1. Definities en de Exploitant

1.1 "Exploitant" betekent Deskadora Europe SASU, een Franse vereenvoudigde naamloze vennootschap (société par actions simplifiée) met één aandeelhouder, statutaire zetel 60 Rue François 1er, 75008 Paris, Frankrijk, SIREN 993 470 319, ingeschreven bij de RCS Paris 993 470 319, maatschappelijk kapitaal 1 000 EUR, btw-nummer FR27993470319, of elke entiteit aan wie de Exploitant deze Voorwaarden overdraagt op grond van clausule 35.

1.2 "Wij", "ons" en "Deskadora" betekenen de Exploitant. Elke verwijzing in deze Voorwaarden, de DPA en elk Bestelformulier naar de contracterende entiteit betekent de Exploitant op dat moment.

1.3 "Locatie" betekent het restaurant of de horecaonderneming die een account aanmaakt of een Bestelformulier ondertekent. "Locatiebeheerder" betekent een persoon die de Locatie machtigt om haar account te beheren. "Personeelsgebruiker" betekent elke andere persoon die de Locatie machtigt om het platform te gebruiken. "Gast" betekent een restaurantbezoeker of beller die bij een Locatie reserveert of informeert.

1.4 "Platform" betekent de websites deskadora.com, partner.deskadora.com en app.deskadora.com, de reserveringswidget, de personeelsapp, de MCP-connector voor eigenaren, de API en de daarmee verband houdende diensten die door de Exploitant worden geëxploiteerd.

1.5 "DPA" betekent de verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) in Bijlage D, met de Bijlagen I tot en met IV. Zij maakt deel uit van deze Voorwaarden.

1.6 "Bestelformulier" betekent het Bestelformulier dat wordt getoond in de factureringsinstellingen van de Locatie (https://partner.deskadora.com/settings/billing), en elke andere abonnementspagina, elk ander bestelformulier of elke door een beheerder toegewezen instelling, waarin het abonnement, de prijzen, de gebruiksprijzen, de tegoeden, de vestigingen en een eventuele pilot van een Locatie zijn vastgelegd.

2. Met wie de overeenkomst wordt gesloten

2.1 Deze Voorwaarden vormen een zakelijke overeenkomst tussen de Exploitant en de Locatie. Het is geen consumentenovereenkomst.

2.2 De Locatie is verantwoordelijk voor haar Locatiebeheerders en Personeelsgebruikers en voor alles wat via haar account wordt gedaan.

2.3 Locatiebeheerders binden de Locatie. Een persoon die deze Voorwaarden namens een Locatie aanvaardt, bevestigt dat hij daartoe bevoegd is.

2.4 Personeelsgebruikers gebruiken het Platform onder het account van de Locatie en de rechten die de Locatie verleent. Zij hebben voor de diensten geen afzonderlijke overeenkomst met de Exploitant, maar moeten clausule 23 naleven.

2.5 Gasten zijn geen partij bij deze Voorwaarden. Hun gebruik van het Platform valt onder afzonderlijke gastvoorwaarden.

3. Account en toelaatbaarheid

3.1 Het Platform is bedoeld voor bedrijven en hun personeel. Gebruikers moeten ten minste 18 jaar oud zijn of meerderjarig volgens het recht van hun land.

3.2 De Locatie moet juiste en actuele gegevens verstrekken, waaronder de juridische naam, het adres, het ondernemingsnummer en het btw-nummer, en moet deze up-to-date houden.

3.3 Het Platform controleert momenteel niet de leeftijd van een gebruiker bij het aanmelden. De Locatie is ervoor verantwoordelijk uitsluitend personen te machtigen die daarvoor in aanmerking komen.

3.4 Elke Locatiebeheerder moet inloggegevens vertrouwelijk houden en ons onverwijld op de hoogte stellen van elk vermoeden van onbevoegde toegang.

4. Aanvaarding en registratie van aanvaarding

4.1 Door bij het aanmelden het aanvaardingsvakje aan te vinken, of door een Bestelformulier te ondertekenen dat naar deze Voorwaarden verwijst, aanvaardt de Locatie deze Voorwaarden, inclusief de DPA, en bevestigt zij het Privacybeleid te hebben gelezen.

4.2 Bij het aanmelden registreert het Platform, voor elk van de Voorwaarden, de DPA en het Privacybeleid: de versie, de taal, het tijdstip, het IP-adres en de bron, en de user agent van de browser. De marketingvoorkeur is een afzonderlijk vakje en is geen voorwaarde om zich aan te melden.

4.3 Wanneer de Exploitant een nieuwe versie publiceert, kan zij bestaande Locaties vragen deze in het Platform opnieuw te aanvaarden.

4.4 Totdat de registratie in clausule 4.2 live is, geschiedt aanvaarding door gebruik van het Platform na het aanmelden en door het voortgezette gebruik door de Locatie.

4.5 De Locatie mag geen functies gebruiken die persoonsgegevens van Gasten verwerken, tenzij zij deze Voorwaarden heeft aanvaard.

5. De diensten

5.1 Het Platform is een software-as-a-service-instrument voor horecagelegenheden. Functies verschillen per abonnement. De functies in de onderdelen 6 tot en met 17 zijn beschikbaar zoals daar beschreven en voor zover het abonnement en de instellingen van de Locatie dit toelaten.

5.2 Wij kunnen functies verbeteren of wijzigen. Wij zullen geen functie verwijderen waarvoor een Locatie heeft betaald zonder ofwel kennisgeving op grond van clausule 33 ofwel een tegoed van de vergoedingen voor de betreffende periode.

5.3 Reserveringen via spraak en WhatsApp vereisen, naast het abonnement, een schakelaar van een beheerder of een actieve pilot.

6. QR-menu (gratis niveau)

6.1 De Locatie kan menu's en QR-codes aanmaken en aan Gasten publiceren. In het Free-abonnement zijn menu-items, categorieën, talen en menu's niet beperkt.

6.2 Elke paginaweergave via een QR-code registreert een anonieme scangebeurtenis: identificatoren van locatie, menu en QR-code, taal, apparaattype, besturingssysteem en browsergroep, land en plaats, verwijzer, een willekeurige sessie-identificator en het tijdstip. Er wordt geen IP-adres of volledige user agent opgeslagen. De Locatie ziet deze statistieken.

6.3 Het Platform kan kunstmatige intelligentie gebruiken om allergenen voor te stellen, menuteksten te vertalen en menu's uit geüploade bestanden te halen. De clausules 22.5 en 22.6 zijn van toepassing.

7. Reserveringen en reserveringswidget

7.1 De Locatie kan reserveringen aannemen via de Gastenapp, de insluitbare reserveringswidget, invoer door personeel, WhatsApp, de spraakassistent en gekoppelde kassasystemen, zoals door de Locatie ingesteld.

7.2 De Locatie configureert haar reserveringsregels, openingstijden, gezelschapsgroottes, meldingskanalen en automatische handelingen. Automatische handelingen omvatten het annuleren van onbetaalde borgen, het afwijzen van openstaande reserveringen, het afdwingen van veiligheidsvensters en het annuleren van wachtlijstvermeldingen na de geschatte wachttijd.

7.3 Reserveringsmeldingen gaan naar Gasten per e-mail, WhatsApp of sms, afhankelijk van het type melding en de instellingen van de Locatie. Een mislukte WhatsApp-bezorging kan terugvallen op sms.

7.4 De reserveringswidget toont de eigen voorwaarden van de Locatie en, vóór betaling, de voorwaarden voor borg, annulering en no-show en de gastvoorwaarden. De Gast vinkt voor elk afzonderlijke vakjes aan.

7.5 Het Platform registreert elke aanvaarding met het tijdstip, de versies, de getoonde borgvoorwaarden en een vingerafdruk van de voorwaarden van de Locatie, en wijst een reservering af waarbij de aanvaarding ontbreekt of verouderd is.

7.6 Bij reserveringen via WhatsApp of per spraak wordt geen aanvaarding van de gastvoorwaarden door de Gast geregistreerd. De Locatie moet haar eigen voorwaarden verstrekken aan Gasten die op die manier reserveren.

7.7 De Exploitant kan na een voltooid bezoek ook elke Gast een e-mail sturen met een link naar de eigen beoordelingspagina van de Locatie, indien de Locatie er een heeft ingesteld.

