre del numero del destinatario, il paese, lo stato e il costo. I processi in attesa nella nostra coda di elaborazione possono contenere il testo dei messaggi e numeri di telefono finché processi più recenti non li espellono; non esiste alcun limite di tempo.

6.5 Messaggi di prenotazione. Conferme, promemoria, cancellazioni, avvisi di no-show e link per il deposito a garanzia sono inviati come messaggi di servizio WhatsApp (con SMS o e-mail secondo la configurazione del ristorante) al numero di telefono indicato per la prenotazione. Tali messaggi non sono marketing.

6.6 Interruzione dei messaggi. Non disponiamo ancora di una parola chiave STOP né di un'adesione specifica per WhatsApp. Per interrompere i messaggi di prenotazione via WhatsApp, lo comunichi al ristorante oppure scriva a [email protected].

6.7 Il ruolo del fornitore di messaggistica. Il fornitore di messaggistica WhatsApp Business agisce come nostro responsabile del trattamento per il contenuto dei messaggi e come titolare autonomo del trattamento per i dati del proprio account e di messaggistica, secondo i propri termini.

6.8 Quando un ristorante utilizza il proprio numero, i messaggi che il ristorante invia dal proprio telefono non sono conservati da noi.

6.9 Scollegamento. L'amministratore di un ristorante può scollegare WhatsApp nelle impostazioni. Lo scollegamento rimuove il token di accesso conservato, la chiave del Flow e i dati di registrazione del numero.

7. Cookie e tecnologie analoghe

7.1 La nostra Cookie Policy elenca ciascun cookie ed elemento di archiviazione: https://deskadora.com/en/cookies.

7.2 Chiediamo il Suo consenso separatamente per l'analisi e per il marketing, in un banner. Sul sito web i suoi pulsanti riportano "Accetta tutti", "Rifiuta" e "Impostazioni"; nella dashboard partner e nell'app per gli ospiti riportano "Accetta", "Rifiuta" e "Impostazioni cookie". Gli elementi strettamente necessari (sicurezza, accesso, lingua, scelte di consenso, protezione anti-bot) non richiedono il consenso.

7.3 Prima del Suo consenso non viene caricato nulla per l'analisi o il marketing: il nostro tag di analisi, il servizio di analisi, il pixel pubblicitario e la riproduzione della sessione del browser (limitata agli errori e mascherata, dopo il consenso all'analisi) non vengono caricati, e il tracciamento delle sessioni e delle tracce del monitoraggio degli errori del browser è disattivato finché Lei non presta il consenso. Ciò vale per il sito web, la dashboard del ristorante, l'app per gli ospiti e il widget di prenotazione.

7.4 Può modificare la Sua scelta in qualsiasi momento tramite le impostazioni dei cookie nel piè di pagina. La revoca del consenso impedisce il caricamento di tali strumenti nelle pagine successive. I cookie già memorizzati restano fino alla loro scadenza o finché Lei non li elimina nel Suo browser.

7.5 La Sua scelta è memorizzata in un cookie per ciascun sito separatamente (deskadora.com, partner.deskadora.com e app.deskadora.com), per cui una scelta effettuata su un sito non è visibile agli altri.

7.6 L'app mobile per il personale utilizza il monitoraggio degli errori fin dal primo avvio senza banner di consenso e non utilizza identificativi pubblicitari né SDK di analisi.

7.7 Il conteggio delle visite ai menu (clausola 3.9) e i cookie e i controlli di sicurezza descritti nella Cookie Policy non sono controllati dal banner.

8. Marketing

8.1 I ristoranti inviano marketing esclusivamente via e-mail. Non inviamo marketing via SMS o WhatsApp e i messaggi WhatsApp provenienti dalla piattaforma sono messaggi di servizio relativi alle prenotazioni.

8.2 La campagna di marketing di un ristorante è inviata soltanto agli ospiti che hanno spuntato la casella distinta e non preselezionata del marketing e che risultano pertanto aver accettato di ricevere marketing. Ogni e-mail di campagna indica il motivo per cui Lei la riceve.

8.3 Ogni e-mail di campagna contiene un link di disiscrizione funzionante e un'intestazione di disiscrizione con un solo clic. I link di disiscrizione sono firmati, in modo che nessun altro possa disiscrivere il Suo indirizzo.