8. Gasten-CRM en automatisch labelen

8.1 Het Platform houdt per Locatie een gastprofiel bij met contactgegevens, taal, bezoekgeschiedenis, dieetvoorkeuren, notities, labels, marketingvoorkeur, en dag en maand van verjaardag en jubileum indien een Gast deze opgeeft.

8.2 Het Platform past automatisch systeemlabels toe op basis van aantallen en data van bezoeken (bijvoorbeeld Nieuwe gast, Vaste gast, Frequente gast, VIP, Verlopen, Risico, Jarig vandaag).

8.3 Bij elke reservering met bijzondere verzoeken of notities leest het Platform de vrije tekst met regels en met een AI-model om dieetvoorkeuren, data en labels zoals Allergie, Rolstoel en Kinderstoel in te vullen, en om het verzoek te vertalen naar de taal van de Locatie. Hiervoor is er geen schakelaar per Gast of per Locatie.

8.4 Vrije-tekstvelden en dieetvelden kunnen gezondheid of geloofsovertuiging prijsgeven. De Locatie beslist of en op welke rechtsgrond zij deze verzamelt en instrueert de Exploitant deze te verwerken voor de doeleinden in dit onderdeel.

8.5 Personeel kan notities en handmatige labels toevoegen. De Locatie moet notities feitelijk houden en onnodige gevoelige details vermijden.

9. AI-tafelindeling en gastscore

9.1 Het Platform berekent per Locatie een gastscore op basis van de eigen aantallen reserveringen, no-shows, annuleringen en bezoeken van die Locatie. Scores worden nooit over Locaties heen gecombineerd. Personeel ziet de score en een no-showrisicoradar.

9.2 De score heeft geen automatisch effect op de reservering, borg of aanvaarding van een Gast. Het is een intern hulpmiddel voor personeel.

9.3 De Locatie mag de score niet als enige grondslag gebruiken om een reservering te weigeren of een borg te eisen, en moet de Exploitant vooraf informeren indien zij dit van plan is, zodat de partijen de juridische situatie kunnen beoordelen.

9.4 Wanneer een vestiging van een Locatie automatische tafelindeling inschakelt, ontvangt een AI-model uitsluitend de zaalstatus (tafels, capaciteiten, tijden, gezelschapsgroottes en statussen) en geen namen of contactgegevens van Gasten. Bereikt de bovenste suggestie de zekerheidsdrempel van de Locatie, dan wijst het systeem de tafel toe. Anders doet het slechts een suggestie. Het effect op de Gast beperkt zich tot waar hij wordt geplaatst.

9.5 De Locatie is verantwoordelijk voor het controleren van AI-suggesties, briefings en labels voordat zij erop vertrouwt. AI-uitvoer kan onjuist zijn.

10. Marketingcampagnes

10.1 Het Platform verstuurt marketingcampagnes uitsluitend per e-mail. Marketing via sms en WhatsApp wordt niet aangeboden.

10.2 Een campagne wordt uitsluitend verzonden naar gasten wier profiel toestemming voor marketing toont, die niet op de afmeldlijst van de Locatie staan, een geldig e-mailadres hebben en binnen een frequentielimiet van 7 dagen vallen.

10.3 De campagnewizard toont de Locatie hoeveel gasten worden uitgesloten wegens het ontbreken van toestemming voor marketing.

10.4 Elke campagne-e-mail bevat een werkende afmeldlink en de afmeldheader voor afmelden met één klik. Links zijn ondertekend zodat alleen de ontvanger ze kan gebruiken. Oudere niet-ondertekende links blijven geldig totdat de Exploitant de vereiste van de ondertekening inschakelt.

10.5 De Locatie is de afzender en is verantwoordelijk voor de rechtmatige grondslag van elk bericht, waaronder geldige toestemming voor marketing waar vereist, een juiste identiteit van de afzender en het naleven van afmeldingen. De Exploitant levert het instrument.

10.6 Campagne-e-mails registreren per verzending openingen en linkklikken, voor de statistieken van de Locatie en voor het toeschrijven van reserveringen die binnen 7 dagen na een opening zijn gemaakt.

11. WhatsApp-reserveringen

11.1 Locaties met een abonnement dat WhatsApp omvat, kunnen reserveringen aannemen via een gedeeld WhatsApp-nummer van Deskadora, bereikt via een link of QR-code die de paginaidentificator van de Locatie bevat.

11.2 In de Flow-modus (de standaard) toont het Platform de Gast een reserveringsformulier binnen WhatsApp. Er wordt geen AI-model gebruikt.

11.3 In de chatmodus kan de Gast vrij schrijven. Een AI-model ontvangt de vrije tekst van de Gast en de laatste 20 beurten van het gesprek, de laatste 4 cijfers van het WhatsApp-nummer van de Gast en de resultaten van reserveringstools. Het ontvangt niet het volledige telefoonnummer of kaartgegevens. De assistent stelt zich voor als AI-assistent. Bij chatreserveringen wordt geen borg gevraagd.

11.4 Een Locatie kan haar eigen WhatsApp-nummer koppelen via de ingebedde aanmelding van de aanbieder van de WhatsApp Business-berichtendienst, inclusief co-existentie met de WhatsApp Business-app. Bij co-existentie worden berichten die de Locatie vanaf haar eigen telefoon verstuurt niet door de Exploitant opgeslagen. Het toegangstoken en de sleutels van de Locatie worden versleuteld opgeslagen.

11.5 Het Platform verstuurt vooraf goedgekeurde sjablonen voor utilityberichten (bijvoorbeeld bevestiging, herinneringen, borgverzoek en annulering) in de taal van de Gast. De Locatie mag het Platform niet gebruiken om marketinginhoud via WhatsApp te versturen.

11.6 De Locatie is verantwoordelijk voor de voorwaarden en het beleid van de aanbieder van de WhatsApp Business-berichtendienst, en voor het hebben van een rechtmatige grondslag en een eventueel vereiste opt-in om een Gast te berichten. Het Platform interpreteert nog geen afmeldtrefwoorden zoals STOP.

11.7 Een Locatie kan WhatsApp van het Platform ontkoppelen. Bij het ontkoppelen worden de WhatsApp-toegangstokens van de Locatie verwijderd en stopt het berichtenverkeer via dat nummer.

11.8 De aanbieder van de WhatsApp Business-berichtendienst verwerkt WhatsApp-berichten op grond van zijn eigen voorwaarden en kan optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen accountgegevens.

11.9 De Locatie kan haar WhatsApp-gesprekken 30 dagen lang lezen in het dashboard; daarna worden ze verwijderd.

12. AI-spraakassistent

12.1 Wanneer een Locatie de spraakassistent inschakelt, stuurt zij gesprekken van haar openbare nummer door naar een telefoonnummer dat door de Exploitant is verstrekt. Een AI-assistent beantwoordt het gesprek, kan de beschikbaarheid controleren, reserveringen aanmaken, wijzigen en annuleren, vragen beantwoorden aan de hand van de informatie van de Locatie en het gesprek doorverbinden naar personeel.

12.2 Aan het begin van elk gesprek zegt de assistent, in de taal van de beller, dat hij een AI-assistent is, dat het gesprek wordt getranscribeerd om de reservering af te handelen en voor kwaliteitsdoeleinden, en dat de beller om een persoon kan vragen.

12.3 Artikel 50 van Verordening (EU) 2024/1689 (de AI-verordening) vereist dat personen die met een AI-systeem communiceren daarvan op de hoogte worden gesteld. De assistent geeft die informatie aan het begin van elk gesprek (clausule 12.2). De Locatie moet daarnaast op elk van haar openbare kanalen waar zij het nummer publiceert dat naar de assistent doorschakelt (bijvoorbeeld haar website, haar vermeldingen op kaarten en in zoekmachines, haar socialemedia-accounts en haar gedrukte materiaal) een kennisgeving tonen waarin staat dat gesprekken kunnen worden beantwoord door een geautomatiseerde assistent en worden getranscribeerd. Bijlage V geeft de zin in 12 talen. De Locatie moet elke verdere kennisgeving die de wet van haar vereist als de partij die de assistent inzet, zelf verzorgen.

12.4 Het gesprek wordt getranscribeerd. Transcripten worden per gesprek opgeslagen met nummer van de beller, tijdstip, afloop en de gekoppelde reservering. De bewaartermijn staat in Bijlage II.

12.5 De spraakagent slaat zelf geen gespreksaudio op. De aanbieder van realtimeaudio van de Exploitant bewaart traces, transcripties en audio van gesprekken met de assistent gedurende 30 dagen in de Europese Unie (Frankfurt) en verwijdert ze automatisch. Aan het begin van elk gesprek zegt de assistent tegen de beller dat het gesprek kan worden opgenomen voor kwaliteits- en toezichtdoeleinden.