8.4 I link di disiscrizione precedenti non firmati, ancora accettati finché l'impostazione non viene modificata, saranno rifiutati una volta modificata.

8.5 La disiscrizione vale per il ristorante che ha inviato l'e-mail. Conserviamo il Suo indirizzo e-mail nell'elenco di esclusione di tale ristorante per poterla rispettare.

8.6 Le e-mail di campagna contengono un pixel di tracciamento delle aperture e link tracciati. Conserviamo conteggi e orari per ciascun messaggio, non il Suo indirizzo IP né il Suo user agent. Tale tracciamento è sempre attivo nelle e-mail di campagna.

8.7 Circa un'ora dopo una visita conclusa, un ospite può ricevere un'e-mail una tantum con un link alla pagina del ristorante su una piattaforma di recensioni, se il ristorante ne ha impostata una. Non si tratta di una campagna di marketing.

8.8 Utilizziamo l'interfaccia di conversione lato server del nostro fornitore di misurazione pubblicitaria e il suo pixel per misurare la nostra pubblicità relativa alle registrazioni dei ristoranti e ai contatti commerciali della demo, e il pixel è attivo nelle pagine di prenotazione dei ristoranti. Non utilizziamo l'interfaccia di conversione per gli ospiti o i destinatari delle campagne.

8.9 I nostri eventi di contatto commerciale da registrazione verso il nostro fornitore di misurazione pubblicitaria (e-mail, telefono, nomi, città, codice postale e paese sottoposti ad hashing, oltre a indirizzo IP, user agent e identificativi del browser) sono inviati soltanto se Lei ha prestato il consenso al marketing nel banner dei cookie.

8.10 L'evento di rinnovo dell'abbonamento verso il nostro fornitore di misurazione pubblicitaria è disattivato per tutti i ristoranti.

9. Destinatari e sub-responsabili del trattamento

9.1 Non vendiamo dati personali. Li condividiamo soltanto con i destinatari indicati nella presente clausola.

9.2 Ci avvaliamo di sub-responsabili del trattamento nelle seguenti categorie: hosting e archiviazione; elaborazione dei pagamenti; telefonia e messaggistica; riconoscimento e sintesi vocale; modelli linguistici; invio di e-mail; notifiche push; analisi e sicurezza (compresa la protezione anti-bot e la misurazione pubblicitaria); ricerca di indirizzi e mappe. Ciascuno è vincolato da un accordo scritto sul trattamento dei dati conforme all'articolo 28 del GDPR e agisce soltanto secondo le nostre istruzioni, salvo che sia titolare autonomo del trattamento per le proprie finalità. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili, con il servizio, le categorie di dati, il luogo del trattamento e la garanzia per il trasferimento di ciascuno, è disponibile all'indirizzo [link to the sub-processors page].

9.3 Ospitati autonomamente da Deskadora sul server di Parigi del nostro fornitore di hosting (non da terzi): MySQL, Redis, Strapi (pagine delle policy, blog) e il relativo Postgres, lo stack di monitoraggio Grafana, Loki e Prometheus (conservazione dei log per 14 giorni). Un database di geolocalizzazione è conservato localmente; nessun dato personale è inviato al suo editore.

9.4 L'assistente IA che il titolare di un ristorante collega tramite il connettore del titolare (ad esempio Claude o ChatGPT) non è un nostro sub-responsabile del trattamento. È un servizio proprio del titolare.

9.5 I dati degli ospiti sono inoltre accessibili al ristorante interessato e al suo personale e, quando il ristorante collega un sistema di punto cassa, al relativo fornitore.

9.6 Comunichiamo inoltre dati personali quando la legge lo impone, ai nostri consulenti professionali soggetti a un obbligo di riservatezza e a un Gestore subentrante ai sensi della clausola 20. Il nostro gestore dei pagamenti agisce inoltre come titolare autonomo del trattamento per la prevenzione delle frodi e gli obblighi normativi.

9.7 Se aggiungiamo o sostituiamo un sub-responsabile del trattamento, aggiorniamo questo elenco. Informiamo inoltre via e-mail ogni Amministratore del Locale abilitato (come definito nelle Condizioni per i Ristoranti) almeno 30 giorni prima che la modifica produca effetti. Un ristorante può opporsi ai sensi dell'accordo sul trattamento dei dati contenuto nelle Condizioni.

10. Trasferimenti internazionali

10.1 Il nostro hosting di produzione (server, database e archivio delle code) si trova a Parigi, in Francia. Il nostro archivio principale di file per caricamenti e contenuti multimediali e i nostri backup del database si trovano nel Regno Unito (Londra). Trattiamo quindi dati nell'UE e nel Regno Unito (decisione di adeguatezza) e alcuni fornitori trattano dati negli Stati Uniti (clausola 10.3).

10.2 I trasferimenti dall'UE verso il Regno Unito si basano sulla decisione di adeguatezza della Commissione europea per il Regno Unito.

10.3 Alcuni fornitori trattano dati negli Stati Uniti nell'ambito del EU-US Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea; l'elenco aggiornato è disponibile all'indirizzo [link to the sub-processors page].

10.4 Per le persone nel Regno Unito, ove si applichi il UK GDPR, ci basiamo sui regolamenti del Regno Unito in materia di adeguatezza relativi all'Unione europea, sull'Estensione del Regno Unito al EU-US Data Privacy Framework (UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework) qualora il fornitore sia certificato, nonché sull'Addendum del Regno Unito o sull'UK International Data Transfer Agreement qualora le condizioni del fornitore ne prevedano uno.

10.5 Può richiedere una copia delle garanzie relative a un determinato trasferimento all'indirizzo [email protected].

11. Sicurezza

11.1 Proteggiamo i dati con controlli di accesso per ruolo, cifratura a livello di campo (AES-256-GCM) per i token WhatsApp, le credenziali del punto cassa e i numeri di telefono delle chiamate dimostrative, TLS per i dati in transito, monitoraggio e registrazione degli eventi di sicurezza, e protezione anti-bot all'accesso e nei moduli.

11.2 Il nostro archivio di file (caricamenti e contenuti multimediali) e i dump del database che conserviamo nell'archivio di oggetti sono cifrati a riposo con SSE-S3, e il volume del nostro server di produzione che contiene il database è cifrato a riposo con la cifratura EBS.

11.3 Un addetto all'assistenza di Deskadora può aprire la dashboard di un ristorante solo dopo che all'amministratore del ristorante è stato inviato per e-mail un codice monouso ed egli ce lo ha comunicato. La sessione dura al massimo 30 minuti. Le azioni che modificano i dati sono registrate. La lettura dei dati in una tale sessione non è registrata.

11.4 L'app mobile per il personale protegge l'accesso con un PIN proprio.

11.5 Nessun metodo di trasmissione o di archiviazione è completamente sicuro. Riesaminiamo regolarmente i nostri controlli.

12. Conservazione

12.1 La tabella indica per quanto tempo conserviamo ciascun tipo di dati. Quando un periodo è "non stabilito", lo indichiamo e conserviamo i dati solo per il tempo necessario alla finalità di cui alla clausola 4.

13. Violazioni dei dati personali

13.1 In caso di violazione dei dati personali, ne accertiamo le cause e la circoscriviamo, la documentiamo, la notifichiamo alla CNIL entro 72 ore quando l'articolo 33 del GDPR lo richiede e informiamo le persone interessate senza ingiustificato ritardo quando sussiste un rischio elevato per loro (articolo 34).

13.2 Quando la violazione riguarda dati di ospiti che trattiamo per conto di un ristorante, informiamo il ristorante senza ingiustificato ritardo affinché possa adempiere ai propri obblighi.

14. I Suoi diritti e come esercitarli

14.1 Lei ha i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse e revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare il trattamento precedente.

14.2 Se Lei è un commensale, contatti prima il ristorante, perché è il ristorante a decidere come i Suoi dati sono utilizzati. Può anche scrivere a [email protected] dall'indirizzo e-mail o dal numero di telefono da Lei utilizzati. Le indicheremo qual è il ristorante e inoltreremo la richiesta, oppure agiremo su istruzione del ristorante.