12.6 De Exploitant schakelt geen gespreksopname in bij haar aanbieder van telefonie.

12.7 Voor een beller wiens nummer overeenkomt met een gast van de Locatie, ontvangt de assistent de voor- en achternaam, het e-mailadres, het aantal bezoeken, de dieetvoorkeuren, de verjaardag en het jubileum van de gast en maximaal drie aanstaande reserveringen, en begroet hij de beller met de voornaam.

12.8 Voor een herkende beller ontvangt de assistent uitsluitend de voornaam, een gemaskeerd e-mailadres, het aantal bezoeken en aanstaande reserveringen (nummer, datum, tijd, gezelschapsgrootte). Hij ontvangt niet de achternaam, het volledige e-mailadres, dieetvlaggen, verjaardag of jubileum.

12.9 De beller wordt geïdentificeerd aan de hand van het nummer waarvandaan het gesprek komt. Het Platform verifieert de identiteit niet verder, en een beller vanaf een herkend nummer kan een aanstaande reservering wijzigen. De Locatie aanvaardt dat risico of kan de herkenning van bellers uitgeschakeld laten door gesprekken niet door te sturen.

12.10 Vraagt een beller om een persoon, dan kondigt de assistent de doorverbinding aan en verbindt hij het gesprek door naar het doorverbindnummer van de Locatie. Is er geen doorverbindnummer ingesteld, dan is doorverbinden niet beschikbaar.

12.11 Gesprekken zijn begrensd door limieten per beller, locatie en platform. Een gesprek dat niet tot een reservering leidt, eindigt na 5 minuten.

12.12 Spraakminuten en spraakkosten per reservering worden gefactureerd volgens het Bestelformulier.

13. MCP-connector voor eigenaren

13.1 Locaties met het Pro- en het Enterprise-abonnement kunnen een Locatiebeheerder of manager met de juiste rechten een AI-client naar keuze (bijvoorbeeld Claude of ChatGPT) laten koppelen om gegevens uit het account van de Locatie te lezen.

13.2 De connector is alleen-lezen. De server accepteert uitsluitend queries, tokens hebben geen schrijfscope en elke aanroep is beperkt tot de Locatie en de vestigingen die het token dekt.

13.3 Tools voor reserveringen, no-shows, transacties en gebruik zijn beschikbaar onder de basisleesscope, die gastnamen en reserveringsnotities kan omvatten. Tools voor gastenlijsten en profielen vereisen een aanvullende gastscope die de autoriserende persoon selecteert, en voor contactgegevens is een verdere scope nodig.

13.4 Toegangstokens gelden 1 uur en vernieuwingstokens 30 dagen. Verliest een Locatie haar abonnement of verliest de gebruiker zijn rechten, dan kan de toegang doorlopen totdat het huidige token verloopt.

13.5 De AI-client en zijn aanbieder zijn de eigen dienst van de Locatie. Zij zijn geen subverwerkers van de Exploitant. De Locatie is verantwoordelijk voor de voorwaarden van de AI-client, voor wat deze doet met de gegevens die hij leest en voor de beslissing welke gebruikers hem mogen koppelen.

14. Personeelsapp en pushmeldingen

14.1 De Exploitant levert een personeelsapp voor iOS en Android. Zij toont gastnamen, notities, reserveringen en tafels aan bevoegd personeel.

14.2 De app verstuurt pushmeldingen voor nieuwe, openstaande, geannuleerde en no-show-reserveringen en voor aankomsten van gasten. Meldingen bevatten de naam, datum, tijd en gezelschapsgrootte van de gast en worden bezorgd via aanbieders van pushmeldingen, waaronder de pushdienst van de apparaatfabrikant. Zij kunnen zichtbaar zijn op een vergrendeld scherm.

14.3 De Locatie beslist welk personeel de app installeert en moet personeel verplichten hun apparaten te beveiligen, bijvoorbeeld met een schermvergrendeling.

15. Openbare locatiepagina's en zichtbaarheid in AI-zoekopdrachten

15.1 Het Platform publiceert voor elke ingeschakelde vestiging een openbare pagina met een paginaidentificator. Zij toont de naam, het adres, de openingstijden, het menu met prijzen en allergeneninformatie, de contactgegevens en een reserveringslink van de Locatie, in gestructureerde gegevens voor zoekmachines.

15.2 De Exploitant staat toe dat crawlers van zoekmachines en AI de locatiepagina's lezen. De enige manier om een pagina te verwijderen is de vestiging uit te schakelen.

15.3 De Locatie verleent de Exploitant een licentie om de inhoud van de Locatie op deze pagina's te publiceren, zoals uiteengezet in clausule 25.3.

16. Kassakoppelingen

16.1 Een Locatie kan een ondersteund kassasysteem koppelen (momenteel Zelty en Square). De API-sleutel van de Locatie wordt versleuteld opgeslagen.

16.2 Met een gekoppeld kassasysteem leest het Platform gesloten bonnen en bonregels, koppelt het deze aan gasten, importeert het voor Zelty klanten als gastprofielen en stuurt het reserveringen terug. De marketingvlag van een geïmporteerde klant wordt gekopieerd naar de toestemming voor marketing van de gast.

16.3 De aanbieder van het kassasysteem is de eigen leverancier van de Locatie. De Exploitant verzendt gegevens op instructie van de Locatie. De Locatie moet een rechtmatige grondslag hebben voor de import en voor elke toestemming voor marketing die zij kopieert.

17. Toegang voor ondersteuning en beheerdersimitatie

17.1 Personeel van de Exploitant kan het account van een Locatie als haar Locatiebeheerder openen voor ondersteuning, uitsluitend nadat de Exploitant een eenmalige code naar de Locatiebeheerder heeft gemaild en de Locatiebeheerder de code aan de Exploitant doorgeeft. De code verloopt na 10 minuten.

17.2 Een ondersteuningssessie duurt hooguit 30 minuten.

17.3 Handelingen die tijdens een ondersteuningssessie gegevens wijzigen, worden gelogd met de identiteit van het personeelslid van de Exploitant. Het lezen van gegevens wordt niet afzonderlijk gelogd.

17.4 Een ondersteuningssessie kan alles doen wat de Locatiebeheerder kan doen. Personeel van de Exploitant gebruikt haar uitsluitend voor het ondersteuningsverzoek en mag haar niet voor andere doeleinden gebruiken.

18. Abonnementen en vergoedingen

18.1 Het Free-abonnement kent geen abonnementskosten. Betaalde abonnementen, vestigingen, add-ons, gebruiksprijzen en berichtentegoeden staan in het Bestelformulier. Wij publiceren geen prijzen in deze Voorwaarden.

18.2 Gebruiksprijzen per reservering (bijvoorbeeld voor reserveringen via spraak, WhatsApp en RCS (Rich Communication Services)) worden per Locatie vastgesteld in het Bestelformulier en in de abonnementsvaluta van de Locatie in rekening gebracht. Een gebruiksvergoeding wordt pas in rekening gebracht wanneer de reservering de status voltooid bereikt. Voor no-shows of annuleringen wordt geen gebruiksvergoeding in rekening gebracht.

18.3 Elke vestiging heeft een vestigingslicentie nodig. De eerste vestiging van een Locatie is inbegrepen zoals het Bestelformulier vermeldt. Extra vestigingen worden in rekening gebracht zoals het Bestelformulier vermeldt.

18.4 Abonnementen omvatten maandelijkse tegoeden voor sms en WhatsApp zoals het Bestelformulier of de abonnementspagina vermeldt. Gebruik boven een tegoed, en eventuele add-onkredieten, worden in rekening gebracht zoals het Bestelformulier of de abonnementspagina vermeldt. Marketing-e-mails vallen niet onder een tegoed en zijn niet onderworpen aan kosten voor overschrijding.

18.5 Spraakreserveringen worden per afgeronde reservering gefactureerd tegen de prijs in het abonnement van de Locatie; er geldt geen tarief per minuut.

18.6 Een Locatie kan een pilot hebben voor een schriftelijk overeengekomen periode. Tijdens een pilot heeft de Locatie Pro-functies, kunnen spraak en WhatsApp worden ingeschakeld en worden geen gebruiksvergoedingen in rekening gebracht.