14.3 Se Lei è titolare o membro del personale di un ristorante, oppure un visitatore o un potenziale cliente, scriva a [email protected]. Tali richieste le decidiamo noi.

14.4 Rispondiamo entro un mese. Se una richiesta è complessa o se le richieste sono numerose, possiamo prorogare il termine di ulteriori due mesi al massimo e Glielo comunicheremo entro il primo mese.

14.5 Possiamo chiederLe di confermare la Sua identità prima di dar seguito a una richiesta.

14.6 La revoca del consenso al marketing è gratuita: utilizzi il link di disiscrizione o le impostazioni dei cookie, oppure ci scriva.

15. Come funziona la cancellazione

15.1 Cancelliamo i dati personali su richiesta valida, salvo che la legge ci imponga di conservarli. Ciò che accade dipende da chi presenta la richiesta.

15.2 Un account di ristorante. Quando un ristorante chiude il proprio account, o quando un account inattivo viene eliminato, un'unica procedura di cancellazione elimina le schede ospite del ristorante, i dati personali delle prenotazioni (note, richieste particolari, note del personale), le chiamate vocali e le trascrizioni, i contenuti e gli invii delle campagne, i collegamenti e i dati del punto cassa, i menu e i contenuti multimediali, le voci dei log di audit, i token push, le sessioni dei dispositivi del personale e i contatti commerciali collegati al ristorante, e rende anonimi i registri del personale, delle sedi e del ristorante. Essa scollega WhatsApp e ne rimuove i token, e annulla l'abbonamento.

15.3 Che cosa viene conservato e perché. La procedura conserva, per un massimo di 10 anni, le scritture contabili che la legge richiede: depositi a garanzia, commissioni di prenotazione, transazioni finanziarie, abbonamenti, fatture, dati di fatturazione (ragione sociale, indirizzo, numero di partita IVA) e totali di utilizzo, con i dati personali rimossi o ridotti al minimo. Conserva registri vuoti di struttura (ristorante, sedi, personale e soltanto le prenotazioni cui rinvia un registro conservato) con ragione sociale, indirizzo, numero di iscrizione della società, numero di partita IVA e identificativi del gestore dei pagamenti nel registro del ristorante, affinché le scritture contabili restino coerenti.

15.4 Rapporto. Al termine della cancellazione, il ristorante riceve un'e-mail con un rapporto dei conteggi e uno stato "completata" oppure "completata con errori"; in quest'ultimo caso riproviamo.

15.5 Tempistica. La chiusura in autonomia viene eseguita non appena richiesta.

15.6 I dati di un ospite, oggi. Un ristorante (o noi, su sua istruzione) può cancellare la scheda di un ospite. Ciò elimina la scheda ospite e le sue etichette, cancella il collegamento dell'ospite, le note e le richieste particolari sulle sue prenotazioni, ed elimina il registro della sua adesione al marketing e la fotografia conservata. Non cancella ancora le note del personale, le richieste particolari tradotte, i dati vocali, i nomi delle sessioni di tavolo, le recensioni, gli invii di campagne, i collegamenti al punto cassa né le voci dei log di audit.

15.7 I dati di un ospite, dopo la modifica. La procedura cancella anche tali elementi e, quando la richiesta ci ha fornito un indirizzo e-mail, informa l'interessato quando ha terminato.

15.8 Sul nostro sito non esiste un modulo in autonomia con cui gli ospiti possano richiedere la cancellazione. Gli ospiti si rivolgono al ristorante o scrivono a [email protected].

15.9 Ciò che non possiamo raggiungere. Le copie presenti nei backup del database, nelle versioni dell'archivio di oggetti e nei payload delle code, nonché le copie detenute dai fornitori presso i nostri fornitori di pagamento, telefonia e messaggistica, riconoscimento vocale, modelli linguistici, analisi e sicurezza, non sono rimosse dalla nostra procedura. Esse scadono secondo le nostre regole di backup e di coda e secondo la conservazione propria di ciascun fornitore.

16. Decisioni automatizzate

16.1 Non adottiamo alcuna decisione riguardante gli ospiti che produca effetti giuridici o analogamente significativi sulla base di profilazione o di IA, fatta eccezione per l'addebito automatico del deposito a garanzia in caso di no-show descritto nella clausola 5.14. La garanzia di cui all'articolo 22, paragrafo 3, per tale decisione è la seguente: l'ospite può scrivere a [email protected], una persona riesamina la decisione e rispondiamo entro un mese.