18.7 Facturen en abonnementsprijzen luiden in EUR, RON of PLN, zoals de abonnementsvaluta van de Locatie aangeeft. Wordt een bedrag omgerekend, dan hanteert de Exploitant haar dagkoers.

18.8 Wij kunnen prijzen wijzigen met een opzegtermijn van 30 dagen op grond van clausule 33. Een prijswijziging gaat in bij de eerstvolgende verlenging na de kennisgeving. De Locatie kan kosteloos vertrekken voordat de wijziging ingaat.

19. Facturering en btw

19.1 Betaalde abonnementen worden automatisch verlengd totdat zij worden opgezegd. Abonnementskosten worden door onze betalingsverwerker in rekening gebracht met het interval dat het Bestelformulier vermeldt.

19.2 Gebruiksvergoedingen worden maandelijks achteraf gefactureerd en automatisch per kaart geïncasseerd via onze betalingsverwerker.

19.3 Prijzen zijn exclusief btw. Btw wordt toegevoegd waar de wet dat vereist.

19.4 De Exploitant controleert het btw-nummer van de Locatie via een dienst van een derde bij het aanmelden en periodiek. Een geldig nummer uit een andere EU-lidstaat kan leiden tot facturering met verlegging van de btw. De Locatie moet haar btw-gegevens juist houden.

19.5 Vergoedingen zijn niet restitueerbaar, behalve waar toepasselijk recht terugbetaling vereist.

19.6 De Locatie is verantwoordelijk voor haar eigen belastingen. De Exploitant berekent of draagt de belastingen van de Locatie niet af.

19.7 Upgrades gelden onmiddellijk. Downgrades gelden aan het einde van de factureringsperiode.

19.8 Mislukt een betaling, dan probeert de Exploitant haar opnieuw volgens het schema van Stripe en stelt zij de Locatie hiervan op de hoogte. Is de betaling na de nieuwe pogingen nog steeds onbetaald, dan zet de Exploitant de Locatie over op het Free-abonnement: de gegevens van de Locatie blijven bewaard en betaalde functies stoppen. Bij andere schendingen van deze Voorwaarden kan de Exploitant betaalde functies opschorten na kennisgeving op grond van clausule 30.

20. Proefperiodes, opzegging en downgrade

20.1 Een Locatie met het Free-abonnement kan vanaf de factureringspagina van het Platform een gratis proefperiode van 14 dagen van een betaald abonnement starten; er is geen kaart vereist.

20.2 Staat er een kaart op bestand wanneer de proefperiode eindigt, dan gaat het betaalde abonnement door en wordt de kaart belast; anders gaat de Locatie over op het Free-abonnement. Mislukt de eerste betaling, dan proberen wij het opnieuw volgens clausule 19.8 en, als zij niet wordt betaald, zetten wij de Locatie over op het Free-abonnement.

20.3 In het Free-abonnement accepteert het Platform geen online reserveringen en zijn sommige beheerfuncties niet beschikbaar; de gegevens van de Locatie blijven bewaard. Zolang een abonnement onbetaald is, kunnen wijzigingen aan personeel worden geblokkeerd totdat de Locatie betaalt; beheerders kunnen het account nog steeds beheren.

20.4 De Locatiebeheerder kan een betaald abonnement in het Platform opzeggen. Het eindigt aan het einde van de betaalde periode. Er worden herinneringen verstuurd 3 dagen van tevoren en op de dag zelf.

20.5 Wanneer een abonnement eindigt, gaat de Locatie over op het Free-abonnement. De gegevens blijven bewaard en sommige functies zijn niet beschikbaar. Er worden geen gegevens verwijderd.

21. Borgen en betalingen

21.1 Borgen worden verwerkt door Stripe. De Locatie moet een gekoppeld Stripe-account hebben dat de verificatie heeft voltooid en is ingeschakeld voor betalingen voordat zij borgen kan innen.

21.2 Borgen zijn directe betalingen (direct charges) op het gekoppelde Stripe-account van de Locatie. De gelden worden verrekend in het Stripe-saldo van de Locatie.

21.2A De vergoeding van de Exploitant op borgen is uitsluitend vastgelegd in clausule 21.5.

21.3 De Locatie is de merchant of record voor borgbetalingen.

21.4 Deskadora ontvangt, houdt of beheert borggelden nooit.

21.5 Voor elke borg die wordt vastgelegd, brengt de Exploitant de Locatie een vaste verwerkingsvergoeding van 0,50 EUR in rekening. Voor een borg in een andere valuta bedraagt de vergoeding 2,50 RON, 0,45 GBP, 0,50 CHF, 2,00 PLN, 12,00 CZK, 200 HUF, 5,00 SEK, 4,00 DKK of 6,00 NOK. Voor een borg in een valuta die niet is vermeld, brengt de Exploitant geen vergoeding in rekening. De vergoeding is gelijk ongeacht het vastgelegde bedrag en ongeacht waar de kaart is uitgegeven, en is nooit hoger dan het vastgelegde bedrag: wordt er minder dan de vergoeding vastgelegd, dan is de vergoeding het vastgelegde bedrag. Zij geldt voor elke borg die wordt vastgelegd, inclusief een borg die bij aankomst van de Gast wordt vastgelegd en met de rekening wordt verrekend. Zij wordt als Stripe-applicatievergoeding (application fee) op het vastgelegde bedrag ingehouden, op het moment van vastleggen. De Exploitant brengt geen vergoeding in rekening voor een autorisatieblokkade, voor een blokkade die wordt opgeheven, voor een borg die niet wordt vastgelegd, of voor een reservering waarbij de Gast wordt geplaatst en geen borg wordt vastgelegd.

21.5A Voor elke borg toont het Platform de Locatie, bij de reservering, het vastgelegde brutobedrag, de vergoeding van Stripe, de vergoeding van de Exploitant in clausule 21.5 en het nettobedrag dat de Locatie ontvangt.

21.5B De eigen vergoeding van Stripe voor kaartverwerking van een vastgelegde borg maakt geen deel uit van de vergoeding in clausule 21.5. Stripe brengt deze de Locatie afzonderlijk in rekening, op het gekoppelde Stripe-account van de Locatie, op grond van de overeenkomst van de Locatie met Stripe, en de Exploitant vergoedt haar niet.

21.6 Voordat een kaart wordt opgeslagen, ziet de Gast het borgbedrag, dat 4 dagen vóór het bezoek een blokkering wordt geplaatst, en de annulerings- en no-showvoorwaarden van de Locatie.

21.7 Het Platform plaatst de blokkering 4 dagen vóór het bezoek en verlengt een blokkering die anders vóór het bezoek zou verlopen.

21.8 Wanneer het vastleggen mislukt, wordt de mislukking gelogd, maar stelt het Platform de Locatie of de Gast hiervan niet op de hoogte. De Locatie moet haar Stripe-account en de borgstatus in het Platform controleren.

21.9 Wanneer een Gast aankomt, wordt de borg standaard met de rekening verrekend of terugbetaald of vrijgegeven, zoals de Locatie in haar aankomstbeleid instelt.

21.10 De Locatie stelt haar annuleringsbeleid vast. De standaard is geen terugbetaling. De Locatie kan een termijn voor kosteloos annuleren en een percentage voor gedeeltelijke terugbetaling instellen.

21.11 Het Platform markeert een reservering automatisch als no-show na een vertraging die de Locatie instelt (standaard 15 minuten) en past het borgbeleid van de Locatie toe zonder menselijke beoordeling. Personeel kan de Gast later als aangekomen markeren.

21.12 Het gevolg van een no-show is beperkt tot de borg. Het Platform brengt geen afzonderlijke no-showvergoeding in rekening.

21.13 Terugbetalingen worden uitgevoerd vanaf het Stripe-account van de Locatie. De Exploitant levert alleen de technische interface en de Locatie is verantwoordelijk voor besluiten over terugbetalingen. De duur van terugbetalingen hangt af van Stripe en de kaartuitgever.

21.14 Terugboekingen (chargebacks) en geschillen over borgen worden ingediend tegen het gekoppelde account van de Locatie. De Locatie moet via Stripe reageren en voldoende saldo aanhouden om ze te dekken. De Exploitant dient geen bewijs in en stelt de Locatie niet op de hoogte van een geschil; de Locatie moet haar Stripe-meldingen in de gaten houden.

21.14A De Locatie vergoedt de Exploitant elke terugboeking, elk geschilbedrag en elke geschilvergoeding die de Exploitant aan Stripe draagt voor een borg die de Locatie heeft vastgelegd, ook wanneer het Stripe-saldo van de Locatie ontoereikend is. De Exploitant kan het bedrag opeisen per factuur of door verrekening met bedragen die zij de Locatie verschuldigd is, na kennisgeving en met onderliggende Stripe-gegevens. Deze vergoedingen zijn doorberekende terugvorderingen van schulden die de betalingsdienstverlener de Exploitant in rekening brengt voor de borgen van de Locatie. Zij zijn geen schadevergoeding en vallen buiten het maximum in clausule 28.4.

21.15 De Locatie moet de voorwaarden van Stripe naleven, waaronder de identiteitsverificatie (KYC). Stripe kan om meer documenten vragen en onvolledige verificatie kan borgen, uitbetalingen of toegang beperken.

21.16 Stripe is verantwoordelijk voor zijn eigen diensten, vergoedingen, beleid en besluiten. De Exploitant is niet verantwoordelijk voor storingen bij Stripe, beleidswijzigingen of besluiten over accounts.

21.17 Abonnementsbetalingen van de Locatie aan de Exploitant worden door Stripe van de kaart van de Locatie afgeschreven.

22. Verantwoordelijkheden van de Locatie

22.1 De Locatie moet juiste informatie verstrekken over haar bedrijf, openingstijden, menu's, prijzen en beleid.

22.2 De Locatie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar Gasten. Zij moet een rechtmatige grondslag hebben voor de gegevens die zij via het Platform verzamelt en Gasten de informatie geven die de wet vereist.

22.3 De Locatie moet over geldige toestemming beschikken voor marketingcommunicatie aan een gast voordat zij die gast in een campagne opneemt, en moet bewijs van die toestemming bewaren.

22.4 De Locatie moet Gasten en bellers informeren over de AI-assistenten, de transcriptie van gesprekken, de afhandeling via WhatsApp en de automatische functies die zij inschakelt, zoals uiteengezet in clausule 12.3.

22.5 Allergeneninformatie valt onder de verantwoordelijkheid van de Locatie. Het Platform kan met behulp van AI allergenen voorstellen op basis van ingrediënten, en een suggestie kan op het openbare menu verschijnen als "Kan bevatten". De Locatie moet elke allergeenvermelding controleren en bevestigen en mag niet op een suggestie vertrouwen.

22.6 De Locatie moet AI-vertalingen van haar inhoud controleren. Het Platform labelt ze voor gasten niet als machinevertalingen.

22.7 De Locatie moet de wetgeving op het gebied van horeca, consumentenbescherming, belastingen, arbeid en gegevensbescherming naleven die op haar van toepassing is. Waar de wet dat vereist, verstrekt de Locatie haar gegevens van de consumentenbemiddelaar aan gasten.

22.8 De Locatie is verantwoordelijk voor de voorwaarden voor borg, annulering en no-show die zij vaststelt en moet ervoor zorgen dat deze rechtmatig zijn en aan Gasten worden getoond.

22.9 De Locatie moet haar personeelsaccounts en rechten beheren, de toegang intrekken wanneer iemand vertrekt en haar Stripe-account in goede staat houden.

23. Aanvaardbaar gebruik

23.1 Gebruikers mogen niet proberen beveiligingsmaatregelen te omzeilen, zonder toestemming toegang te krijgen tot accounts of gegevens, of de normale werking van het Platform te verstoren.

23.2 Gebruikers mogen het Platform niet gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, om ongevraagde of misleidende berichten te versturen, of om gegevens te verzamelen zonder rechtmatige grondslag.

23.3 Gebruikers mogen geen geautomatiseerde middelen gebruiken om gegevens uit het Platform te halen buiten de interfaces die wij aanbieden, en mogen het Platform niet doorverkopen zonder onze instemming.

23.4 Personeelsgebruikers mogen het Platform uitsluitend gebruiken voor taken van de Locatie en moeten de toegangsbeperkingen respecteren die hun Locatiebeheerder instelt.

24. Beschikbaarheid

24.1 Wij streven naar sterke stabiliteit van de dienst en hanteren als doel een beschikbaarheid van 99,5 procent, exclusief gepland onderhoud. Dit doel is een dienstverleningsdoelstelling, geen garantie. Het niet halen ervan geeft geen recht op terugbetaling, tegoed of compensatie, tenzij schriftelijk is overeengekomen.

24.2 Wij geven, wanneer mogelijk, ten minste 48 uur van tevoren kennis van gepland onderhoud. Ongeplande storingen kunnen zich voordoen.

25. Intellectueel eigendom en inhoud van de Locatie

25.1 De Exploitant en haar licentiegevers zijn eigenaar van het Platform en alles wat daarin zit. De Locatie krijgt gedurende de looptijd een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het voor haar eigen bedrijf te gebruiken.

25.2 De Locatie blijft eigenaar van haar inhoud: menu's, afbeeldingen, logo's, beschrijvingen, reserveringsgegevens en gastinformatie.

25.3 De Locatie verleent de Exploitant een wereldwijde, niet-exclusieve licentie voor de looptijd om de inhoud van de Locatie te hosten, te kopiëren, te vertalen en weer te geven om het Platform te laten functioneren, waaronder het publiceren van locatiepagina's, en om er AI-functies op uit te voeren.

25.4 De Locatie bevestigt dat zij de rechten heeft op de inhoud die zij uploadt en op de afbeeldingen en teksten op haar pagina's.

25.5 De Locatie kan ons feedback geven. Wij mogen deze zonder vergoeding of beperking gebruiken.

26. Eigendom van gegevens

26.1 Tussen de partijen is de Locatie eigenaar van haar gegevens. De Exploitant verwerkt gegevens van Gasten en inhoudsgegevens van de Locatie op instructie van de Locatie zoals uiteengezet in de DPA.

26.2 De Exploitant mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens gebruiken om het Platform te laten functioneren en te verbeteren. Zij zal geen gegevens gebruiken die een Locatie of een Gast identificeren voor dat doel.

26.3 De Exploitant is de verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen gegevens: account- en factureringsgegevens, aanmeld- en beveiligingsgegevens, demo- en websitegegevens. Het Privacybeleid beschrijft deze.

27. Vertrouwelijkheid

27.1 Elke partij moet de niet-openbare informatie van de andere partij vertrouwelijk houden, uitsluitend voor deze Voorwaarden gebruiken en met redelijke zorg beschermen.

27.2 Dit geldt niet voor informatie die openbaar is, reeds bekend was of krachtens de wet of aan een bevoegde autoriteit moet worden bekendgemaakt.

27.3 De verplichting blijft 3 jaar na het einde van de Voorwaarden gelden, en zolang persoonsgegevens worden bewaard.

28. Uitsluiting van garantie en aansprakelijkheid

28.1 Het Platform wordt geleverd "as is". Wij garanderen niet dat het foutloos, altijd beschikbaar of geschikt voor een bepaald doel zal zijn, voor zover de wet dat toestaat.

28.2 Voor zover de wet dat toestaat, zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte of incidentele schade, noch voor gederfde inkomsten, winst of zaken.

28.3 Wij zijn niet aansprakelijk voor problemen veroorzaakt door Stripe, aanbieders van berichten- en telefoniediensten, aanbieders van AI-modellen, leveranciers van kassasystemen of andere derden.

28.4 Onze totale aansprakelijkheid jegens de Locatie in verband met deze Voorwaarden is beperkt tot het hoogste van (a) de abonnementskosten die de Locatie in de 12 maanden vóór de vordering heeft betaald en (b) 1 000 EUR.

28.5 De beperkingen in de clausules 28.2 en 28.4 zijn niet van toepassing op aansprakelijkheid voor: (a) dol (opzet of bedrog); (b) faute lourde (grove schuld); (c) dommage corporel (lichamelijk letsel); of (d) wettelijke schadeloosstellingen. Niets in deze Voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die krachtens Frans recht niet kan worden beperkt.

28.6 De Locatie is als enige verantwoordelijk voor allergeneninformatie, consumenteninformatie, borgvoorwaarden en toestemming voor marketing zoals uiteengezet in clausule 22.

28.7 Aansprakelijkheid onder de DPA wordt beheerst door dit onderdeel 28. Het maximum in clausule 28.4 verdeelt schade tussen de Locatie en de Exploitant. Het beperkt niet de rechten van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG en beperkt geen administratieve boete die door een toezichthoudende autoriteit wordt opgelegd.