16.2 Cambio di piano dopo la cancellazione. Quando l'abbonamento di un ristorante viene annullato e non esiste un abbonamento sostitutivo, l'account passa automaticamente al piano Free. I dati sono conservati e l'accesso alle funzioni a pagamento è limitato.

16.3 Inattività. Se un account di ristorante non mostra alcuna attività per 60 giorni, avvisiamo via e-mail ogni amministratore abilitato e mostriamo un banner nella dashboard partner, e inviamo un'altra e-mail all'83° giorno, sette giorni prima dello scioglimento. Al 90° giorno l'account viene sciolto: è disattivato e se ne invia un'esportazione via e-mail. Per attività si intendono accessi alla dashboard, accessi all'app del personale, modifiche alle prenotazioni, prenotazioni di ospiti completate (widget, WhatsApp, voce), chiamate API e modifiche ai menu. Gli account pilota e demo sono esclusi. Conserviamo i log di consegna di tali e-mail come prova dell'avviso per 5 anni dopo lo scioglimento dell'account.

16.4 Dopo lo scioglimento l'abbonamento è annullato e, dopo un periodo di tolleranza di 30 giorni, i dati dell'account sono cancellati come previsto dalla clausola 15.

16.5 Oggi lo scioglimento disattiva l'account e conserva tutti i dati.

16.6 Lei può chiedere il riesame umano di qualsiasi di tali decisioni, esporre il Suo punto di vista e contestarle all'indirizzo [email protected].

17. Minori

17.1 I nostri servizi sono strumenti professionali per persone di età pari o superiore a 18 anni, come previsto dalle nostre Condizioni. Gli ospiti che prenotano un tavolo devono avere almeno 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di persone di età inferiore a 18 anni e li cancelleremo se veniamo a conoscenza di averlo fatto.

18. Autorità di controllo

18.1 Lei può presentare reclamo alla CNIL (Francia), la nostra autorità di controllo capofila: https://www.cnil.fr.

18.2 Se risiede nel Regno Unito, può presentare reclamo all'ICO: https://ico.org.uk. In caso contrario, può presentare reclamo all'autorità di controllo del Suo Paese (per la Francia, la CNIL, che è anche la nostra autorità capofila).

18.3 Se il Gestore viene trasferito a Deskadora Europe SRL (Romania), l'autorità di controllo capofila diventa la ANSPDCP rumena (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal) e la indicheremo qui a partire dalla data del trasferimento.

19. Modifiche alla presente informativa

19.1 Pubblichiamo ogni versione con il suo numero di versione e la data di entrata in vigore.

19.2 In caso di modifiche sostanziali inviamo un'e-mail agli amministratori di ciascun ristorante prima che la modifica produca effetti, almeno 30 giorni prima. I commensali, i responsabili e i dipendenti sono informati tramite l'avviso su questa pagina.

19.3 L'e-mail è attivata dalla pubblicazione della modifica nel nostro sistema di gestione delle policy, dapprima in inglese.

19.4 Quando un ristorante si registra, la sua accettazione viene registrata (clausola 3.6). Ai ristoranti esistenti può essere chiesto di accettare una nuova versione nella dashboard.

20. Cessione del Gestore

20.1 Possiamo cedere i nostri diritti e obblighi derivanti dalla presente informativa e dalle Condizioni, anche in qualità di titolare e di responsabile del trattamento, a un'altra società, in particolare a Deskadora Europe SRL (Romania).

20.2 Informeremo i ristoranti mediante e-mail ai loro amministratori e su questa pagina prima che la cessione produca effetti.

20.3 Dalla data della cessione, "Gestore", "noi" e "Deskadora" nella presente informativa indicano il cessionario, i recapiti e gli identificativi societari di cui alle clausole 1 e 2 sono sostituiti dai suoi dati, e gli accordi con i sub-responsabili del trattamento e le garanzie per i trasferimenti continuano ad applicarsi. I Suoi diritti restano impregiudicati.