29. Vrijwaring

29.1 De Locatie vrijwaart de Exploitant tegen vorderingen, schade en kosten die door derden, waaronder Gasten en autoriteiten, worden ingesteld en voortvloeien uit de schending van deze Voorwaarden door de Locatie, haar inhoud, het ontbreken van een rechtmatige grondslag of toestemming, of haar inbreuk op rechten van anderen.

29.2 De Exploitant moet de Locatie onverwijld in kennis stellen van een vordering, de Locatie die met redelijke medewerking laten afhandelen en niet schikken zonder instemming van de Locatie, die niet op onredelijke gronden mag worden onthouden.

30. Opschorting en beëindiging

30.1 Wij kunnen een account opschorten of sluiten, na kennisgeving waar redelijkerwijs mogelijk, indien de Voorwaarden worden geschonden, fraude of schade wordt vastgesteld, KYC niet wordt voltooid, Stripe het gekoppelde account uitschakelt of vergoedingen achterstallig zijn.

30.2 De Locatie kan haar account op elk moment sluiten in het Platform of door ons te schrijven. Het sluiten van het account doet geen afbreuk aan reeds aangegane verplichtingen.

30.3 Elke partij kan de Voorwaarden beëindigen wegens een wezenlijke tekortkoming van de andere partij die niet binnen 30 dagen na kennisgeving is hersteld.

30.4 Onderdelen die naar hun aard voortduren (waaronder 25 tot en met 29, 32, 36 en de DPA zolang gegevens worden bewaard) blijven na beëindiging van kracht.

31. Opheffing wegens inactiviteit

31.1 Wij beschouwen een Locatie als inactief indien er 90 dagen geen activiteit is geweest. Activiteit betekent een login op het partnerdashboard, een aanmelding in de personeelsapp, het aanmaken of wijzigen van een reservering, een voltooide gastreservering (via de reserveringswidget, WhatsApp of de spraakassistent), een aanroep van de API met de inloggegevens van de Locatie, of het aanmaken of wijzigen van een menu of menu-item. Andere gebeurtenissen zijn geen activiteit.

31.2 Wij e-mailen elke ingeschakelde Locatiebeheerder na 60 dagen en opnieuw na 83 dagen inactiviteit. Vanaf dag 60 tonen wij ook een banner in het partnerdashboard die blijft staan totdat de activiteit hervat. Wij bewaren de bezorglogs van deze e-mails als bewijs van kennisgeving gedurende 5 jaar nadat het account is opgeheven (Bijlage II, R22).

31.3 Is de activiteit op dag 90 niet hervat, dan wordt het account opgeheven: de eigenaar en het personeel worden uitgeschakeld, het account wordt als verwijderd gemarkeerd en een export van de gegevens ervan wordt naar de Locatiebeheerder gemaild.

31.4 Locaties met een actieve pilot en demonstratielocaties zijn uitgezonderd.

31.5 Opheffing schakelt de toegang uit en markeert het account als verwijderd. Zij verwijdert op zichzelf de gegevens niet.

31.6 Na de opheffing heeft de Locatie 30 dagen om ons te verzoeken het account en de gegevens te herstellen. In die tijd worden de gegevens niet verwijderd.

31.7 Na de respijtperiode van 30 dagen verwijdert de Exploitant de gegevens van de Locatie overeenkomstig de DPA, met uitzondering van gegevens die zij moet bewaren, en zegt zij bij de opheffing elk abonnement op.

31.8 Opheffing is het sluiten van een slapend bedrijfsaccount. Het is geen besluit over een Gast.

32. Gegevens bij beëindiging

32.1 Voor de Locatiebeheerder wordt een export van de gegevens van de Locatie gemaild wanneer de Locatie verwijdering verzoekt, en bij opheffing. Het is een JSON-bestand en bevat gastgegevens. De Locatie moet het veilig bewaren.

32.2 Aan het einde van de diensten verwijdert of retourneert de Exploitant de gegevens van de Locatie zoals uiteengezet in de DPA, naar keuze van de Locatie.

32.3 Wanneer een Locatie verzoekt haar gegevens te wissen, verwijdert één routine de gasten, reserveringen, spraakgegevens, campagneverzendingen, apparaattokens, auditregels, menu's en media, en e-mailt de Exploitant een rapport van wat is verwijderd, uitsluitend met aantallen. Een stap die mislukt, wordt gerapporteerd als voltooid met fouten.

32.4 Wanneer het account van een Locatie wordt gewist, blijven sommige records als lege basisrecords (shells) bestaan: de accountregel (juridische naam, adres, bedrijfsnummer, btw-nummer, identificatoren van de betalingsverwerker), vestigingen, geanonimiseerde personeelsregels en verankerde reserveringen.

32.5 Back-ups, versies in objectopslag, wachtrijpayloads en kopieën bij aanbieders zijn niet afzonderlijk adresseerbaar en worden verwijderd naarmate zij verlopen.

32.6 Financiële gegevens (borgen, reserveringskosten, financiële transacties, abonnementen, facturen, factureringsgegevens, gebruiksaggregaten) worden volgens het Franse handelsrecht 10 jaar bewaard, geminimaliseerd.

32.7 Na de termijn van 10 jaar worden financiële gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

33. Wijzigingen in deze Voorwaarden

33.1 Wij kunnen deze Voorwaarden bijwerken. Bij kleine updates kondigen wij de wijziging aan op het Platform of per e-mail.

33.2 Bij wijzigingen die de rechten of verplichtingen van de Locatie raken, geven wij ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail kennis aan de Locatiebeheerder voordat de wijziging ingaat.

33.3 Is de Locatie het niet eens met een wezenlijke wijziging, dan kan zij vóór de ingangsdatum kosteloos vertrekken. Blijft zij het Platform na de ingangsdatum gebruiken, dan aanvaardt zij de bijgewerkte Voorwaarden.

34. Kennisgevingen

34.1 Wij verzenden kennisgevingen per e-mail aan elke ingeschakelde Locatiebeheerder van het account. Waar deze Voorwaarden dat bepalen (bijvoorbeeld op grond van clausule 31) tonen wij ook een banner in het partnerdashboard. Wij bewaren de bezorglogs van kennisgevingen. De Locatie moet de e-mailadressen van haar Locatiebeheerders actueel houden.

34.2 De Locatie verstuurt kennisgevingen naar [email protected] voor kwesties over gegevensbescherming en naar het contactadres in clausule 38 voor al het overige.

34.3 Een per e-mail verzonden kennisgeving wordt geacht te zijn ontvangen op de eerstvolgende werkdag.

35. Overdracht en overgang van de Exploitant

35.1 De Exploitant kan deze Voorwaarden, de DPA en haar rechten en verplichtingen overdragen aan een lid van haar groep, waaronder Deskadora Europe SRL (Roemenië), door de Locatie ten minste 30 dagen van tevoren schriftelijk kennis te geven. De verkrijger neemt elke verwijzing naar de Exploitant over.

35.2 De Locatie kan deze Voorwaarden en de DPA zonder boete beëindigen, door schriftelijke kennisgeving op elk moment gedurende de termijn van 30 dagen in clausule 35.1 en voordat de overdracht van kracht wordt.

35.3 De Locatie mag deze Voorwaarden niet overdragen zonder onze schriftelijke toestemming.

36. Toepasselijk recht en rechtbanken

36.1 Op deze Voorwaarden is Frans recht van toepassing.

36.2 Voordat zij een gerechtelijke procedure beginnen, zullen de partijen te goeder trouw trachten het geschil binnen 30 dagen op te lossen.

36.3 Wordt het geschil niet opgelost, dan zijn de rechtbanken van Parijs exclusief bevoegd, ook na een overdracht op grond van clausule 35.

37. Scheidbaarheid

37.1 Is een deel van deze Voorwaarden ongeldig, dan blijft de rest van kracht.

37.2 Het niet afdwingen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.

38. Contact

38.1 De Exploitant: Deskadora Europe SASU, 60 Rue François 1er, 75008 Paris, Frankrijk. E-mail: [email protected]. Publicatiedirecteur: Marius Hîncu, Président. Privacycontactpersoon: Marius Hîncu, [email protected].

---

Bijlage D: Verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG)

Deze DPA maakt deel uit van de Voorwaarden. Termen met een hoofdletter hebben de betekenis die in de Voorwaarden daaraan wordt gegeven.

D1. Partijen en rollen

D1.1 De Locatie is de verwerkingsverantwoordelijke en de Exploitant is de verwerker voor persoonsgegevens van Gasten en voor de persoonsgegevens in de inhoud van de Locatie, die de Exploitant namens de Locatie via het Platform verwerkt.

D1.2 De Exploitant is een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen accountgegevens, factureringsgegevens, beveiligingsgegevens en website- en demonstratiegegevens, zoals het Privacybeleid beschrijft. Deze DPA is niet van toepassing op die gegevens.

D1.3 Voor productfuncties die door de Exploitant zijn ontworpen en worden uitgevoerd (systeemlabels, AI-labeldetectie, scoring en briefings), geeft de Locatie de Exploitant instructie deze uit te voeren door ze in te schakelen of ingeschakeld te laten.

D1.4 Elke partij is verantwoordelijk voor haar eigen naleving van de gegevensbeschermingswetgeving.

D2. Onderwerp, duur, aard en doel

D2.1 Onderwerp: het aan de Locatie leveren van het Platform zoals uiteengezet in de Voorwaarden.

D2.2 Duur: voor de looptijd van de Voorwaarden, totdat persoonsgegevens worden verwijderd of geretourneerd op grond van clausule D10.

D2.3 Aard: hosting, opslag, opvragen, vertalen, labelen, melden, berichten, afhandelen van gesprekken, transcriberen, analyseren en verwijderen van persoonsgegevens.

D2.4 Doel: het aannemen en beheren van reserveringen, borgen en gastrelaties voor de Locatie, het versturen van reserveringsberichten en (waar toestemming is gegeven) marketingberichten, het beantwoorden van gesprekken en chats voor de Locatie, en het bieden van beheertools aan de Locatie.

D3. Categorieën gegevens en betrokkenen

D3.1 Betrokkenen: de Gasten en bellers van de Locatie, personen die in reserveringen worden genoemd, het personeel van de Locatie en personen die in de menu's en de inhoud van de Locatie worden genoemd.

D3.2 Categorieën gegevens: Bijlage I somt ze op per functie. Zij omvatten identiteits- en contactgegevens, reserverings- en bezoekgegevens, notities en vrije tekst, voorkeuren, toestemming voor marketing, betalingsreferenties (geen kaartnummers), telefoonnummers en gesprekstranscripten, en WhatsApp-berichten.

D3.3 Risico op bijzondere categorieën: dieetvoorkeuren, allergieën, toegankelijkheidsbehoeften en vrije-tekstverzoeken kunnen gezondheid of religieuze overtuiging prijsgeven. Gesprekstranscripten en WhatsApp-berichten kunnen alles bevatten wat de persoon zegt of schrijft. De Locatie is verantwoordelijk voor de rechtmatige grondslag voor het verzamelen van dergelijke gegevens. De Exploitant verwerkt ze uitsluitend om de functies te laten werken die de Locatie gebruikt.

D4. Instructies

D4.1 De Exploitant verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op de gedocumenteerde instructies van de Locatie. De Voorwaarden, deze DPA, de instellingen van de Locatie in het Platform en haar gebruik van functies vormen haar instructies.

D4.2 De Exploitant meldt de Locatie indien zij van mening is dat een instructie in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving.

D4.3 De Exploitant mag persoonsgegevens verwerken waar de wet dat vereist en zal de Locatie daarvan eerst op de hoogte stellen, tenzij de wet dit verbiedt.

D4.4 De Exploitant gebruikt persoonsgegevens van Gasten niet om AI-modellen te trainen. In de Commercial Terms of Service van de aanbieder van het taalmodel (van kracht per 17 juni 2025, sectie B) staat dat deze aanbieder "may not train models on Customer Content from Services"; de aanbieder bewaart invoer en uitvoer gedurende 30 dagen volgens de organisatie-instelling van de Exploitant (nulretentie is aangevraagd en geweigerd). De aanbieder van spraakherkenning verwerkt audio en transcripties in het geheugen, met zijn Model Improvement Program bij elk verzoek uitgeschakeld (opt-out), en bewaart metagegevens van verzoeken, op grond van de verwerkersovereenkomst die op 6 oktober 2026 is ondertekend. Volgens het Privacybeleid van de aanbieder van spraaksynthese (laatst herzien op 14 juni 2024, sectie 3) mag deze aanbieder content gebruiken om zijn modellen te trainen en te verbeteren, tenzij de klant zich afmeldt via het formulier voor gegevenscontroles; de Exploitant heeft op 9 oktober 2026 de instelling "Contribute to model training" voor zijn organisatie bij die aanbieder uitgeschakeld, de enige controle die de aanbieder biedt, en deze omvat de invoertekst en uitvoeraudio van tekst-naar-spraak en de invoeraudio en uitvoertekst van spraak-naar-tekst; dit werkt niet met terugwerkende kracht. Die aanbieder bewaart persoonsgegevens zolang het doel dat vereist en verwijdert ze binnen 180 dagen na beëindiging; nulretentie is niet ingeschakeld.

D5. Vertrouwelijkheid

D5.1 De Exploitant zorgt ervoor dat personen die zij machtigt om de gegevens te verwerken aan vertrouwelijkheid zijn gebonden.

D5.2 Toegang tot gegevens van de Locatie is beperkt tot personeel van de Exploitant dat deze nodig heeft. Toegang voor ondersteuning volgt clausule 17 van de Voorwaarden.

D6. Beveiliging

D6.1 De Exploitant past de technische en organisatorische maatregelen in Bijlage IV toe.

D7. Subverwerkers

D7.1 De Locatie verleent de Exploitant algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen, onder de voorwaarden van clausule III.1 van Bijlage III. De Exploitant geeft wijzigingen per e-mail door aan elke ingeschakelde Locatiebeheerder.

D7.2 De Exploitant heeft met elke subverwerker een schriftelijke overeenkomst die gegevensbeschermingsverplichtingen oplegt die niet minder beschermend zijn dan deze DPA, en blijft jegens de Locatie daarvoor verantwoordelijk.

D7.3 Aanbieders van kassasystemen die de Locatie koppelt, zijn de eigen leveranciers van de Locatie en geen subverwerkers van de Exploitant. De AI-client die een eigenaar van een Locatie via de MCP-connector koppelt, is evenmin een subverwerker.

D8. Internationale doorgiften

D8.1 De productieservers, de database en de wachtrijopslag bevinden zich in Parijs, Frankrijk. De bestandsopslag voor uploads en media en de back-ups van de database bevinden zich in Londen, Verenigd Koninkrijk. De verwerking vindt daarom plaats in de EU en het Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit), en bij enkele aanbieders in de Verenigde Staten (clausule D8.3).

D8.2 Doorgiften van de EU naar het Verenigd Koninkrijk berusten op het adequaatheidsbesluit voor het Verenigd Koninkrijk.

D8.3 Sommige subverwerkers verwerken gegevens in de Verenigde Staten op grond van het EU-VS-privacykader (Data Privacy Framework) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, zoals vermeld op de pagina met subverwerkers: [link naar de pagina met subverwerkers]. Elke subverwerker is gebonden aan zijn eigen verwerkingsvoorwaarden; die pagina noemt ze met hun datum en de wijze waarop zij de Exploitant binden (opgenomen in de voorwaarden van de aanbieder, elektronisch aanvaard of ondertekend).

D8.4 De Exploitant stelt de Locatie op de hoogte indien het doorgifteinstrument van een subverwerker wijzigt.

D8.5 De aanbieder van realtimeaudio beheert het project dat Locaties in de EU bedient in de Europese Unie (Frankfurt). De aanbieder van spraakherkenning wordt via zijn EU-eindpunt benaderd, maar zijn implementatie is niet dedicated, zodat verblijf in de EU geen contractuele verbintenis is. De aanbieder van spraaksynthese verwerkt in de Verenigde Staten en biedt geen regio-instelling, en de aanbieder van het taalmodel verwerkt in de Verenigde Staten. De pagina met subverwerkers toont de situatie per aanbieder.

D9. Bijstand bij verzoeken van betrokkenen

D9.1 De Exploitant geeft de Locatie tools om de gegevens van een Gast te vinden, te exporteren, te corrigeren en te verwijderen, en helpt de Locatie op redelijk verzoek bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen.

D9.2 Een Gast heeft op het Platform geen selfservicekanaal voor verzoeken. Verzoeken lopen via de Locatie. Neemt een Gast contact op met de Exploitant, dan verwijst de Exploitant hem naar de Locatie indien zij de Locatie kan identificeren.

D9.3 Momenteel verwijdert de wisroutine voor gasten, geactiveerd door de Locatiebeheerder of de Exploitant, het profiel van de gast en de koppelingen, labels, opt-ins voor marketing en notities bij reserveringen, maar verwijdert zij niet de personeelsnotities, vertaalde verzoeken, spraakgegevens, namen van tafelsessies, beoordelingsregels en sommige borgkoppelingen.

D9.4 De wisroutine voor gasten verwijdert ook personeelsnotities, vertaalde verzoeken, de spraakgegevens van de gast, namen van tafelsessies, beoordelingen, campagneverzendingen, kassakoppelingen en auditregels. Zij stelt de betrokkene op de hoogte indien een e-mailadres is verstrekt.

D9.5 Na wissing blijven de volgende gegevens bestaan: financiële gegevens, geminimaliseerd en 10 jaar bewaard; het e-mailadres in de onderdrukkingslijst voor afmeldingen, zodat de persoon niet opnieuw wordt gemaild; en kopieën in back-ups en bij aanbieders die niet afzonderlijk kunnen worden benaderd.

D9.6 Wissing bij één Locatie wist niet de gegevens van dezelfde persoon bij een andere Locatie, omdat elke Locatie een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke is.

D10. Inbreuk, teruggave en verwijdering

D10.1 De Exploitant stelt de Locatie zonder onredelijke vertraging op de hoogte nadat zij kennis heeft genomen van een inbreuk op persoonsgegevens die de gegevens van de Locatie raakt, en in elk geval binnen 48 uur, en verstrekt de informatie die de Locatie nodig heeft om aan haar eigen verplichtingen te voldoen.

D10.2 De Exploitant deelt de Locatie, voor zover bekend, de aard van de inbreuk, de categorieën en het aantal personen en records, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen mee.

D10.3 Aan het einde van de diensten kan de Locatie kiezen voor teruggave of verwijdering. De Exploitant e-mailt een export van de gegevens van de Locatie en verwijdert de gegevens vervolgens op grond van clausule D10.4.

D10.4 De wisroutine voor de Locatie verwijdert de gasten, reserveringen, spraakgesprekken en transcripten, WhatsApp-gesprekken, campagnegegevens, apparaattokens, auditregels, menu's en media van de Locatie, en verstuurt een rapport van wat is verwijderd (uitsluitend aantallen).

D10.5 Bij opheffing wegens inactiviteit wacht de Exploitant 30 dagen en voert vervolgens dezelfde wisroutine uit.

D10.6 Financiële gegevens worden 10 jaar bewaard, geminimaliseerd, omdat de wet dit vereist.

D10.7 Momenteel anonimiseert verwijdering via selfservice door een Locatie de personeelsregels en de accountregel en verwijdert zij enkele media, maar verwijdert zij geen gasten, reserveringen of spraakgegevens.

D10.8 Back-ups van de database verlopen 14 dagen nadat zij zijn gemaakt (Bijlage II, R19); de back-upbucket heeft geen versiebeheer. Op de uploadbucket is versiebeheer ingeschakeld en niet-actuele versies worden na 30 dagen verwijderd, zodat een verwijderde upload 30 dagen kan worden hersteld en daarna verdwenen is. Kopieën bij aanbieders worden verwijderd wanneer zij verlopen.

D11. Audits

D11.1 De Exploitant stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze DPA aan te tonen en staat audits toe, inclusief inspecties, door de Locatie of een auditor die de Locatie aanwijst, met 30 dagen opzegtermijn, tijdens kantooruren, ten hoogste eenmaal per jaar, tenzij een inbreuk of een autoriteit dit vereist.

D11.2 De Locatie draagt de kosten van een audit en de auditor moet aan vertrouwelijkheid zijn gebonden.

D11.3 De Exploitant kan aan een auditverzoek voldoen door een actueel rapport of een actuele certificering te verstrekken indien dit het toepassingsgebied dekt.

D12. Aansprakelijkheid

D12.1 Aansprakelijkheid onder deze DPA volgt onderdeel 28 van de Voorwaarden. Zoals clausule 28.7 bepaalt, verdeelt het maximum schade tussen de partijen. Het beperkt niet de rechten van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG of een administratieve boete die door een toezichthoudende autoriteit wordt opgelegd.

D13. Rangorde

D13.1 Indien de Voorwaarden en deze DPA met elkaar in strijd zijn ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, prevaleert deze DPA.

---

Bijlage I: Beschrijving van de verwerking per functie

Rollen: de Locatie is verwerkingsverantwoordelijke, de Exploitant is verwerker. Ontvangers worden per categorie getoond; de leveranciers staan op de pagina met subverwerkers. Statustags geven aan of de lijst van velden vandaag klopt of na een genoemde PR.

---

Bijlage II: Bewaartermijnenschema

De termijnen gelden voor persoonsgegevens die de Exploitant voor de Locatie verwerkt, tenzij anders vermeld. "Door de Locatie bepaald" betekent dat de Locatie beslist hoe lang gegevens worden bewaard en dat de Exploitant ze bewaart totdat de Locatie ze verwijdert of het account wordt gewist.

---

Bijlage III: Subverwerkers

III.1 De Locatie verleent de Exploitant algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen voor het leveren van het Platform. De actuele lijst van subverwerkers, met per subverwerker de dienst, gegevenscategorieën, verwerkingslocatie en doorgiftewaarborg, staat op [link naar de pagina met subverwerkers]. De Exploitant geeft 30 dagen vooraf kennis van elke toevoeging of vervanging per e-mail aan elke ingeschakelde Locatiebeheerder en door de pagina met subverwerkers bij te werken. De Locatie kan binnen die termijn bezwaar maken op redelijke gegevensbeschermingsgronden. Kunnen de partijen het bezwaar niet oplossen, dan bestaat het rechtsmiddel van de Locatie uit het beëindigen van de getroffen dienst, en uitsluitend die dienst, voordat de wijziging ingaat, zonder boete.

---

Bijlage IV: Beveiligingsmaatregelen

S.1 Verkeer tussen gebruikers en het Platform wordt tijdens verzending versleuteld met TLS.

S.2 Integratiegeheimen worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM: WhatsApp-toegangstokens, WhatsApp Flow-sleutels en pincodes, API-sleutels van kassasystemen en telefoonnummers van demonstratiegesprekken.

S.3 Toegang tot gegevens van de Locatie in het Platform wordt per rol geregeld. Rechten van de Locatie beperken wat elke gebruiker ziet.

S.4 De gegevens van elke Locatie worden in de applicatie gescheiden door tenantregels. Elke query is beperkt tot de Locatie en vestiging waarvoor de gebruiker of het token is gemachtigd.

S.5 Beveiligingsrelevante gebeurtenissen worden vastgelegd in auditlogs, waaronder ondersteuningssessies, het lezen van gastgegevens via de MCP-connector met gastscopes en wijzigingen tijdens imitatie.

S.6 Er gelden limieten (rate limits) voor inloggen, openbare reserveringsaanroepen, spraakgesprekken, demonstratiegesprekken en API-gebruik.

S.7 Inlogsessies gebruiken kortlevende toegangstokens en vernieuwingstokens. Sessies kunnen worden ingetrokken.

S.8 Botbescherming beschermt het inloggen, de registratie en de contactformulieren.

S.9 De objectopslagbuckets voor uploads en voor databaseback-ups zijn in rust versleuteld met SSE-S3, evenals het rootvolume van de productieserver, waarop de database en de wachtrijopslag staan (EBS-versleuteling met een door AWS beheerde sleutel).

S.10 Openbare inhoud (menufoto's en logo's) is van nature openbaar. Voor privé-uploads is anonieme toegang geweigerd via het bucketbeleid voor de prefixen floor-plans/, avatars/ en menu-scans/. Op de uploadbucket is versiebeheer ingeschakeld (clausule D10.8).

S.11 De Exploitant evalueert deze maatregelen regelmatig en kan ze wijzigen indien het beschermingsniveau niet wordt verlaagd.

---

Bijlage V: Kennisgeving voor de openbare kanalen van de Locatie

V.1 De Locatie toont de volgende zin, in de talen van haar gasten, op elk openbaar kanaal waar zij het nummer publiceert dat naar de spraakassistent doorschakelt (clausule 12.3).

V.2 De Locatie mag haar eigen bewoordingen aan de zin toevoegen, maar mag de mededelingen dat het gesprek kan worden beantwoord door een geautomatiseerde assistent en dat het wordt getranscribeerd, niet verwijderen.